3 примера Power Automate для использования (включая преимущества)

Power Automate, ранее Microsoft Flow, - это веб-служба Microsoft, которая автоматизирует рабочий процесс с помощью различных приложений и служб, а также помогает синхронизировать файлы и управлять системой автоматического оповещения. Использование этой программы может помочь вам улучшить общий рабочий процесс. Понимание нескольких примеров Power Automate может помочь вам автоматизировать различные задачи для достижения максимальной эффективности. В этой статье мы дадим определение Power Automate, обсудим, кто может использовать эту программу, подчеркнем ее преимущества и продемонстрируем несколько примеров Power Automate.

Что такое Power Automate?

Power Automate - это сервис, предоставляющий пользователям множество инструментов автоматизации для улучшения рабочего процесса. Она создает простой интерфейс, не требующий опыта кодирования, что означает, что многие пользователи могут сразу же приступить к автоматизации задач. Пользователи создают процесс автоматизации, или поток, для различных задач и могут автоматически запускать его на основе условий или вручную несколькими нажатиями клавиш. Power Automate может выполнять множество отдельных функций, в том числе:

• Создание пользовательских процессов автоматизации: Вы можете использовать эту услугу для создания автоматических задач, которые оптимизируют ваш рабочий процесс. Например, вы можете автоматизировать сбор и сопоставление данных, чтобы сосредоточиться на анализе этих данных вручную.

• Отправка автоматических оповещений: Вы также можете создавать автоматические оповещения для информирования вас о конкретных обстоятельствах. Например, вы можете создать сигнал тревоги, когда наполовину закончите выполнение задачи, чтобы знать, что вы продвигаетесь вперед.

• Извлечение данных: Power Automate позволяет извлекать данные из многих источников, когда это необходимо. Например, можно сделать автоматическое задание для занесения данных пользователей, включая имена пользователей, в электронные таблицы при подготовке отчетов.

• Перемещение сохраненных данных: Вы можете использовать Power Automate при синхронизации или переносе данных между носителями. Этот шаг может включать отправку облачной информации на физический носитель или наоборот и обмен данными между несколькими источниками хранения.

• Планирование завершения просроченных событий: Power Automate может предупреждать вас о наступлении сроков завершения событий и планировать время их завершения. Эта опция помогает специалистам не отвлекаться от работы и предупреждает их о новых должностных обязанностях.

Power Automate позволяет выполнять все эти задачи из веб-среды, то есть вы работаете с программой без загрузки обширных программных пакетов. Это также означает, что вы можете синхронизировать несколько рабочих компьютеров с учетной записью Power Automate, предоставляя доступ к этой услуге многим сотрудникам. Это преимущество поможет вам создать более обширную автоматизацию и поможет вашей команде синхронизировать любые общие задачи автоматизации.

Кто может использовать Power Automate?

Сотрудники из многих отраслей могут использовать Power Automate в своих повседневных задачах, в том числе:

ИТ-бизнес

Многие ИТ-компании могут использовать Power Automate при отслеживании должностных обязанностей. Например, IT-техник может ввести свои ежедневные задачи в Power Automate и настроить автоматическое оповещение о том, когда нужно приступить к каждому проекту. Power Automate также может помочь ИТ-компаниям создать автоматические методы сбора данных, например, для поиска неисправностей в системе, состоящей из нескольких этапов и процессов. IT-компании также могут синхронизировать эту систему с несколькими компьютерами, включая всех техников, которые работают на дому и оказывают диагностическую помощь различным клиентам.

Банковские фирмы

Банки, кредиторы и другие финансовые предприятия могут использовать Power Automate для решения многих важных задач. Например, они могут автоматически отслеживать расчетные счета своих клиентов и отправлять автоматические предупреждения об овердрафте. Кредиторы могут использовать Power Automate при отправке уведомлений о просроченной задолженности своим заемщикам. Финансовые компании также могут настроить автоматические задачи сбора данных для Power Automate, чтобы собирать соответствующие финансовые данные при создании презентаций.

Розничные и производственные компании

Производственные и розничные компании могут использовать Power Automate для обработки многих задач. Например, обе компании могут использовать эту систему для отслеживания запасов и настройки оповещений, которые предупреждают их, когда запасы достигают определенного порога. Они также могут создавать автоматические задачи по сбору данных для отзывов клиентов, обобщая эту информацию и выявляя любые полезные отзывы.

Страховые и медицинские компании

Power Automate может быть полезен для страховых и медицинских компаний благодаря синхронизации важных общих данных между этими группами. Например, больницы могут настроить автоматическую подачу претензий, что помогает страховым компаниям обрабатывать их более эффективно. Они также могут планировать оповещения для пациентов, включая уведомления о пополнении запасов лекарств. Страховые компании могут создавать автоматизированные задачи по сбору данных, которые собирают информацию о претензиях, сортируют основную информацию и решают, в какой отдел направить претензию. Эти шаги помогают сделать обработку претензий более гладкой и минимизировать осложнения, такие как случайное отклонение претензии.

Преимущества использования Power Automate

Использование Power Automate дает вам множество преимуществ, включая:

Повышает эффективность работы

Автоматизация задач помогает повысить эффективность работы и улучшить общие расходы компании. Например, вы можете автоматизировать трудоемкие задачи, такие как отправка клиентам уведомлений о наличии товара, на отправку которых вручную у сотрудников может уйти час или больше. Это может помочь им более эффективно сосредоточиться на творческой работе, например, на мозговом штурме бюджетных решений или определении новых маркетинговых стратегий. Вы можете настроить автоматическую рассылку оповещений сотням клиентов без задержки, сообщая им о новых продуктах, продажах и деловых событиях. Повышение эффективности работы помогает компании тратить меньше ресурсов, которые в противном случае она могла бы использовать на эти задачи.

Предоставляет оповещения

Оповещения Power Automate позволяют узнать, когда в бизнесе происходят важные события или обстоятельства. Они могут помочь вам лучше планировать проекты. Например, вы можете автоматизировать оповещения, которые предупредят вас о нехватке важных производственных материалов. Затем вы можете заказать больше материалов или автоматизировать задачу, чтобы она выполняла заказ за вас. Задачи автоматического заказа позволяют вам утверждать или корректировать любые заказы, которые вы можете сделать, например, отложить заказ на несколько дней или увеличить заказы на материалы, прежде чем совершить покупку.

Минимизировать время сбора данных

Сбор данных обеспечивает компании исходной информацией, которая помогает им планировать важные факторы бизнеса, такие как бюджеты на материалы и повышение заработной платы. Использование Power Automate минимизирует время сбора данных, создавая автоматические процессы, которые собирают их за вас. Например, вы можете использовать Power Automate для сбора ежеквартальной информации о продажах, вместо того чтобы тратить часы на это самостоятельно. Это увеличение времени сбора данных сокращает излишние затраты рабочего времени и может помочь вашей команде сэкономить время и деньги на различных проектах. Он также помогает собрать эту информацию на общих носителях, чтобы все сотрудники могли получить к ней доступ и использовать ее.

3 примера Power Automate для предприятий

Используйте эти мощные примеры Automate при изучении этого уникального инструмента:

Отправка автоматических электронных писем

В этом примере Эдвард использует Power Automate для создания автоматических маркетинговых электронных писем:

Эдвард открывает Power Automate и выбирает "Коннектор SharePoint" из меню задач. В этом меню он выбирает "Триггеры SharePoint" и выбирает свой почтовый клиент. Затем он может написать письмо, которое хочет отправить автоматически, нажав на кнопку "Отправка содержимого по электронной почте" и сохраняет его в SharePoint. Открывая новую задачу, она выбирает "Автоматически запускать поток." Затем он выбирает сохраненный контент из нового меню и завершает выполнение задач, назначая время доставки электронной почты. Он выбирает "Ежедневно" и указывает время доставки для важных ежедневных маркетинговых электронных писем.

Развертывание уникальных списков

В этом примере Сара использует Power Automate для создания и совместного использования списков:

Сара создает несколько сайтов для своего проекта веб-дизайна и нуждается в совместном использовании списков и библиотек для копирования структуры сайта и оптимизации дизайна. Она начинает с создания новой задачи, выбирая инициализацию переменной. В новом меню она вводит имя сайта, тип и значение. Значение включает URL базового сайта. Затем она выбирает "Отправка HTTP-запроса в SharePoint" действие, выбирает "Получить" на "Метод" меню и повторяет это действие со всеми новыми сайтами. Это действие собирает библиотечную информацию первого сайта и воспроизводит ее для новых сайтов Сары.

Перенос информации презентации

В этом примере Терри использует Power Automate для переноса информации из слайд-шоу презентации в список:

Terry создает новый процесс автоматизации, устанавливает его на "Вручную запустить поток." Затем она выбирает "Перечислить строки, присутствующие в таблице (Excel Online Business)." В этом меню она выбирает файл, из которого будет черпать информацию, выбирает местоположение библиотеки документов и место для совместного использования данных. Затем Терри загружает нужный файл слайд-шоу в пункт назначения OneDrive в разделе местоположение и выбирает "Применить к каждому (условию)" перед выполнением "Создание элемента (SharePoint)" действие. Этот шаг заполняет соответствующую информацию из выбранного файла в новый список SharePoint.