Как использовать функцию Поделиться документом в Microsoft Word

Если вы работаете в области, требующей проведения исследований и совместной работы, вы можете часто использовать Microsoft Word. В программе имеется множество опций для обмена документами с коллегами и сослуживцами, а также для совместного редактирования в режиме реального времени. Читая о методах совместного использования документов в Microsoft Word, вы можете узнать о более эффективных способах совместного использования файлов и оптимизировать процесс предоставления и получения обратной связи.

В этой статье мы определим, что такое функция общего доступа к документу Microsoft Word, подробно расскажем о том, как использовать различные опции общего доступа к документу Word, ответим на некоторые часто задаваемые вопросы об этой функции и дадим список советов, которые помогут вам сориентироваться в процессе обмена файлами.

Что такое функция совместного доступа к документу?

Функция общего доступа к документу - это функция, которая позволяет вам делиться своей работой с другими специалистами через приложение Microsoft Word. Вы можете использовать функцию общего доступа к документу для совместной работы с несколькими людьми над одним и тем же документом, отправить ссылку, чтобы другие могли просмотреть его позже, или отправить электронное сообщение, чтобы уведомить других о том, что у них есть разрешение на просмотр документа. Вы также можете контролировать разрешения, связанные с функцией, например, кто может просматривать ваш документ, вносить правки или делиться им с другими людьми.

Как поделиться документом Word

Здесь представлены три варианта совместного использования документов Word с другими специалистами, а также шаги, которые помогут вам выполнить каждый из них:

1. Поделиться документом с помощью OneDrive

Один из самых эффективных способов поделиться документом с несколькими людьми - использовать функцию совместного доступа OneDrive. Чтобы выполнить этот метод, вы можете выполнить перечисленные ниже действия:

1. Сохранить и загрузить файл в OneDrive, или появится окно с предложением выполнить загрузку.

2. Нажмите на кнопку Файл вкладку, а затем Поделиться кнопка.

3. Введите электронные адреса людей, с которыми вы хотите поделиться документом, или выберите их адреса электронной почты из выпадающего списка сохраненных контактов.

4. Нажмите на кнопку Редактировать возможность дать разрешение на редактирование людям, которые перейдут по ссылке.

5. Если вы хотите попросить о конкретной обратной связи или добавить некоторый контекст, почему вы делитесь документом, вы можете добавить сообщение.

6. Нажмите кнопку отправить кнопку.

2. Предоставить документ в виде ссылки

Если вы хотите предоставить своим коллегам некоторую свободу действий в отношении того, когда они решат прочитать ваш документ, вы можете отправить его в виде ссылки. Это также позволит людям редактировать ваш документ в браузере, даже если у них нет учетной записи Microsoft. Чтобы использовать этот вариант, вы можете выполнить следующие шаги:

1. Убедитесь, что вы сохранили документ.

2. Нажмите на кнопку Файл вкладка, а затем кнопку Поделиться кнопка.

3. Нажмите на Получить ссылку функция.

4. Нажмите на кнопку Редактировать опция, позволяющая дать разрешение на редактирование людям, которые перейдут по ссылке.

5. Нажать на кнопку Создать ссылку кнопка.

6. Скопируйте ссылку и поделитесь ею со своими коллегами через рабочую или служебную электронную почту.

3. Отправьте документ с помощью Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook в качестве основного метода электронной почты, вы можете использовать его для отправки документов в виде вложений. Это один из самых эффективных способов обмена документами за пределами OneDrive, поскольку вы экономите время, которое иначе потратили бы на копирование ссылок и отправку их через личный адрес электронной почты. Чтобы поделиться документами с помощью этого метода, можно выполнить следующие действия:

1. Проверьте, сохранили ли вы свой документ.

2. Нажмите на кнопку Файл вкладка, затем Поделиться кнопка.

3. Выберите вкладку электронная почта, расположенную под Обмен раздел.

4. Нажмите кнопку Отправить как вложение кнопку, которая автоматически прикрепляет документ к электронному письму.

5. Составьте сообщение, выберите, кому вы хотите его отправить, и нажмите кнопку Отправить.

Часто задаваемые вопросы о совместном использовании документов Word

Вот несколько вопросов, которые часто задают люди по поводу совместного использования документов через Microsoft Word:

Зачем учиться обмениваться документами Word?

Изучение различных методов совместного использования документов в Word важно, потому что вы можете легче сотрудничать с другими специалистами. Если вам нужны отзывы о первом варианте вашего эссе, вы можете поделиться им со своими коллегами с помощью OneDrive и посмотреть, как они вносят правки в режиме реального времени. Вы также можете за несколько шагов превратить свой документ в ссылку, отправить его людям в групповом чате и дать им возможность посмотреть его, когда они будут готовы. Поскольку функция имеет несколько вариантов совместного использования документов, вы можете использовать наиболее подходящий для вас вариант в зависимости от контекста.

Научиться обмениваться документами Word важно еще и потому, что большинство профессионалов используют его для работы, требующей проведения исследований, сбора данных и составления отчетов. Многие менеджеры по найму в большинстве карьерных направлений хотят, чтобы вы понимали, как использовать эти инструменты в качестве базового навыка компьютерной грамотности.

Как совместно редактировать документы в режиме реального времени?

Когда вы делитесь документом через OneDrive, дайте другим разрешение на редактирование и нажмите на кнопку Автоматически делиться изменениями опция. Вы можете нажать на Спроси меня чтобы контролировать, когда вы видите правки, или вы можете щелкнуть на опции Всегда опция для отображения всех правок в режиме реального времени. Когда ваши коллеги откроют документ Word, вы сможете увидеть, кто и какие правки вносит, поскольку они отмечены цветным флажком и их именем. Когда вы нажимаете на определенную часть документа при совместном редактировании, Word блокирует доступ других пользователей к этому разделу, пока вы не закончите, что предотвращает слишком большое дублирование.

Как я могу контролировать, кто редактирует мои общие документы??

Контроль разрешений на редактирование - один из способов обеспечить получение только той обратной связи, которая соответствует вашим потребностям. Чтобы изменить разрешения на редактирование на идеальные для вас параметры, вы можете выполнить следующие действия:

1. Выберите документ, которым вы хотите поделиться.

2. Нажмите на кнопку Отзыв перейдите на вкладку Защита раздел и выберите Ограничить редактирование.

3. Перейти к Ограничение форматирования и редактирования раздел и включение Ограничения редактирования.

4. Нажмите на кнопку Разрешить только этот тип редактирования выпадающее меню.

5. Выберите все необходимые ограничения, которые могут включать опции, позволяющие людям только читать документ без внесения правок.

6. Нажмите на кнопку Ограничения форматирования поле, если вы хотите получить больше контроля над стилем и форматом вашей работы.

7. Нажмите на кнопку Настройки опция под Ограничения форматирования и выберите ограничения, которые вы хотите включить.

8. Перейдите на вкладку Исключения поле под Ограничения на редактирование и введите электронные адреса всех коллег, которым вы хотите предоставить полный доступ к редактированию.

Советы по совместному использованию документа Word

Вот несколько советов, которые вы можете принять во внимание при навигации по процессу обмена файлами и совместной работы:

• Контролируйте, кто делится вашими документами. Чтобы сделать свои файлы более безопасными, вы можете ограничить круг лиц, открывающих, копирующих или совместно использующих их. Рассмотрите возможность изучения этикеток файлов, если вы хотите контролировать определенные аспекты вашей частной жизни и сделать некоторые документы конфиденциальными.

• Записывайте правки с помощью функции отслеживания изменений. Если вам нужна визуализация всех изменений, внесенных в документы, вы можете включить функцию отслеживания изменений. Эта функция показывает, кто внес изменения в вашу работу, и позволяет им делать комментарии, чтобы у вас было больше контекста для их правок.

• Передать права собственности на файл. В зависимости от проекта, вы можете захотеть разделить право собственности на файл или передать его кому-то другому полностью. Если у вас есть правильные учетные данные администратора компьютера, с которого вы предоставляете общий доступ, вы можете быстро предоставить кому-то другому контроль над редактированием и разрешениями общего доступа.