Независимо от того, насколько новые сотрудники опытны в работе с технологиями, попросите одного из членов вашей ИТ-команды провести их через настройку и убедиться, что они смогут работать продуктивно как можно скорее.
Формальный процесс подготовки ИТ-специалистов поможет новым сотрудникам:
Ознакомиться с аппаратным и программным обеспечением, которое они будут использовать
Настройка корпоративных счетов
Изучите и соблюдайте рекомендации по безопасности
Чувствовать уверенность в том, что у них есть инструменты для выполнения работы
Используйте этот контрольный список для организации эффективных занятий по введению в должность ИТ-специалистов для новых сотрудников:
Перед первым днем работы вашего нового сотрудника
Согласование с менеджером по найму и отделом кадров для сбора информации, которая поможет вам подготовить ИТ-настройку. Убедитесь, что у вас есть новые сотрудники:
Имена
Контактная информация
Названия должностей
Департаменты
Даты начала работы
Программное обеспечение, которое понадобится им для работы
Закажите оборудование, которое понадобится новым сотрудникам, в том числе:
Ноутбук или настольный компьютер
Мониторинг
Мышь
Клавиатура
Кабели
USB-накопители
Телефон
Определите, какое программное обеспечение, инструменты и права доступа необходимы новым сотрудникам. Это может включать в себя:
Электронная почта компании
Внутренние сообщения
Инструменты для повышения производительности (e.g. Trello, ToDoist, Asana)
Аналитика (Tableau, Google Analytics)
Электронные таблицы
Получите одобрение высшего руководства на создание новых учетных записей.
Пригласите новых сотрудников присоединиться к корпоративным учетным записям и отправьте им инструкции по настройке.
Если применимо, свяжитесь с новыми сотрудниками или их менеджерами по найму, чтобы узнать, какое техническое оборудование они предпочитают.
В первый день работы вашего нового сотрудника
Подготовка рабочего стола новых сотрудников с необходимым оборудованием, например:
Компьютер
Телефон
Принтер
Планируйте встречи 1:1, чтобы правильно помочь новым сотрудникам:
создать учетные записи компании, если они еще этого не сделали:
Электронная почта
Приложение для обмена сообщениями компании
Средства защиты паролей (e.g. LastPass, OneLogin, Okta)
Предоставьте цифровые или физические копии руководств по эксплуатации оборудования и программного обеспечения, чтобы новые сотрудники могли обратиться к ним в случае необходимости.
Объясните, как пользоваться корпоративным офисным оборудованием, например:
Проекторы
Инструменты для видеоконференций
Принтеры
Факсимильные аппараты
Убедитесь, что все новые сотрудники понимают и подписывают соглашения о конфиденциальности данных.
Опишите политику в отношении посетителей.
Обучить новых сотрудников тому, как защитить свои рабочие места. Например, убедитесь, что они знают:
Как хранить физические и цифровые файлы
Как делиться конфиденциальными данными
Как заблокировать их компьютер и стол
Объясните, как новые сотрудники должны связаться с вами, если у них возникнут технические проблемы. Укажите ваше:
Местонахождение
Электронная почта и телефон
Имя пользователя, если вы общаетесь через приложение для обмена сообщениями
Официальная процедура запроса технической помощи
В течение первой недели или месяца работы нового сотрудника
Проверяйте новых сотрудников, чтобы убедиться, что они правильно установили все программное обеспечение.
При необходимости запланируйте тренинги по следующим темам
Политика безопасности
Лучшая практика при использовании офисного оборудования
Советы по продуктивности для часто используемых инструментов
Ответить на конкретные вопросы, которые могут возникнуть у новых сотрудников после некоторого времени использования инструментов.
Записывайте новых сотрудников на плановые тренинги по безопасности.
