Kanban-доска — эффективный инструмент организации рабочего процесса. Рассказываем, чем она будет полезна лично вам и как её применять.
Держать в голове большое количество дел разной степени важности и срочности — как профессиональных, так и домашних — нелегко. Зачастую справляться с ними приходится в авральном режиме, что вредит качеству выполнения и может привести к выгоранию. Незавершённые дела накапливаются, вызывая дополнительный стресс.
Чтобы эффективно и в срок с ними справляться, нужна четкая система их организации. К таковым относится канбан-метод. Мы расскажем о его принципах и наглядно покажем, как применять его с большой пользой в личных целях.
Что такое канбан
Канбан-система компании Toyota в 1950–1960-е годы. Фото: ixd.prattsi.org
Термин «kanban» в переводе с японского означает «вывеска, знак на доске». В прошлом веке Toyota применяла метод канбан, используя информационные карточки для контроля производственных процессов. В 2000-х годах Дэвид Андерсон адаптировал этот подход для управления IT-проектами. Канбан-метод включает принципы Agile, подразумевающие гибкость в управлении разработкой и возможность быстро адаптироваться к изменениям. В этой методологии команды самостоятельно организуют свою работу, выбирая задачи и темп выполнения на основе текущего статуса проекта и обратной связи от заказчиков. Основным инструментом канбан-метода является канбан-доска, которая позволяет визуализировать и отслеживать прогресс работы.
Что такое канбан-доска
Это пространство, на котором отображается ход выполнения работ. Доска может быть как физической, так и виртуальной, но в любом случае используются одни и те же элементы:
-
Этапы рабочего процесса представлены колонками, или столбцами. Их может быть разное количество — в зависимости от специфики деятельности. Обычно базовыми колонками являются «Надо сделать», «В работе» и «Готово».
-
Задачи представлены карточками. Их передвижение по колонкам наглядно отражает состояние, в котором находится проект. Например, если в столбцах «Надо сделать» и «В работе» долгое время находится много карточек, а в «Сделано» их по-прежнему мало, значит, работа плохо организована.
-
Для этапа «В работе» устанавливают WIP-лимит (Work In Progress) — ограничение количества одновременно выполняемых задач. WIP-лимит позволяет избегать перегрузок. Например, 5 задач на этапе «В работе» выполняются за месяц, причём на грани дедлайна. А 3 — за полторы недели и без особых усилий. Так что WIP-лимит в 3 задачи значительно повысит продуктивность.
-
Второстепенный элемент — визуальные индикаторы на карточках. На физических досках это могут быть магниты и стикеры, на виртуальных — специальные метки. Они обозначают особенные характеристики задач. Например, восклицательный знак на карточке — нужно срочно решать, красный крестик — переделать, знак вопроса — уточнить детали у заказчика.
Чем полезен персональный канбан
Канбан-метод может показаться избыточным для личных нужд, ведь и задач у вас, наверное, меньше, чем у целой компании, и не нужно координировать свою работу с командой. Кому-то, действительно, хватит и обычного ежедневника.
Но как часто вы прокручиваете в голове актуальные дела, боясь о каком-то забыть? А может, вовремя справляясь с профессиональными задачами, нередко упускаете из виду важные домашние? Можно разгрузить себе мозг, выложив весь объём подлежащих выполнению работ в список дел — это тоже полезный инструмент.
Однако у канбан-досок есть важное преимущество — она показывает задачи в динамике, на разных этапах выполнения, и это даёт возможность собирать ценную статистику.
Например, сколько времени в среднем я трачу на каждый тип задач на каждом этапе? Сколько всего работы выполняю за определённый промежуток времени? Если в этом месяце сделал меньше, чем в прошлом, — надо смотреть, какие задачи на каких этапах замедлили рабочий процесс. Может, стоит изменять WIP-лимит в зависимости от типа задач на этапе «В работе»? Или вообще от каких-то задач отказаться?
Благодаря такой интерактивности канбан-доска позволяет правильней планировать рабочий процесс, избегать перегрузок, вносить необходимые изменения в стратегию личной эффективности.
Как планировать свои дела с помощью канбан-доски
Как использовать канбан-доску, мы покажем на примере таск-менеджера ЛидерТаск. И первое, что нам нужно будет сделать — создать доску.
Далее добавим основные колонки — Сделать, В работе и Готово:
Теперь внесём в канбан-доску все актуальные задачи. В том числе и домашние дела — иначе рискуем о них забыть, хотя они тоже важны.
Например, мы должны купить тёще самовар, написать статью о персональном канбане, взять интервью у Генриха Робертовича, запустить телеграм-канал жениху сестры, написать статью о дауншифтинге, запустить стартап в нефтяной отрасли, написать статью о тимбилдинге, починить унитаз и покормить уточек в пруду.
Как видим, эти задачи можно отнести к разным категориям. Полезно каждую обозначить своим цветом. Статьями мы зарабатываем себе на жизнь. Пусть относящиеся к ним задачи будут зелёными — это цвет денег.
Дополнительные подработки выделим синим. Домашние дела обозначим жёлтым. А не менее важные по качественному досугу — для поддержания work-life баланса — фиолетовым.
Сразу определимся с индикаторами. Восклицательный знак определяет приоритет. Один знак — задача может повременить. Два — надо приступать. Три восклицательных знака — срочно сделать! Прогнозируемую сложность задачи для простоты укажем словами — Легко, Средне, Непросто, Сложно. Пока этих индикаторов нам хватит.
Как получить обратную связь от канбан-доски
Наш герой взялся одновременно за три однотипные задачи по написанию статей (хотя у них разный приоритет), считая, что он в этом деле профи и справится быстро. Но переоценил свои силы. Задача про канбан буксует, тема оказалась не такой простой. Задача по нефтянке попросту неподъёмна, от неё вообще лучше отказаться вопреки желанию разбогатеть. А в первой колонке два срочных дела, одно из которых — починку унитаза — можно выполнить за пару часов.
От нереальной задачи по нефтянке отказались, очень лёгкую по унитазу выполнили сразу, несрочную статью про дауншифтинг отправили обратно в первую колонку. Это высвободило силы для успешного написания срочной статьи про персональный канбан, а также место для другой срочной статьи — о тимбилдинге.
Обратная связь от канбан-доски получена, вносим изменения в рабочий процесс. Теперь доска выглядит так:
Как мы убедились, количество задач, находящихся в работе, должно быть всегда разумно ограничено. Напомним, WIP-лимит — важный элемент канбан-доски. Однако и здесь нужно проявлять гибкость. Допустим, ваша норма — три карточки для колонки «В работе». Но если столкнулись со сложными задачами — как в этом примере — оставьте там всего одну или две. Помните, что ценность канбан-доски в её интерактивности — ваш рабочий процесс должен соответствовать задачам, а не наоборот.
Этот принцип относится и к структуре доски. Например, для задач по написанию статей трёх колонок мало. Создадим для них дополнительные:
Также в карточки готовых задач полезно вносить данные о времени, затраченном на выполнение, и другую информацию. Например, что задача оказалась сложнее, чем думалось. Переносите карточки с такой статистикой в архив и анализируйте их по мере необходимости.
Если всё это кажется излишней тратой времени — начните с малого. Просто выгружайте задачи из головы в канбан-доску, в ходе их выполнения передвигайте карточки по колонкам. Скоро заметите, что стали получать удовольствие от самого рабочего процесса, а не только от того, что делаете больше обычного и укладываетесь в срок.
Поделиться
