В современных условиях подбор персонала – одна из самых важных бизнес-задач. Грамотный подбор нередко определяет успешность всей компании. И, наоборот, нехватка профессионалов, слишком долгое закрытие позиций и непредсказуемость кадровых процессов могут привести к серьёзным финансовым потерям. Меня зовут Олеся Леонова, я руководитель отдела подбора и адаптации персонала в регионах РФ, ГК Softline. В этой статье расскажу, зачем крупные компании переходят на системы автоматизации подбора, какие есть плюсы, минусы и подводные камни.
Объёмы задач по подбору персонала
Наверное, ни для кого не секрет — именно люди делают бизнес. С каждым годом количество вакансий только увеличивается, причём это касается и массового подбора, и поиска квалифицированных специалистов — сейчас по запросу «IT» на портале HH.ru выдаётся более 20 000 вакансий, а всего, по оценкам Минцифры, на рынке не хватает как минимум 800 000 айтишников.
Для бизнеса важно, чтобы вакансия была закрыта в конкретные установленные сроки, чтобы процесс найма был предсказуем и поддавался контролю.
Если компания небольшая или слабо масштабируется, без автоматизированных систем легко обойтись. Новые сотрудники нужны нечасто, срочность обычно невысокая.
Для крупной ИТ-компании ситуация выглядит совершенно иначе — от того, как быстро выйдет новый сотрудник, зависят финансовые показатели, а количество вакансий стабильно высокое.
С какими сложностями в процессе рекрутинга сталкивается бизнес
Если разделить весь процесс подбора сотрудника на этапы, получится примерно следующее:
- руководитель подразделения формирует запрос на поиск персонала;
- HR-специалист вместе с руководителем обсуждают профиль кандидата;
- рекрутёр публикует вакансии на работных сайтах;
- рекрутёр отбирает резюме, подходящие под искомый профиль, и проводит оценку кандидатов (чаще всего — в интервью);
- руководитель и HR-специалист определяют, кого пригласить на дальнейшие этапы;
- руководитель проводит собеседование;
- принимается решение о выборе кандидата;
- кандидат получает приглашение.
Первая проблема — это, собственно, поиск и отбор резюме. На некоторые вакансии их может быть десятки, а на другие, наоборот, единицы. Нужно выбрать наиболее подходящих кандидатов и со всеми поговорить. А если после первых этапов собеседования окажется, что никто не подошёл, придётся снова вернуться к поиску и не запутаться в большом объёме данных.
Вторая проблема — это коммуникация между бизнес-заказчиками (руководителями подразделений) и HR. Иногда кажется, что вакансия стоит открытой очень долго, а при ближайшем рассмотрении оказывается, что руководитель потерял письмо с резюме или не смог выбрать время для собеседования.
Третья проблема — отчётность. Без понимания того, сколько резюме обработано, сколько собеседований назначено, с каким итогом и т.д., невозможно оценить эффективность команды подбора и понять, как именно идёт процесс рекрутинга.
И, наконец, четвёртая проблема — это хранение информации. Кандидат, который не подошёл на вакансию А, может оказаться идеальным для вакансии Б, но если нет единой базы данных, найти его повторно может быть нереально. При этом, чтобы хранить информацию, нужно обеспечить безопасность персональных данных для соблюдения требований закона №152-ФЗ.
Без автоматизированной системы подбора компания несёт риски и потери. Ручной отбор кандидатов требует значительного времени и ресурсов, что снижает эффективность подбора. Отсутствие автоматизированных систем для управления базой данных кандидатов затрудняет организацию процесса и анализ информации. Значительно труднее отслеживать статус вакансий и кандидатов. А из-за того, что процесс растянут во времени и не слишком удобен, кандидат может не дождаться офера и уйти к конкурентам.
Как работает автоматизация подбора
ATS (Applicant Tracking System) — это автоматические системы подбора персонала. На рынке сейчас очень много разных решений, а некоторые компании и вовсе предпочитают не кастомизировать готовый продукт, а разрабатывать собственный.
В зависимости от задач, компании выбирают разные продукты с разными функциями. Чаще всего автоматизируется рассылка приглашений, назначение встреч, составление отчётов, отправка положительных или отрицательных решений после собеседования, поиск резюме по базе.
В целом, ATS позволяет повысить эффективность подбора на любом этапе и подходит для бизнесов всех масштабов. Но, на мой взгляд, для крупного бизнеса — это просто необходимость.
Эти системы позволяют:
- сократить сроки подбора;
- повысить управляемость и прозрачность процесса рекрутинга;
- снизить трудозатраты на закрытие вакансии;
- создать единую базу кандидатов для нескольких команд подбора персонала;
- получать обратную связь от бизнеса по процессу.
Внедрение ATS упрощает жизнь не только команде подбора, но и остальным участникам процесса — нанимающим руководителям и кандидатам. Даже при том, что они обычно не видят изнанки работы автоматической системы, они замечают разницу: бесперебойная коммуникация, чёткие назначения встреч, развёрнутая аналитика по процессу.
Возрастает качество найма, работа с большими объёмами данных помогает находить более подходящих специалистов, при этом стоимость подбора снижается.
Внедрение автоматизированного подбора в ИТ-компании
Есть несколько важных особенностей, которые присущи крупным ИТ-компаниям.
В первую очередь, это распределённые команды — сотрудники работают из разных уголков страны, команды очень часто взаимодействуют в виртуальном пространстве, а лично встречаются на корпоративных мероприятиях. Для подбора это, с одной стороны, очень выгодно — не обязательно ограничиваться пределами одного региона, ценный специалист может подключиться к московской команде из Нижнего Новгорода. С другой стороны, нужно мониторить более широкий круг специалистов.
Второй важный момент — это кадровый голод. Рынок труда в ИТ высококонкурентный, и в настоящее время идет борьба за квалифицированные кадры, поэтому важно не просто найти подходящего кандидата, но и оперативно предложить ему оффер. Поэтому команда подбора регулярно прорабатывает внешний кадровый резерв, чтобы пригласить кандидата на работу ещё до того, как он выйдет на рынок труда.
Кроме того, ситуация постоянно меняется, у бизнеса появляются новые запросы, на которые подбор должен чутко реагировать. К примеру, за последние два года увеличился спрос на проекты по импортозамещению, и нужно было быстро переобучать и пересобирать целые команды инженеров. В прошлом году резко повысилась потребность в специалистах по Linux-решениям, которые стали крайне востребованы. То есть необходимо всё время быть готовыми к гибким изменениям.
Также стоит отметить, что крупные ИТ-компании подбирают специалистов самых разных уровней: это и техподдержка, и продажи, и разработка, и бизнес-аналитика, и менеджмент разного уровня. Следовательно, подбор должен быть готовым решать самые разные бизнес-задачи.
Из этой специфики и вырастают требования к платформе автоматизации.
Выбор платформы
Требования к платформе достаточно очевидны: она должна объединять рекрутеров и руководителей. Нужны гибкие настройки — допустим, один руководитель хочет отсматривать чуть ли не каждое резюме, а другой готов выделять время только на нескольких самых релевантных кандидатов.
Также должна быть возможность устанавливать и отслеживать процесс закрытия вакансии поэтапно. Тогда, в случае нарушения сроков, будет легко понять, где произошла заминка — например, вакансия не соответствует возможностям рынка, или, наоборот, она слишком широкая и привлекает чересчур много кандидатов, из которых сложно выбирать.
Удобно, если руководитель самостоятельно может завести заявку на подбор уже внутри самой системы — это экономит время и снижает риски потери информации, что может случиться, если заявки отправляются по почте в файлах.
Мы рассматривали разные варианты. В широком смысле, есть три варианта: «коробочные» решения — готовый продукт, который покупается целиком единовременно; облачные решения — обычно более гибкие, с оплатой по подписке, и собственные сервисы. В итоге остановились на платформе ХантФлоу, это облачное кастомизированное решение, которое в итоге объединила все процессы подбора. Поскольку система подачи заявок у нас уже была реализована, мы интегрировали её в новое приложение.
Внедрение системы
Немного цифр для понимания масштабов задач:
600 руководителей и 20 менеджеров по персоналу задействовано у нас в процессе подбора
300 кандидатов в день проходят через какой-либо этап взаимодействия с компанией
Следовательно, внедрять новый инструмент нужно было таким образом, чтобы не допустить сбоев и простоев. Мы сформировали команду из руководителя проекта, аналитиков, разработчиков, инженеров и менеджеров по персоналу. В общем в проекте было задействовано на разных этапах 14 человек. В некоторых задачах принимала участие вся команда подбора.
Основные шаги, по нашему опыту, следующие:
- оценка текущих бизнес-процессов;
- составление требований к платформе;
- подготовка сценария по переносу данных и процессов в новую систему;
- настройка систем компании и интеграция с системой автоматизации;
- тестовый перенос данных;
- рабочий перенос данных и запуск системы;
- обучение команды подбора персонала;
- подключение и обучение нанимающих руководителей.
Проект занял девять месяцев: от согласования проекта до начала работы в новой системе. Внедрение прошло без простоя работы команды подбора, что было критически важно для нашей компании.
Как выглядит автоматизированный подбор
Универсальных решений нет — компании настраивают систему подбора под себя, ориентируясь на задачи бизнеса. В крупной ИТ-компании, на мой взгляд, удачным оказывается следующая схема:
- руководитель создаёт заявку на открытие вакансии — либо в самой системе подбора, либо на интегрированном с ней корпоративном портале;
- команда подбора с помощью синхронизации работных сайтов и автоматизированной системы публикует вакансию, отбирает отклики и резюме;
- руководитель отсматривает отобранные резюме в системе и оставляет комментарии, если желает;
- после первичного интервью рекрутёры заполняют форму обратной связи с дальнейшими рекомендациями по рассмотрению кандидата
- кандидату прямо из системы назначается интервью, время автоматически подбирается из календарей всех участников благодаря механизму синхронизации;
- результаты технического собеседования фиксируются в форме структурированной обратной связи;
- наконец, выбирается финальный кандидат;
- после того, как он вышел на работу, заявка переходит в архив, но не удаляется — к ней можно вернуться в любой момент.
Кроме того современные системы позволяют автоматизировать рутинные задачи рекрутёра: отправку писем кандидатам, переписку в мессенджерах, сбор согласий и документов. При этом управляет всем процессом по-прежнему рекрутёр, поэтому коммуникация остается индивидуальной для каждого кандидата.
Автоматизация подбора дала, в первую очередь, упрощение всего процесса и повышение его эффективности. Благодаря автоматизации удалось сформировать внешний кадровый резерв, с его помощью, в сравнении с 2022 годом, скорость закрытия вакансий увеличилась в два раза. В среднем, на 30% уменьшилось время работы менеджеров по подбору с кандидатами на ранних этапах, а качество не пострадало. Сроки подбора по каждой вакансии сократились на одну неделю только за счёт того, что коммуникация стала понятнее и проходит в единой системе.
Поделиться
