Автоматизация кадровой компании, наш опыт

Если Вы сталкивался с муками автоматизации работы с персоналом, эта статья для Вас

Когда я пришёл в штате компании работало 15 человек, и все согласования происходили путем подхода в опенспейсе к нужному столу. За эти годы мы выросли в восемнадцать раз и вопросы, которые раньше решались в течение дня со временем стали превращаться в ужасную всепоглощающую недельную рутину.

Пару слов про специфику. Так или иначе, работа современной кадровой в России сводится к предоставлению персонала. Клиенты - компании, где объемы работ “плавающие”. Например, стройки активнее летом, зимой большинство работяг им не нужны. У заводов объемы работ меняются от заказа. В общем виде схема работы такая:

процесс кадрового аутсорсинга
Вся эта работа с персоналом влечет много документооборота и побочных расходов.  Именно такие кадровые заботы мы берем на себя.

Отчего отталкиваемся?

Поначалу всё наше программное обеспечение сводилось к 1С:Зуп и MS Excel. При передаче данных от сотрудника к сотруднику, часть терялась, а часть теряла актуальность. Когда процесс подбора сотрудников и трудоустройства начал занимать недели мы решили обратиться к западному опыту и начали внедрять Orange HRM. Отсутствие важных функциональных блоков и адекватной поддержки вынудило нас отказаться. 

Мы проанализировали нашу работу, нашли проблемные места и сформулировали список требований для нового решения. Получилась примерно такая таблица: 

Раздел Проблема Предполагаемое решение
Подбор персонала Сложно контролировать сотрудников, занимающихся телефонным обзвоном. Телефония с записью звонков. Нужно принудительно структурировать разговор, поэтому требуется сценарий звонка в интерфейсе.
Копировать данные с работных сайтов долго. До 10 минут на одно резюме. Возможность по клику добавлять резюме в базу данных с работных сайтов.
Простой кандидатов до 3 часов в офисе Нужен инструмент для планирования посещений и система оповещения кандидатов
Планирование графиков работы Часто графики работников сложные. Их планирование занимает в среднем 2-4 часа в день на сотрудника Нужен инструмент для простого построения рваных графиков работы
Контроль отработанного времени Расходы либо на супервазера, либо на кучу звонков утром-вечером для контроля линейных сотрудников. Интеграция с с электронными средствами контроля.
Расчёт заработной платы Задержки по зарплатам и текучка кадров, как следствие Разгрузить бухгалтеров по зп - максимально автоматизировав расчёты.
Заполнение кадровых документов Долгое заполнение кадровых документов. Например, бланк МУ - порядка 15 минут. При этом для одного иностранного сотрудника заполняется от 6 документов. Формы - разные, а вот информация в них по большей части одна и та же. Экспорт стандартных кадровых документов
Работа с клиентом Постоянные коммуникации с клиентом для подтверждения рутинных операций. Минимум 4 звонка. Клиент должен иметь возможность взаимодействовать с нами через интерфейс. Сверки отработанного времени, запросы, планирование, согласование, обратная связь и т.д

Сравнение решений

Разработка с нуля  под эти требования достигала десятка миллионов рублей стоимости и большого количества времени. Работать дешево готов был только друг сотрудницы Сергей.

По итогу нашли для себя два отраслевых от Amber и от Enjoy ( это было непросто). Пообщавшись с интеграторами, мы сделали требования конкретными. Ниже в таблице бальная оценка реализации каждой нужной функции в системе от 1 до 5.  Где, 0 - нету; 1 - обещают в скором времени; 2 - есть, но лучше бы не было; 3 - можно пользоваться, но улучшений в работе особо не увидим; 4 - то, что нужно; 5 - обошли наши ожидания.

  1С+GoogleDocs+E-staff AmberStaff Enjoyerp OrangeHRM
Телефония 3 4 5 0
Парсинг резюме с работных сайтов 4 0 4 0
Постинг резюме из интерфейса 4 0 0 0
Воронка по подбору 3 3 5 5
Планирование переговорных 4 0 4 3
Скрипты звонка 0 0 4 0
Рассылки 3 3 5 0
Работа с рваными графиками 1 4 5 2
Оповещения сотрудников о изменении графика 0 0 3 0
Технологические средства для контроля отработанного времени датчики 2 0 4 0
Доступ для клиентов к сверке 1 0 4 3
Расчёт зарплат сотрудников 3 4 4 5
Расчёт рентабельности проектов 2 3 4 0
Аналитика контрагентов (СБ) 0 0 0 0
Дебиторка 3 5 5 4
Отчёт о прибылях и убытках 2 5 5 4
Отчёт о прибылях и убытках 2 5 5 4
Анализ обратной связи ль клиента 0 0 3 0
Отчёт о прибылях и убытках 2 5 5 4
Экспорт данных по сотрудникам в 1С 5 2 4 0
Экспорт в эксель 5 5 5 5

Карточки сотрудников

 


Enjoy. Кстати можно экспортировать кадровые документы в заполненном виде. Это важно из-за дурацких стандартных форм миграционного учёта.


Немножко расизма в работе с соискателями от Amber, в России, увы, тоже необходимая деталь.


Интерфейс Orange с непривычки режет глаза, однако со временем к цветам привыкаешь. А за ними скрывается удобство.

Работа с клиентской заявкой

 


Enjoy. Работа с заявками. Вообще оказалось много способов создавать заявку и планировать сотрудников,


Работа с заявками Amber. Вновь радуют минимализмом.


Инструмент “Vacances” в Orange, по сути - та же заявка на вывод. Минималистично, но не хватает наглядности при наборе персонала от 100 человек месяц.

“Фишки” систем, которые пришлись по нраву.

 


“Таблица работ” - показался нам самым удобным. Круто, что можно видеть всю ситуацию с выходом и планированием в одном окне. И редактировать в клик.


Инструмент сверок в Enjoy. Позволяет избежать многих споров с клиентом на этапе оплаты. 

 


Индивидуальный лист учета рабочего времени для сотрудника в Orange. Круто, что можно посмотреть какими задачами сотрудник занимался. Может хорошо сыграть с младшими управленцами - бригадирами, старшими смены и т.д.

Что же делать то?

 

  • В конце обзора возникает закономерный вопрос, что лучше подходит для компании, где каждый день оформляется вагон линейного персонала. Я ещё раз перечислю варианты, а вы выбирайте свой сами или предложите альтернативный.
  • Взять да написать своё: конечно, ничего лучше вроде бы и не придумать. Но! Когда проект будет доведен до состояния “It’s alive!!”   (что и долго и дорого) по уму нужно его как то поддерживать и отбивать. Только вот как продать софт на заведомо закрытом и подозрительном рынке не очень понятно. 
  •  Можно покалдовать с Битриксом, E-Staff и прочими непрофильными вещами и в итоге собрать кракозябру на основе 10 решений, часть из которых общаются между собой по API .” У нас долгое время было именно так.” - получалось не очень. 
  • Что-то на базе  1С и MS Excel. В принципе, если бы не цена и сложности с обновлениями всё пойдёт. Если не садить в штат программиста, или не выкладывая ещё деньги за аутсорсера ежемесячно. 
  • Профильные программы. Для нас лучше решений Enjoy, Amber и Orange нет.
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1