4 страха при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Что мешает идти в ногу с технологическим прогрессом?

У многих есть сомнения и отрицания необходимости перевода кадрового делопроизводства в цифру. Я настойчиво поддерживаю его развитие. Внедрение КЭДО показало, что можно и нужно автоматизировать всё, что требует структурирования.

В маркетинге существует понятие «жизненный цикл продукта», который изображается в виде синусоиды. В начале пути новый продукт пробуждает интерес у небольшого числа покупателей —  «ранних последователей». Они на личном опыте тестируют и анализируют его возможности, подстраиваются под новую, возможно, несовершенную технологию. Постепенно их смелость и успехи привлекают внимание других, и продукт начинает набирать популярность, превращаясь в массовый. Со временем он сходит с горизонтов. Причинами этого могут стать смена трендов, совершенствование технологий. Пример — ситуация, когда на смену радиоприёмнику пришел смартфон, который позволяет слушать радио.

Те организации, которые уже частично или полностью внедрили кадровый электронный документооборот (КЭДО), готовы делиться своим положительным опытом. Автоматизация внутренних процессов кадрового учета позволяет сотрудникам HR-службы эффективно взаимодействовать с сотрудниками в удалённом формате, всегда быть в курсе процессов. Исходя из личного опыта, могу отметить, что ИТ-система, применяемая в компании «ДоксВижн», избавляет от рутинной коммуникации с сотрудниками. Она сама рассылает важные напоминания и помогает определить узкие места в процессах.

Меня зовут Мария. Я — менеджер по персоналу в «ДоксВижн». Я тот самый «ранний последователь», который ратует за перевод кадровых процессов в цифру. У многих моих коллег есть сомнения и отрицания необходимости перевода кадрового делопроизводства в цифровое пространство. А я настойчиво поддерживаю его развитие. Внедрение КЭДО показало, что можно и нужно автоматизировать всё, что требует структурирования. В результате появляется возможность заниматься интересной работой, а рутину выполняет система. В связи с этим я решила собрать и проанализировать мнения противников перевода бумажного документооборота в цифру, максимально раскрыть каждый вопрос и, возможно, вдохновить пробовать.

Страх 1. Создание ЭЦП для перехода на кадровый ЭДО потребует больших финансовых вложений

Да, действительно, обслуживание усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обходится в 3000 руб./год. Подпись требует ежегодного продления, посещения офиса. Однако отмечается тенденция либерализации стоимости владения электронной подписью, а также более глубокое проникновение современных технологий — вводится облачная подпись. Ожидается, что её стоимость снизится в 3 раза для компаний, кроме того, она будет более доступной — как любой облачный сервис. К тому же для организации кадрового ЭДО вовсе не обязательно обеспечивать всех сотрудников, работающих в системе, усиленной квалифицированной ЭП. Подписание нормативных актов внутри компании может проводиться простой электронной подписью (ПЭП) или неквалифицированной подписью (НЭП). Например, в нашей компании, работающей на базе платформы Docsvision, данные подписи имеют равную силу.

Согласно данным исследований Deloitte, 79% компании для внедрения кадрового электронного документооборота применяют простую электронную подпись.

Правила использования простой электронной подписи должны быть закреплены в нормативной документации компании. Около ¾ организаций в России уже прописали правила электронного взаимодействия между работодателем и сотрудниками в локальных нормативных актах (ЛНА).

Страх 2. Нужно дублировать электронную документацию в бумажном варианте, так как в критической ситуации суд может отказаться принимать электронные формы

Согласно статистике Deloitte, публикуемой второй год подряд, в 67% случаев суды и контролирующие инстанции используют электронные документы в качестве доказательства.

50% компаний, которые уже внедрили КЭДО, но продолжают дублировать документы на бумаге, в ближайшем будущем планируют полностью перейти на электронный документооборот и избегать  задвоения  процессов. Автоматизация любого процесса влечёт за собой упрощение оптимизации. Даже если вы пока боитесь отказаться от бумажного дублирования, после модернизации старых процессов делается всё гораздо легче.

По моим наблюдениям, ещё одно препятствие, которое встречается на пути к переходу на кадровый ЭДО, — отсутствие регулирования на государственном уровне. 2020 год ознаменовался существенными изменениями в данной области. 1 января 2021 года набрали силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие удалённую (дистанционную) работу сотрудников на постоянной или временной основе. В Кодексе зафиксирована возможность использования разных ЭПЦ, а не только УКЭП, и разрешён полный отказ от бумажных документов для сотрудников, работающих удалённо. Это только первые шаги, но даже они дают понимание, что пора переводить кадровый документооборот в цифру и отказаться от трудоёмкого бумажного дублирования. 

Страх 3. Трудовая инспекция не разрешает переводить в ЭДО ряд документов

При переходе на цифровой кадровый документооборот важно первым делом составить перечень документов, которые участвуют в кадровом делопроизводстве, и дополнить его подробным описанием процессов, имеющихся в компании. Далее необходимо провести внутренний аудит, чтобы избавиться  от бумажных документов и оптимизации процессов. Полученный список сверяется с требованиями действующих норм законодательства и судебной практикой, после чего принимается решение о переводе в цифру. После выполнения комплексной оценки можно без риска перевести в кадровый ЭДО более 75% документов. Работа с оставшимися 25% бумажных документов существенно облегчается.

Страх 4. Оцифровать текущий архив нереально

С помощью современного программного оборудования и сканеров можно практически одновременно создавать скан-копии документов и автоматически загружать данные из них в общую систему. На рынке представлен большой выбор удобных решений. Хотя некоторые вопросы к электронному архиву ещё не сняты, но именно цифровая форма документов, в отличие от бумажной, не может истлеть в силу давности, сгореть, повредиться при потопе и так далее. Сегодня система предусматривает срок хранения документов до 15 лет. Последующие механизмы продления, хранения и подтверждения корректности документов не разработаны, но эти задачи решаются.

С чего стоит начать?

2020 год с его локдауном ознаменовался резким повышением интереса к КЭДО. Согласно данным Deloitte, в прошлом году 44% компаний попробовали перевести процессы кадрового делопроизводства в электронный вид, а 37% — перешли на КЭДО. Затяжной переход объясняется необходимостью глобального пересмотра внутренних процессов каждой компании и оптимизации процессов удалённой работы.

Чтобы свести к минимуму риски, связанные с судебными разбирательствами, организации сначала переводят в цифру наиболее простые процессы, не требующие постоянной коммуникации. Первыми в ЭДО уходят процессы согласования отпусков, оформление отпусков и командировок. Далее идет процесс ознакомления работников с внутренней документацией. Автоматизация этих, казалось бы, не самых критичных процессов освобождает существенный объём времени на более важную работу.

Мария Столовая, менеджер по персоналу «ДоксВижн»

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1