Положение об отделе канцелярия

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3. ...
6. ...

II. Структура

1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

5. ...

III. Задачи

1. Организация делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
4. ...

IV. Функции

1. Ведение делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
10. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
13. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
15. Выполнение копировальных и множительных работ.
16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
17. ...

V. Права

1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
1.7. ...
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.3. ...
3. ...

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия - по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
-

по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
- ...
3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.8. ...
3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.