Для начала пару слов об исследовании, которое мы будем освящать в ближайшие месяцы.
Первоначально, это было исследование методик управления персоналом в кризисный период организации. Однако, в процессе, когда осознался масштаб катастрофы, направленность исследования и, соответственно, всей работы скорректировалася в сторону стратегического управления персоналом в целом. И как-то так в результате получилось, что ничего нового открыто и не было, никакого велосипеда, просто логически обоснованные последовательности для разных ситуаций.
Я долго думала, как рассказать Вам обо всем, что мне удалось вынести из проводимого исследования и пришла к выводу, что будет нагляднее всего описать как именно происходит участие в исследовании, что происходит в процессе и какие выводы мы из этого можем сделать. Пойдем от общего к частному, начнем с локалки и того, что я о ней поняла и стремлюсь рассказать Вам.
А работу с любой организацией, независимо от формы собственности, системы налогообложения и численности штата я начинаю я с ознакомления с действующим локально-нормативными актами, с типовой формой трудового договора и состоянием личных дел, трудовых книжек.
Тезис: хорошо построенная система локально-нормативных актов позволяет относительно быстро наладить систему работы для всей организации в целом и для каждого подразделения в частности.
Пошагово ознакомление и работа выглядит так:
1. Берем всю имеющуюся в организации локально-нормативную документацию и смотрим.
Если она утверждена более двух лет назад – устарела (морально и законодательно). Скорее всего, что-то можно объединить, что-то добавить, что-то просто переработать. В процессе выстроения четко регламентированных отношений моделей «Человек-Организация», «Человек-Работодатель» сформировался вполне четкий список того, что должно быть на предприятии:
- Правила внутреннего трудового распорядка (сюда включить порядок утверждения графика отпусков и остальные отпускные моменты);
- Положение об организационной структуре;
- Положения о соответствующих подразделениях;
- Положение об оплате труда (сюда включить поощрения и взыскания);
- Техника безопасности;
- Положение об охране труда;
- Положение о защите персональных данных работников (или Положение о коммерческой тайне, куда включен раздел о персональных данных работников);
- Должностные инструкции;
- Штатное расписание;
- График отпусков.
В результате, все эти документы должны точно показывать график работы (продолжительность смен, рабочего дня, перерывы для отдыха и питания, сокращенные рабочие дни и прочие временные частности), связи внутри организации как в разрезе подразделений, так и в разрезе должностей, все особенности оплаты труда, охраны труда, техники безопасности на рабочем месте (в офисе тоже нужно), политики конфиденциальности.
Если проще, работник должен точно знать, когда и что он делает, к кому в случае чего идет и что и сколько за это получит.
Отдельно отмечу, что этот список функциональный, с тем, что требует законодатель только перекликающийся, хотя большая часть необходимого там есть. Если Вам будет интересно, я составлю отдельные рекомендации по составлению каждого документа с подробностями и частностями.
2. В процессе пересоставления локалки и до начала ознакомления с ней работников я проверяю трудовые договоры и правильность заполнения трудовых книжек.
Во-первых, сейчас есть четкие требования к содержанию трудового договора. Чаще всего, у организаций ничего не значащая отписка на три листа, то есть их приходится полностью пересоставлять. Поскольку перезаключать несрочный трудовой договор нельзя, мы составляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где стороны соглашаются изложить договор в новой редакции.
3. Личные дела. Веду сама и всем советую вести.
Личное дело, по сути, это папка с документами по конкретному сотруднику. Нигде нет четкого списка, что нужно туда класть, но все хором советуют одно и тоже: кладите туда копии документов, оформляйте журнал учета. Копии документов лучше класть, чтобы не потерять оригиналы.
Это, на мой взгляд дичь, причем полная. Потерять из любого другого места вы его тоже можете. В личном деле должно быть, по-моему: личная карточка (форма Т-2 – она служит сводной таблицей информации о работнике), экземпляр трудового договора, должностной инструкции (если она отдельно), медицинские справки и заключения, если они требуются, больничные листы, которые оплачивались работнику, записки-расчеты при предоставлении отпусков, заявления работников, все дополнительные соглашения к трудовому договору, какие были за время работы, справки с предыдущих мест работы, если есть. При увольнении работника все дополняется копиями справок с отметкой о получении, документом, определившим увольнение (дополнительное соглашение, заявление и пр.), заверенной копией трудовой книжки на день увольнения. Копия трудовой книжки нужна, чтобы в случае чего наглядно показать, как именно она выглядела, когда вы отдали ее в руки работнику.
О копиях документов (паспорт, СНИЛС, документ об образовании и т.п.), которые так любят запихивать в личные дела. Для меня это – нагон объема. Ни разу, друзья, ни разу за все годы практики я не воспользовалась этими копиями. С некоторых пор я храню их в электронном виде (если автоматизирован кадровый учет – в программе, если нет – просто в на компьютере), но в личном деле на бумаге они бесполезны.
Сотню раз сказано, я тоже скажу: трудовые книжки не хранятся вместе с личными делами!
У меня для этого есть трогательные конвертики 16 х 11 см – намного удобнее вечно слетающих бумажек или просто хранения в куче.
Еще совет: журналу учета движения трудовых книжек быть! С его помощью тоже много интересного можно вспомнить, доказать и узнать.
Трудность заключается не только в том, что все это нужно разработать, пересоставить, проверить в непосредственной связи друг с другом, но и в том, что это все надо грамотно ввести.
Обычно я провожу встречу с работниками, где рассказываю о вступлении нового регламента в силу, коротко рассказываю о ключевых изменениях и отвечаю на вопросы. Или все тоже самое делают руководители подразделений, руководитель организации и др.. Затем работники приглашаются для личной беседы, в ходе которой они получают ответы на все оставшиеся вопросы, подписывают обновленные документы и все прочие подобные операции. Важно никого не торопить: пусть читают столько времени, сколько потребуется и задают любое количество уточняющих вопросов. Важно, чтобы работник понял все нововведения, даже если будет ими недоволен.
А потом начинается процесс отстойки всего, что мы так лихо ввели. В процессе обязательно выяснится, что что-то не учли, не додумали, позабыли. И по ходу пьесы дорабатываем необходимое. Корректируем то, что всплыло. Таким образом, за пол года мы приведем работу организации к системе. Ключевое, что следует помнить: нельзя давать поблажек. Стоит ненадолго на первых порах отступить от разработанной системы и все решат, что это несерьезно и можно не выполнять.
Особенно это важно в застойных организациях, где много лет управляли больше работники, чем начальники.
В результате пары месяцев интенсивной работы мы мутим в организации воду, вскрывается и всплывает масса всего нового и интересного, но в итоге все стабилизируется (проверено).
Пока все отстаивается мы приводим к полному соответствию с требованиями законодательства выплаты заработной платы, отпуска и взаимодействия с фондами.
Самые частые ошибки (против логики и закона):
1. Аванс.
Законодатель в трудовых отношениях такого не понимает, исключая договоры ГПХ. Есть заработная плата. Можно платить в равных долях, можно 40 % от ставки, но никаких «аванс 3000 рублей и хватит». Это плохо и не логично. Даже одному человеку не выжить на 3000 рублей в течение двух недель, а если это целая семья, которая на эти деньги должна жить (семья из человека и кота тоже считается)? И да, заработная плата за первую половину месяца облагается НДФЛ. Но крупным организациям все равно, когда платить налоги, а небольшим предприятиям может оказаться даже удобнее платить НДФЛ в два захода. Поначалу будет неудобно, но в результате все, кого я принудительно перевела на расчет за первую половину, согласились: так действительно проще и удобнее.
2. Расчетные листки.
Я о них уже писала и лично я считаю, что их нужно выдавать. Мне удобнее всего в трудовом договоре отдельно отмечать, что они выдаются в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца посредством отправки на электронную почту example@example.com.
Их наличие позволяет работнику точно знать, что было начислено, что налогом обложено и не создает впечатления утаивания информации, что важно при введении большого количества изменений, как в нашем случае.
3. Отпуск в режиме «вотпрямщас».
Никогда я не иду на встречу работникам, которые просят «очень срочно вне графика дать недельку оплачиваемого – форс-мажор». Законодатель обязал работодателя выплачивать причитающееся не позже, чем за три календарных дня. Штраф за это нарушение не малый. Хотите срочно – за свой счет. Хотите из ежегодного оплачиваемого – через три дня, милости просим.
4. Взносы.
Работодатель страхует работника с момента его приема на работу и еще месяц после его увольнения. Начислили зарплату, исчислили взносы, заплатили, отчитались. Только в таком порядке. Иначе начинаются всякие неприятности вроде инкассовых арестов по счетам, поступающие требования об оплате, вызовы в ФНС, а это в принципе не приятно, к тому же могут начислить пени или оштрафовать. Если начали приводить в порядок кадровый учет и управление персоналом, озадачьте бухгалтера сверкой с фондами – это сложно только первый раз, потом уже привычно.
5. Орать, вздыхать, закатывать глаза на вопросы работников.
Это для Вас все, что Вы придумали логично, стройно и понятно. Ему такая ерунда вообще не интересна и как ее применять он еще не понял. Отвечайте нужное количество раз, даже если бесит. Объясняйте, пока не поймет. Пепелац не полетит, если пилот его не понял.
В целом, могу сказать, что все это не просто и для составления и внедрения регламента нужно представлять как в компании течет информация, а старая и неприменимая версия такого представления не дает. Однако, Вы всегда можете побеседовать с работниками (если это не основное место работы), посмотреть несколько дней на их работу и для начала этого окажется достаточно. Если в процессе составления появляются идеи и вопросы, спрашивайте всех, до кого дотянетесь – так легче с первого раза придумать так, чтобы все заработало.
Все это может показаться слишком сложным и бессмысленным, однако, ответственно заявляю, у всего этого действа есть экономическая выгода. Два-три месяца потребуется работникам на адаптацию в новую систему, еще месяц на критику и тяжелые вздохи в сторону «глупого начальства», а потом не слишком глубокий финансовый кризис исчерпает себя сам, а оборот начет расти, создавая прирост прибыли.
Локально-нормативные акты – обязательные документы на предприятии. Их составление ради наличия – занятие бессмысленное, неприятное, отнимающее уйму времени и уничтожающее желание работать. Используйте обязанности с толком
Поделиться
