Калькулятор для расчета численности 2.0

Конечно, никакой калькулятор не заменит умную голову и умелые руки, но автоматизация умственного труда нередко экономит время и позволяет быстро решать даже сложные задачи.

Я постараюсь максимально подробно описать функции, логику, алгоритмы и формулы калькулятора, чтобы он не казался вам «черным ящиком».

Приступим.

Что делает калькулятор для расчета численности

Рассчитывает оптимальную численность работников для выполнения определенного объема работы.

Определяет загруженность работников с учетом фактической и оптимальной численности.

Определяет оптимальный должностной состав подразделения.

Рассчитывает фонд оплаты труда с учетом фактически выполняемого объема работы и оптимальной численности.

Какие функции появились в версии 2.0

Неограниченное количество должностей и операций.

Учет при расчете численности времени ежегодных отпусков, больничных и отпусков без сохранения заработной платы.

Учет при расчете численности структуры рабочего времени, а именно, подготовительно-заключительного времени, времени на обслуживание рабочего места, или, если рассчитывается численность служащих, процента ненормируемого времени.

Учет неустранимых перерывов в работе.

Учет времени на отдых и личные надобности.

Расчет «стоимости» персонала подразделения при оптимальной численности.

Расчет численности с учетом выполнения нормы  — 100%, 80% и т. д. — этот показатель позволяет учитывать разницу в квалификации работников.

Учет при расчете численности потерь рабочего времени из-за недостатков в организации работы и нарушений трудовой дисциплины.

Принципиальным отличием версии калькулятора 2.0 от 1.0 является возможность произвольно учитывать перечисленные выше параметры при расчете численности.

Как считает калькулятор

Для расчета трудозатрат требуется ввести на лист «Описание работ» (кликните для увеличения) все выполняемые подразделением работы (операции), определить для каждой из них норму времени и указать количество повторений для каждой операции.

Трудозатраты на месяц = норма времени на операцию*количество операций.

Для того чтобы рассчитать численность, трудозатраты за месяц нужно разделить на месячный фонд рабочего времени — это значение и будет являться целевой численностью.

Полученное число будет нецелым, поэтому его нужно округлить до целых штатных единиц по следующему правилу — если целевая численность >1,15, то округляем вверх, если целевая численность<1,15 — вниз.

Загруженность сотрудника рассчитывается по формуле «трудозатраты / месячный фонд рабочего времени*количество штатных единиц».

Как определить нормы времени на операции и затраты времени на ненормируемые работы

Если вы умеете работать со справочниками норм,  нормы можно взять из них.

Если у вас есть время и навыки проведения хронометражей, фотографии рабочего дня и моментных наблюдений, можете сами разработать технически обоснованные нормы.

Но если перед вами не ставится задача расчета численности на основе технически обоснованных норм, для определения норм времени на операции можете воспользоваться экспертными оценками — очень часто для решения задачи вполне хватает и таких данных.

Используя экспертные оценки, постарайтесь не наделать ошибок, выделяя в процессах операции (работы) — явным признаком ошибки является существенная разница между максимальным и минимальным временем выполнения одной операции.

Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.

Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по времени или количеству подопераций.

Время на отдых и личные надобности

Что касается времени на отдых и личные надобности, то по минимуму оно должно составлять не менее 20 минут в течение рабочего дня или 4% от смены (для офисного сотрудника).

Процент от оперативного времени или точное время на отдых и личные надобности в минутах можно  определить суммированием всего времени отдыха, положенного работнику при работе в отклоняющихся от нормальных условиях труда согласно Межотраслевым методическим рекомендациям «Определение нормативов времени на отдых и личные надобности».

Драйверы численности

Это те показатели объема работы (частота за период), на которые умножаются нормы времени при расчете трудозатрат.

Некоторые объемные показатели определить легко — к ним относятся константы, например, количество отчетов, которые сдаются ежемесячно, или регулярно проводящиеся работы по обслуживанию оборудования.

Часть показателей можно рассчитать на основе имеющейся статистики, к примеру, количество покупок, количество документов, количество единиц произведенной продукции.

Если «готовых» объемных показателей у вас нет, вам придется рассчитать «производные» показатели, используя в качестве базы для расчета уже имеющиеся константы и статистику.

Так, количество документов, в которых требуется исправлять ошибки, вы можете рассчитать в процентах от общего количества документов, а количество внеплановых ремонтов оборудования — в процентах от общего объема работ по его обслуживанию.

Как вводить данные — лист «Штатные должности»

С этого листа начинаете ввод данных — вводите в доступные поля названия должностей и их количество.

Если планируете рассчитывать оптимальный фонд оплаты труда — вводите для каждой должности ежемесячный размер заработной платы (кликните на картинку для увеличения).

Как вводить данные лист — «Рабочее время»

Кликните для увеличения.

Для ввода данных на этом листе доступны всего 8 столбцов.

7 из них относятся к режиму работы,  исключение составляет столбец «Среднемесячное количество смен за год».

Он предназначен для расчета трудозатрат в случаях, когда работа ведется в выходные дни, посменно и/или по скользящему графику, например, 365 дней в году.

«Среднемесячное количество смен за год» в этом случае составит 365/12=30,4.

Если «Среднемесячное количество смен за год» равно  «Среднемесячному количеству рабочих дней», первое поле оставьте пустым.

Заполнение оставшихся дней должно быть интуитивно понятно.

Среднемесячное количество рабочих дней для пятидневки считается равным 247/12=20,6, для сменных/скользящих графиков рассчитайте сами.

Количество дней отпуска, больничных и время перерывов для отдыха и личных надобностей, которые вы введете в поля на этом листе, будет использоваться при расчете численности только в том случае, если вы «включите» соответствующие опции их учета на листе «Расчет численности».

Как вводить данные — лист «Потери рабочего времени»

Учтите, что при расчете численности потери рабочего времени не учитываются, но для анализа структуры рабочего времени эти данные необходимы.

Вы можете произвольно менять названия столбцов и значений полей или даже их обнулить, если ваши сотрудники не отвлекаются в рабочее время.

Оценить влияние потерь рабочего времени на загрузку сотрудников можно на листе «Расчет численности» — для этого нужно активировать опцию  «Учет потерь рабочего времени».

Как вводить данные — лист «Описание работ»

На этом листе вам нужно ввести все работы (операции), выполняемые подразделением.

Для каждой операции рекомендую указать «Бизнес-процесс/блок работ» — он пригодится вам, если впоследствии вы будет сортировать и перераспределять работы между исполнителями.

Для каждой операции указываете минимальное/максимальное время ее выполнения.

Среднее арифметическое этих значений и будет нормой времени на эту операцию.

Далее в выпадающем списке выбираете параметр  частоты выполнения этой операции — «количество в месяц/неделю/смену» и указываете показатель объема работы — частоту.

Если вы выбрали параметр «Количество в месяц», то трудозатраты по операции рассчитаются как произведение нормы времени на количество операций, если «количество в неделю», то будет использован дополнительный множитель 4,285 (среднее количество недель в месяце), если «количество в день», то трудозатраты в месяц рассчитаются либо с учетом «Среднемесячного количества смен за год», если это поле непустое, либо с учетом  «Среднемесячного количества рабочих дней».

В поле «должность» не забудьте выбрать из выпадающего списка исполнителя работ — на него при расчете численности будут «записаны» рассчитанные вами трудозатраты.

Если вы рассчитываете численность производственного персонала, и вам нужно добавить к основному времени подготовительно-заключительное время и/или время обслуживания рабочего место,  вы  может указать его либо в % от общего времени операций, либо в минутах от общего времени на одну или все операции.

Если вы вдруг захотите выбрать недопустимое количество параметров,  поле «ПЗВ+ОРМ в месяц (мин)» окрасится красным и укажет  вам на ошибку.

Рассчитываем численность — лист «Расчет численности»

На этом листе пользователь «руками» может добавить всего три показателя, которые могут увеличить время, необходимое для выполнения расчетного объема работы:

• ненормируемые операции или подготовительное-заключительное время/время обслуживания рабочего места — добавляется в процентах к основному времени; если на листе «Описание работ» вы уже учитывали это время — ячейка будет выделена красным;
• неустранимые перерывы в часах за смену (это все те перерывы в работе, устранить которые при имеющихся условиях труда невозможно);
• выполнение норм в % (очевидно, что, выполнение норм на 50% требует удвоения численности выполняющих эту работу сотрудников).

Кроме перечисленных выше параметров на этом листе ввести ничего нельзя — можно только «включать/выключать» используемые для расчета опции.

Выбор кнопок «+» и «-» на второй строке листа позволяет включить или исключить соответствующие параметры из расчета.

Зеленая кнопка «-» над столбцом «Потери рабочего времени» означает, что по умолчанию в расчете численности этот показатель не учитывается.

Если захотите учесть потери — она сменится красной кнопкой «+».

Не для всех должностей расчет численности стоит делать с поправкой на отпускные и больничные, поэтому можно либо «отключить» эти опции для всех должностей одной кнопкой вверху, либо «отключать» выборочно при «нажатой» верхней кнопке.

Результаты расчета численности

Ради них и была проделана вся предыдущая работа.

Результаты расчета численности отображаются в зеленых столбцах «Целевая численность» и «Целевая численность округленная», а также «Целевая загрузка».

«Целевая численность округленная», напомню, считается по следующему правилу —  если целевая численность >1,15, то округляем вверх, если целевая численность<1,15 — вниз.

«Целевая загрузка» рассчитывается следующим образом: трудозатраты на должность в месяц/месячный фонд рабочего времени для должности*»Целевая численность округленная».

Значение «Фактической численности» «подтягивается» из листа «Штатные должности».

«Фактическая загрузка » —   трудозатраты на должность/месячный фонд рабочего времени для должности * «Фактическая численность».

Расчет ФОТ или «стоимости» подразделения

Тоже ничего сложного.

«Точная целевая стоимость» — это произведение месячного размера заработной платы для должности на целевую численность до округления.

Это показатель поможет понять, сколько вы бы платили только по факту выполнения работ.

«Целевая стоимость» — произведение целевой численности, округленной до целых единиц, на месячный размер заработной платы — это как «итого по должности» в штатном расписании.

Итоговые цифры расчета численности и стоимости

Можно увидеть на второй строке — белый шрифт в черных ячейках.

Думаю, можно не объяснять — там все понятно.

В заключение

Буду рад если, калькулятор для расчета численности 2.0 пригодится вам в работе.

Конечно, в нем реализован лишь один из подходов к расчету численности, для решения других задач нужны другие калькуляторы.

Скачать файл можно ниже.

Я не стал добавлять в этот инструмент функции, которые не нужны большинству пользователей, например, коэффициент неравномерности загрузки персонала — если вы дружите с MS Excel, вы легко «дооборудуете» калькулятор дополнительными опциями.

Всем успехов, удачи и безошибочных расчетов!

Денис Карандашев, hr-praktika.ru