В современном бизнесе трудно представить компанию, где руководители не отслеживают расходы, особенно в сфере HR. В этой статье мы рассмотрим основные понятия бюджетирования в HR, подводные камни и практические советы, которые помогут вам эффективно управлять бюджетом на персонал.
Бюджетирование в HR: неотъемлемая часть работы
Бюджетирование – это процесс планирования будущих операций компании и оформления их в виде системы бюджетов. В компаниях с иностранным капиталом бюджетирование является неотъемлемой частью работы HR-специалиста. На отечественных предприятиях также наблюдается тенденция к внедрению современных практик бюджетирования, заменяя устаревшие советские методы.
Каждый HR-специалист принимает участие в бюджетировании, ведь именно он:
- Планирует расходы на персонал,
- Управляет фондом оплаты труда (ФОТ),
- Определяет потребности в персонале,
- Организует обучение и развитие сотрудников.
Основные статьи расходов на персонал
При составлении бюджета необходимо определить, какие именно расходы на персонал будут учтены. Ключевыми статьями затрат являются:
- Фонд оплаты труда (ФОТ):
- Фиксированная часть (оклад)
- Переменная часть (премии, бонусы)
- Льготы и социальный пакет (питание, медицинская страховка, мобильная связь)
- Другие расходы:
- Привлечение персонала (рекрутинг, адаптация)
- Расходы на увольнение (сокращение, компенсации)
- Ротация персонала (переезд, мобильность)
- Обучение и развитие
- Командировочные расходы
- Подписка на литературу
- Корпоративные мероприятия
- Резервы (повышение заработных плат, отпускные)
В зависимости от специфики компании данный список можно дополнить.
Этапы составления HR-бюджета
1. Определение статей расходов. Четко определите, какие статьи расходов будут учтены в бюджете и за какие из них отвечает HR-специалист.
2. Разработка форм кадрового планирования.
* Определите цели и задачи на следующий год, опираясь на стратегию развития компании и план работы с персоналом.
* Установите единые рамки для всех подразделений (цели, ключевые показатели, методики оценки).
* Учитывайте особенности каждого подразделения (например, производительность в новом отделе будет отличаться от производительности в уже давно работающем).
3. Сбор информации от руководителей.
* Используйте типовые формы для кадрового планирования, разработанные в центральном офисе.
* Руководители подразделений лучше знают реальные потребности своих отделов.
4. Свод форматов кадрового планирования.
* Используйте матрицу для заполнения форм, где уже указаны оклады и отчисления предприятия.
* Предоставьте руководителям четкие инструкции по бюджетированию.
* Критически оценивайте поступающие от руководителей заявки.
5. Разработка бюджета расходов на персонал.
* Прогнозируйте стоимость необходимых услуг (подбор персонала, обучение).
* Сведите прогнозы по расходам на персонал в единую форму.
* Используйте вспомогательные таблицы для удобства работы.
6. Защита бюджета.
* Подготовьте обоснование HR-бюджета, включающее:
* Анализ исполнения планов за предыдущий период.
* Тенденции изменения плановых и фактических расходов на персонал.
* Расчет показателей, доказывающих обоснованность расходов.
* Будьте готовы ответить на вопросы и внести коррективы в бюджет.
Советы по эффективному составлению HR-бюджета
- Определите приоритетность задач и планов на следующий год.
- Определите необходимые ресурсы (человеческие, материальные, организационные).
- Рассчитайте стоимость необходимых ресурсов.
- Планируйте задачи и расходы на каждый месяц.
- Определите источник финансирования для каждой статьи расходов.
- Проанализируйте, действительно ли все задачи являются приоритетными в текущем году.
Обеспечение гибкости HR-бюджета
- Предусмотрите резервы на повышение зарплаты сотрудников.
- Заложите расходы на непредвиденные обстоятельства (например, материальная помощь).
- Принимайте участие в обзорах заработных плат, чтобы прогнозировать изменения затрат.
- Зарезервируйте средства на оплату больничных листов, опираясь на данные предыдущего года.
- Включите в бюджет средства на автоматизацию или модернизацию системы управления персоналом.
- Отслеживайте соответствие HR-бюджета доходам компании.
- Утвердите приемлемый показатель расходов на персонал (например, в процентах от прибыли).
Бюджетирование – это не просто часть работы, а важный инструмент для эффективного управления персоналом. Используя данные советы, вы сможете создать эффективный HR-бюджет, который позволит вам достичь поставленных целей.
Приложения:
Приложение 1 Типовая форма для кадрового планирования (пример)
Приложение 2 Инструкции по бюджетированию для руководителей (в программе Excel)
Приложение План работы в процессе бюджетирования
Приложение 3 Сводные вспомогательные таблицы используемые в процессе бюджетирования
Поделиться
