Некоторые работодатели с опаской смотрят на справочники для сотрудников. Они не желают «писать» о том, в чем они не совсем уверены. Работодатели очень обеспокоены тем, что «четко установленные правила» (в письменном виде) могут как-то довести их до суда.
На самом деле, это может оказаться жестокой правдой, но всего лишь для немногих работодателей. Руководители, которые не желают быть последовательными как в своих решениях, так и по отношению к своим подчиненным, могут обойтись и без справочника сотрудника.
Эксперты сходятся во мнении
С другой стороны, практически все эксперты трудового права считают, что каждый работодатель, который желает видеть эффективную работу своего персонала, должен иметь справочник сотрудника. HR-специалисты уверены в том, что такой документ является лучшим способом «общения» между работодателем и сотрудниками, который дает им четкое понимание того, что от них ожидает организация и что они могут получить взамен.
Нет законодательных норм
Ряд законов некоторых стран требуют от работодателя обсуждать со своими работниками их права и обязанности (например, отпуск по семейным обстоятельствам, равные возможности занятости и т.д.). Однако никакой закон не требует публиковать справочник сотрудника.
Положения, которые изложены ниже, смогут вам помочь в оценке уже существующего справочника, либо документа, который находиться в стадии разработки.
Ожидания и последствия
Сотрудники должны знать, что работодатели ожидают от них в плане производительности, отношения к работе и корпоративного поведения:
1. Что можно делать, а что категорически недопустимо.
2. Что является приемлемым для компании-работодателя.
3. Что влечет за собой дисциплинарное взыскание.
4. Что может привести к немедленному увольнению.
Справочник вселяет в сотрудников уверенность в том, что если они соблюдают политику и правила компании, то и руководство будет к ним благосклонно (премии, продвижение по службе, надбавки к зарплате за особые заслуги и т.д.). Этот документ, в значительной степени, определяет отношения между работником и работодателем.
Отличная выгода
Справочник сотрудника несет информацию для работников, а также выступает в качестве рекламы для соискателей, «рассказывая» том, какие потенциальные привилегии предоставляет работодатель: медицинское страхование, отпуск (его компенсация), пенсия, больничный и т.д.
Важно для руководителей
Справочник также является важным рабочим инструментом для руководителя. Если менеджер имеет четкое представление о политике и правилах компании, им проще справиться с управлением персоналом. Это в большей степени касается средних или крупных компаний, где ряд руководителей взаимодействует с большим количеством работников.
В небольших организациях вопрос ясности политики компании и процедур еще более актуален. Очень часто фамильярные отношения между руководителем и подчиненными приводят к недопониманию, которое затем решается в суде.
Важно в суде
С другой стороны, суды, как правило, не принимают сторону сотрудника, который говорит о незнании политики компании, если в свое время он подписал документ о получении справочника сотрудника.
Является ли справочник контрактом?
В последние годы некоторые суды (и присяжные) рассматривали справочники сотрудников в качестве договора. Это не было «единственным правильным мнением», но восприятие справочника в качестве контракта довольно распространено. Таким образом, все, что работодатели «обещают» в своих справочниках, суды принимают «за чистую монету».
Излагает ли компания свою политику в этом документе? Описано ли там, что произойдет в случае нарушения сотрудником правил компании? Если все рабочие моменты четко изложены в справочнике сотрудника, то суды, как правило (в виду отсутствия очевидной предвзятости), принимают сторону работодателя.
Если работодатель не в состоянии сформулировать или изложить политику своей компании, то суды будут определенно сомневаться в серьезности его намерений.
Общие принципы
Обратите внимание на следующие принципы в разработке справочника сотрудника:
1. Доступность для понимания. Язык справочника должен быть доступен для понимания каждого сотрудника. Суды всегда обращают на это внимание. Если материал содержит много юридических терминов, которые не всегда понятны работникам, то суд может вынести решение не в пользу работодателя. Письменная форма должна быть ясной, простой, понятной и прямой.
2. Информация об ограничении ответственности. Чтобы защитить себя от нежелательных судебных исков работодатель должен написать в справочнике, что он не является договором, что этот документ носит сугубо информационный характер, а также он может быть изменен компанией в одностороннем порядке.
Кроме того, положение об «ограничении ответственности» может констатировать, что работа является «добровольным занятием», что трудовой договор может быть расторгнут в любое время как со стороны работодателя, так и со стороны работника.
Это положение должно быть размещено на первой странице справочника, чтобы его можно было легко увидеть.
Кроме того, следует избегать, по возможности, положений, которые противоречат «ограничении ответственности». Суды могут ставить под сомнение законность таких положений.
3. Анализ и оценка. Кто бы ни занимался подготовкой справочника сотрудника (приглашенный специалист или юрист компании), он должен быть тщательно рассмотрен и оценен группой людей, в том числе и адвокатами. И не забывайте пересматривать его каждый год, чтобы убедиться, что он отражает изменения в политике вашей компании и соответствует действующему законодательству.
Работодатель может вносить изменения в справочник и без ведома сотрудников, но он должен информировать их об этом еще до начала реальных изменений.
Во многих штатах США суды говорят, что работники должны четко знать, что именно изменил работодатель. Для обеспечения этого необходимо:
- Уведомить работника о предстоящем пересмотре справочника.
- Выпустить измененный справочник задолго до его вступления в силу.
- Разместить на первой странице «срок действия» руководства.
- Отменить предыдущие версии книги.
- Сделать акцент на том, что этот справочник является единственным эффективным руководством.
- Убедиться в том, что каждый сотрудник в письменной форме подтвердил свое ознакомление с новым справочником.
4. Основные темы. Что важно для вашей организации? Если вы знаете ответ на этот вопрос, то, наверное, вы имеет представление о том, что должно быть включено в справочник сотрудника компании.
Если нет, то первое, что нужно понимать, что этот документ должен соответствовать потребностям и культуре компании.
Например, некоторые компании исповедуют культуру авторитарного края, а некоторые считают себя представителями «нового поколения» и хотят, чтобы справочник сотрудника соответствовал «образу и подобию» компании. Одни работодатели считают, что в нем должен быть прописан каждый шаг работника, а кто-то ограничивается общими чертами о политике компании. Кто-то может уделять много внимания приходу и уходу людей на работу, а кто-то делает акцент на дресс-коде.
Следует отметить, что справочник должен отражать и соответствовать деятельности компании.
Однако практически каждый справочник должен содержать информацию (политику компании и руководства к действию), касающуюся следующих тем:
- Конфликт интересов.
- Определение полной и частичной занятости.
- Рабочее время и опоздания.
- Обеденные перерывы.
- Планирования отпуска.
- Больничный.
- Другие виды отпусков.
- Политика компенсации.
- Привилегии.
- Выход на пенсию.
- Рабочие правила.
- Политика против алкоголя и наркотиков.
- Дресс-код.
- Электронная почта, телефон и Интернет.
- Вопросы конфиденциальности.
- Командировки.
- Правильное использование оборудования и материалов компании.
- Курение.
- Оценка эффективности.
- Продвижение по службе.
- Дисциплина труда.
- Увольнение.
- Компенсации.
- Аварийные ситуации.
- Безопасность.
- Blr.com