При подготовке мероприятия в кризисные времена наиболее разумным решением будет простота. Свои рекомендации по выбору правильного решения на каждом из этапов подготовки были представлены в таблице ниже.
|
Этап подготовки |
Неправильно |
Правильно |
|
Цель мероприятия |
Не определена |
Поставлена конкретная бизнес-задача: • укрепление отношений с ключевыми клиентами; • создание условий для неформального общения руководителя с сотрудниками — укрепление командного духа; • укрепление связей между сотрудниками головного офиса и филиалов и т. п. |
|
Выбор зала |
Неподходящее помещение: • слишком тесное для большого числа приглашенных (или наоборот просторное, «холодное»); • кричаще роскошное либо неуместно дешевое и т. п. |
Строго в соответствии с целью: • для общения с партнерами, клиентами — аренда зала в ресторане, бильярдном клубе; • для общения руководителя с сотрудниками — нарядно украшенный актовый зал или подготовленное к празднику помещение офиса; • для обмена опытом между сотрудниками — просторный кабинет руководителя или холл, в котором создано «открытое пространство» и т. п. |
|
Приглашение участников |
• несвоевременное оповещение (менее чем за две недели); • отсутствие пригласительных (оповещение в устной форме); • отсутствие подтверждения явки со стороны приглашенных; • отсутствие рекламы мероприятия (как минимум, внутри компании — размещение новости на корпоративном сайте, информационном стенде и т. д.) |
Своевременное оповещение (за две-три недели в письменном виде): • для сотрудников компании — эффектное объявление на информационном стенде (корпоративном сайте); • для гостей компании: партнеров, клиентов, членов семей, прочих приглашенных — открытка (экономный вариант — электронное письмо, но обязательно с праздничным оформлением); • подтверждение присутствия (позволит уточнить список присутствующих, внести соответствующие коррективы в бюджет и уточнить сумму расходов в расчете на одного человека) |
|
Презентация темы обсуждения (праздничного сюжета) |
• превращение мероприятия в скучную лекцию (слишком объемные информационные блоки); • не продумана последовательность информационной (презентация), развлекательной (шоу-программа) или развлекательной (дискотека, бальные танцы) частей мероприятия; • затягивание отдельных блоков |
• подача информации равномерными компактными блоками, которые перемежаются развлекательными паузами; • постановочное шоу с «корпоративными мотивами»; • подача информации о достижениях компании в форме фильма или слайд-шоу (каждый блок продолжительностью от 3 до 10 мин.) |
|
Угощение |
• рассадка за длинными банкетными столами (значительно ограничивает возможность свободного передвижения участников для общения); • излишнее количество алкоголя при недостаточном количестве закусок, предложение крепких спиртных напитков на жаре, в пляжных или походных условиях; • неправильная подача блюд — вынос одновременно большого количества закусок (один раз за вечер), вынос закусок во время торжественной части или представления; • несоответствие меню, стилистики кухни или подачи блюд уровню приглашенной публики |
• правильный выбор формата:
• пропорциональное соотношение количества закусок, безалкогольных и алкогольных напитков; |
|
Подарки |
Несоответствие выбора/цены подарков уровню мероприятия, статусу гостей |
Согласно формату мероприятия: • партнерам и клиентам — памятные сувениры; • успешным сотрудникам и активным участникам конкурсов — дипломы победителей и поощрительные призы; • VIP-гостям — эксклюзивные подарки |
|
Подведение итогов мероприятия |
Отсутствие критериев итоговой оценки достигнутых результатов | Системный анализ результатов, оценка достижения поставленных целей (в том числе для выявления наиболее действенных методов и применения их в будущем) |
Поделиться
