Рекомендации по организации корпоративного мероприятия

При подготовке мероприятия в кризисные времена наиболее разумным решением будет простота. Свои рекомендации по выбору правильного решения на каждом из этапов подготовки были представлены в таблице ниже.

 

Этап подготовки

Неправильно

Правильно

Цель мероприятия

Не определена Поставлена конкретная бизнес-задача:
• укрепление отношений с ключевыми клиентами;
• создание условий для неформального общения руководителя с сотрудниками — укрепление командного духа;
• укрепление связей между сотрудниками головного офиса и филиалов и т. п.

Выбор зала

Неподходящее помещение:
• слишком тесное для большого числа приглашенных (или наоборот просторное, «холодное»);
• кричаще роскошное либо неуместно дешевое и т. п.
Строго в соответствии с целью:
• для общения с партнерами, клиентами — аренда зала в ресторане, бильярдном клубе;
• для общения руководителя с сотрудниками — нарядно украшенный актовый зал или подготовленное к празднику помещение офиса;
• для обмена опытом между сотрудниками — просторный кабинет руководителя или холл, в котором создано «открытое пространство» и т. п.

Приглашение участников

• несвоевременное оповещение (менее чем за две недели);
• отсутствие пригласительных (оповещение в устной форме);
• отсутствие подтверждения явки со стороны приглашенных;
• отсутствие рекламы мероприятия (как минимум, внутри компании — размещение новости на корпоративном сайте, информационном стенде и т. д.)
Своевременное оповещение (за две-три недели в письменном виде):
• для сотрудников компании — эффектное объявление на информационном стенде (корпоративном сайте);
• для гостей компании: партнеров, клиентов, членов семей, прочих приглашенных — открытка (экономный вариант — электронное письмо, но обязательно с праздничным оформлением);
• подтверждение присутствия (позволит уточнить список присутствующих, внести соответствующие коррективы в бюджет и уточнить сумму расходов в расчете на одного человека)

Презентация темы обсуждения (праздничного сюжета)

• превращение мероприятия в скучную лекцию (слишком объемные информационные блоки);
• не продумана последовательность информационной (презентация), развлекательной (шоу-программа) или развлекательной (дискотека, бальные танцы) частей мероприятия;
• затягивание отдельных блоков
• подача информации равномерными компактными блоками, которые перемежаются развлекательными паузами;
• постановочное шоу с «корпоративными мотивами»;
• подача информации о достижениях компании в форме фильма или слайд-шоу (каждый блок продолжительностью от 3 до 10 мин.)

Угощение

• рассадка за длинными банкетными столами (значительно ограничивает возможность свободного передвижения участников для общения);
• излишнее количество алкоголя при недостаточном количестве закусок, предложение крепких спиртных напитков на жаре, в пляжных или походных условиях;
• неправильная подача блюд — вынос одновременно большого количества закусок (один раз за вечер), вынос закусок во время торжественной части или представления;
• несоответствие меню, стилистики кухни или подачи блюд уровню приглашенной публики

• правильный выбор формата:

а) легкий фуршет для партнерской встречи,
б) банкет — для создания «семейной» обстановки

• пропорциональное соотношение количества закусок, безалкогольных и алкогольных напитков;
• подача блюд организована как шоу: анимированная кухня, кухня с учетом стилистики мероприятия;
• наличие персонифицированного плана рассадки гостей за столами

Подарки

Несоответствие выбора/цены подарков уровню мероприятия, статусу гостей Согласно формату мероприятия:
• партнерам и клиентам — памятные сувениры;
• успешным сотрудникам и активным участникам конкурсов — дипломы победителей и поощрительные призы;
• VIP-гостям — эксклюзивные подарки

Подведение итогов мероприятия

Отсутствие критериев итоговой оценки достигнутых результатов Системный анализ результатов, оценка достижения поставленных целей (в том числе для выявления наиболее действенных методов и применения их в будущем)
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1