Задача: оценить кандидатов на должность офис-менеджера по следующим требованиям.
Требования к личности кандидата:
1. Самостоятельность в принятии решений
2. "Хозяйственность". В офисе должно быть уютно, аккуратно, все, что необходимо для жизнедеятельности офиса имеется в наличии
3. Ответственность в принятии решений
4. Способность организовать небольшой процесс.
Условия работы:
Представительство в России крупной инвестиционной компании. Небольшой штат, административных сотрудников, кроме офис-менеджера, нет. Прямое подчинение Главе представительства, человеку очень занятому, часто отсутствующему в офисе.
Для оценки кандидатов на данную должность мы использовали технологию группового собеседования, применяемую компанией "Бизнес Класс".
Нижеуказанный кейс был предложен 7 кандидаткам, предварительно отобранным по строгим критериям вакансии.
Кейс.
Компания задумала переезд в новый офис.
Сейчас общая площадь офиса – 150 кв.м
Будущий офис – 100 кв. м
Переезд через 3 недели.
Руководство поставило перед Вами задачу – организовать полностью весь процесс переезда.
Создайте список мероприятий по организации этого переезда, распределите эти мероприятия по времени. Время календарное – начиная с завтра.
Время на обсуждение = 10 минут. Потом кто-то один от группы озвучит общее решение.
Кейс мы даем в гурппе, чтобы лучше увидеть коммуникативные навыки кандидатов, а также во время обсуждения этого кейса мы наблюдаем за стилем общения кандидатов. Выделяем основные роли: лидер, аутсайдер, исполнитель.
С помощью этого кейса мы можем оценить заявленные выше характеристики кандидата.
1. Самостоятельность в принятии решений и Ответственность за их принятие.
Оцениваем реплики кандидатов. А также способность отстаивать свою точку зрения перед другими участниками. В репликах можно услышать, что кандидат будет искать поддержку у руководителя и часто будут фигурировать фразы о том, что нужно делать, как скажут, кто еще будет ответственным (расширяется круг лиц, с которыми захотят разделить ответственность за переезд).
Также смотрим, кто из группы будет держать слово и отвечать от имени группы. Тем самым мы смотрим, кто берет на себя ответственность. Также можно во время рассказа докладчика спрашивать его, усугубляя ситуацию о том, на сколько это разумно, уверен ли он в том, что это необходимо. В общем, подвергать скептицизму слова кандидата. Таким образом мы увидим твердость в позиции, способность держать слово, а может быть и гибкость, если критика обоснована.
2. "Хозяйственность" - внимание к деталям переезда компании.
3. Оорганизаторские способности.
В целом, даже не конкретно в этом случае, но в дискуссии всегда видно "Организатора процесса". Он, как правило, следит за временем, распределяет дискуссию, уделяя внимание разным членам группы. В этом кейсе мы можем также оценить широту мышления и способность организовать процесс более полно с учетом многих деталей.
Например, очень хорошо, если после постановки задачи именно таким контекстом (без лишних уточнений) в группе продумывают решение кейса на 3х основных областях:
1. Сотрудники - обеспечить коробками, предупредить заранее, обосновать, если надо причины переезда, снабдить новыми контактами.
2. Клиенты - организовать и проконтролировать размещение новой контактной информации о компании в Интернете. Организовать или самим исполнить предупреждение клиентов о факте переезда. Также очень хорошо, если контрагентов также предупредят.
3. Сам переезд: поиск подрядчика услуг, сам процесс переезда.
После прочтения этих трех пунктов кажется все очевидным. Однако редко при решении кейса вспоминают о клиентах, например. Обычно решение этого кейса сводится к подробному описанию того, как организовать грузчиков и снабдить сотрудников коробками.
Если во время решения кейса кандидат задумывается о важных вещах, выходящих за рамки стандартных функций, лежащих на виду в самом условии кейса это говорит о широте мышления кандидата.
В нашем случае, когда требовался самостоятельный Офис-менеджер, который сможет организовать процесс, лишний раз не привлекая внимания руководства, данный кейс помог отобрать наиболее подходящих кандидатов. Таким образом мы оценивали именно менеджерские функции кандидатов, а не способность быстро печатать или пользоваться АТС.
