Вы можете ненавидеть планирование, но все равно должны его делать

sept16-19-525746657

Некоторые из самых умных людей, которых я когда-либо встречал, с трудом убеждают себя сделать одну вещь: спланировать свою работу.

Они не знают себе равных в анализе самых разных вещей - от производственных процессов до акций и ядерных частиц. Но когда дело доходит до управления своим временем или составления плана выполнения большого проекта, они упираются. Что-то в планировании заставляет их мозг отключаться, и они в одно мгновение превращаются из блестящих в пустых.

Одна из причин, по которой эти люди испытывают трудности, заключается в том, что им может сойти с рук отсутствие планирования в течение гораздо более длительного времени, чем большинству других. Если вы обладаете определенной харизмой и способностью к зубрежке, то, возможно, вам удастся выполнить приличную работу в последний момент - или, по крайней мере, найти способ получить отсрочку. Если вы можете продолжать работать в том же духе без особых проблем, нет необходимости что-то менять.

Но по мере того, как потребности во времени возрастают - вы получаете новую работу, у вас не хватает сотрудников, вы женитесь или заводите детей, или ваше здоровье меняется - жизнь без планирования и рутины может сделать вас в лучшем случае усталым, а в худшем - несчастным. В какой-то момент вы должны решить, что создание планов и распорядка стоит потраченного времени и усилий. Исходя из моего опыта работы с клиентами, занимающимися тайм-менеджментом, вот несколько жестких истин о планировании, которые каждый человек должен принять, прежде чем двигаться дальше. Приняв их и превратив планирование в привычку, вы сможете использовать его силу для создания более счастливой, здоровой и продуктивной жизни.

Планирование вызывает боль - по крайней мере, вначале. Если у вас в мозгу очень слабые модели планирования, вы буквально почувствуете боль, когда начнете планировать. Это похоже на то, как если бы вы начали выполнять новое упражнение и прорабатывать мышцы, о которых вы даже не подозревали. Но по мере того, как вы вырабатываете привычку планировать, боль, связанная с этим, обычно уменьшается. И чем больше положительного подкрепления вы получаете, тем больше вы это делаете.

Например, Камилла Фурнье, бывший технический директор Rent the Runway, рассказала о боли и вознаграждении от планирования. Она столкнулась со стрессом и разочарованием, когда только начала планировать свои проекты, объясняя, как ее начальник препарировал ее планы - везде, где была неопределенность или риск, - и просил ее вернуться и пересмотреть их. "Это было совершенно ужасно, - говорит она, - и я чувствовала глубокое разочарование и нетерпение на протяжении всего процесса. И все же, в конце концов, мы разбили этот большой проект на составные части, и я продолжила успешно руководить значительным архитектурным изменением, которое, несмотря на всю его сложность, шло почти по графику". Память о разочаровании, связанном с планированием, прочно засела у меня в мозгу, как и память об огромном достижении, которое стало результатом этого планирования".

В некоторых случаях планирование работает лучше всего, когда вам не приходится действовать в одиночку. Рассмотрите возможность планирования крупного проекта в команде или хотя бы с одним человеком. В зависимости от размера команды и совпадения работы, можно также облегчить процесс, если разбить месячные цели на недельные планы.

Планирование занимает больше времени, чем ожидалось (как и работа). Обычно планирование своей недели занимает 30-60 минут, а планирование проекта - гораздо больше. Для тех, кто не знаком с планированием, это может показаться чрезмерным количеством времени. Но те, кто видел его силу, понимают, что один час в неделю может сделать сотни часов вдумчивой работы менее напряженными и более продуктивными.

< <

Эта статья также появляется в:


  • HBR Guide to Being More Productive

    Leadership & Managing People BOOK

  • АВТОР
  • перед последним

для каждого дополнительного автора. Без пробелов и запятых. --> 19.95 Добавить в корзину

Более того, одним из преимуществ планирования является то, что вы получаете большую ясность в том, сколько времени занимает работа на самом деле по сравнению с тем, сколько времени вы думали, что она займет. Вначале это может привести к большему разочарованию, поскольку вам придется столкнуться с тем, что реальность отличается от того, на что вы рассчитывали. Планирование также не означает, что все пойдет по плану. Но оно позволяет вам заранее узнать, если что-то пойдет не по плану, и вы сможете что-то предпринять, а не оказаться в затруднительном положении, не имея практически никаких вариантов в дальнейшем.

Все обычно идет лучше, когда вы планируете. Когда вы планируете, вы часто обнаруживаете некоторые жесткие истины о том, что потребуется для выполнения проекта или просто для того, чтобы сделать работу на этой неделе. Это может быть немного неприятно, потому что вы больше не находитесь в счастливом воображаемом мире, где есть бесконечное количество времени, вы можете сделать все сразу и сделать всех счастливыми. Но обнаружение этих фактов как можно раньше дает вам возможность быстро договориться об ожидаемых результатах или привлечь больше ресурсов для проекта. Это также помогает вам уверенно устанавливать границы и решать, чем вы будете заниматься в течение дня, поскольку вы знаете весь спектр возможностей и текущие приоритеты. Это максимизирует вашу эффективность и позволяет вам последовательно устанавливать и оправдывать ожидания.

Планирование становится канарейкой. В прошлом шахтеры приносили канареек в шахты в качестве системы раннего обнаружения. Если канарейки умирали, это было признаком того, что уровень токсичных газов повышается и шахтерам нужно выбираться наружу. Планирование может обеспечить такие же сигналы раннего предупреждения - если вы значительно отклоняетесь от намеченного плана, это признак того, что что-то не так и необходимо внести коррективы. Наличие плана и сверка с ним позволит вам заметить и внести коррективы до того, как ваши проекты или другие временные обязательства окажутся под большой угрозой.

Многие люди, которые не любят планировать, склонны быстро отказываться от планирования, полагая, что у них все под контролем. Но это посылает их по нисходящей спирали. Следить за планом и вносить в него коррективы так же важно, как и предоставлять готовый продукт - это поддерживает стабильность процесса. Если вы игнорируете канарейку, у вас больше шансов потерпеть неудачу только потому, что вы не заметили важных признаков.

Может ли планирование быть трудным? Да. Но можно ли делать его больше? Безусловно. Плата за прохождение через боль планирования может быть огромной в плане повышения продуктивности, снижения стресса и, прежде всего, намеренного согласования с тем, что наиболее важно.

Об авторе

Элизабет Грейс Сондерс - тренер по тайм-менеджменту и основатель компании Real Life E Time Coaching & Speaking. Она является автором книг Как инвестировать свое время как деньги и Божественный тайм-менеджмент. Узнайте больше на сайте www.RealLifeE.com.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
Источник: 
  • Hbr.org
Перевод: 
  • Дмитрий Л

Поделиться