Виртуальные офсайты, которые работают

Невозможно повторить опыт очного офсайта в онлайн-среде. Но при правильной подготовке, внимательном отношении к передовым методам проведения совещаний, осторожном использовании различных инструментов, некоторой репетиции и готовности экспериментировать в команде, не только возможно, но и относительно легко провести виртуальные офсайты, которые позволят вам и вашей команде продуктивно решать даже самые сложные вопросы.

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей. Чтобы получать все материалы HBR на свой почтовый ящик, подпишитесь на рассылку Daily Alert.

Отменены ли "офсайты" в обозримом будущем? В разгар нынешней пандемии рекомендации по социальному дистанцированию и ограничения на поездки сделали для организаций трудным, если не невозможным, созыв групп любого размера в своих офисах, а тем более на совещаниях за их пределами.

Не удивительно, что первоначальной реакцией большинства было отложить или отменить эти мероприятия, опасаясь, что совместная работа по телефону или видеоконференции будет не столь полезной и продуктивной, как личная встреча. Но некоторые из мясных, спорных тем, которые часто приберегают для разреженной атмосферы выездных встреч, сейчас необходимы как никогда. Поэтому нам нужно научиться проводить их виртуально, как мы это делаем с любым другим важным рабочим процессом.

Основой эффективного виртуального выездного совещания остается базовый менеджмент: четкие цели, хорошо составленная повестка дня, краткое предварительное чтение, хорошо подобранная группа участников, документированные решения, конкретные последующие шаги и т.д. Особые аспекты проведения выездных совещаний по сравнению с другими встречами рассматривались много раз, в том числе в статье нашей фирмы HBR "Выездные совещания, которые работают". Мы также представили некоторые лучшие практики проведения виртуальных совещаний в этой статье.

Но еще несколько недель назад виртуальные выездные совещания были редким исключением. Следовательно, многие руководители, созывающие или разрабатывающие такие встречи, сейчас находятся в неизведанных водах. Опираясь на наш десятилетний опыт проведения как очных, так и виртуальных оффсайтов, мы собрали несколько практик - помимо основных - которые вы можете использовать, чтобы сделать ваш оффсайт эффективным.

Подготовка к виртуальному оффсайту

Как и любой другой оффсайт - в некотором смысле даже больше, чем виртуальный - успех зависит от того, что происходит до его начала. Вот пять шагов, которые необходимо предпринять заранее:

1. Предоставьте участникам инструменты, которые им понадобятся. Подробно описано в предварительном чтении или на короткой сессии перед встречей, проинструктируйте всех, как именно установить и настроить программное обеспечение и видеотехнологии, необходимые для участия. Один клиент даже предоставил каждому участнику веб-камеру высокой четкости и дополнительный монитор, что позволило им видеть участников на одном экране, а общий документ - на другом.
2. Убедитесь, что все знают, как пользоваться технологией. Предоставьте возможность попрактиковаться в использовании всех функций, которые будут использоваться во время выездного совещания. Например, в Zoom можно организовать тестовое "лобби", чтобы участники могли ознакомиться с тем, как "поднимать руки" или использовать функцию чата.
3. Тщательно разработайте схему проведения выездного мероприятия и проведите пробный запуск. Для каждого раздела встречи начните с того, чего вы хотите достичь, набросайте эскиз каждого упражнения, изначально не зависящий от технологии, а затем подумайте, что возможно с помощью программного обеспечения. Убедитесь, что упражнения достаточно просты для наименее технологически продвинутых участников. Организаторы и ведущие собраний должны отрабатывать каждый модуль собрания именно так, как он задуман. Учитывая технологические ограничения, в виртуальной среде может быть сложнее изменить и переделать встречу "на лету", поэтому убедитесь, что у вас есть планы B и C на случай необходимости.
4. Распределите четкие роли. Как и при съемках фильма, лица, проводящие выездное мероприятие, должны четко понимать, кто и что должен делать. Кто содействует каждому разговору? Кто занимается технологиями, включая разделение экрана, мониторинг чата, обращение к участникам, которые "поднимают руки"? К кому должны обращаться участники, если у них возникнут технические трудности? Кто заменяет ведущего, если он или она сталкивается с техническими проблемами?
5. Когда есть сомнения, ограничьте размер группы. Распространенная ошибка при проведении оффсайтов - приглашение слишком большого количества участников. В виртуальной среде, где нет физических или финансовых ограничений, еще проще просто отправить ссылку, чтобы расширить список приглашенных, и, не успеете оглянуться, как у вас уже будет городское собрание, а не тщательно спланированная беседа. Используйте масштаб и цели как руководство для определения того, кто должен присутствовать.

Проведение виртуального офсайта

Великолепные офсайты требуют полного вовлечения и активного участия каждого, что оказывается еще более сложным в виртуальной среде. Руководителям оффсайтов следует учесть следующее:

1. Отобразите экран приветствия, когда люди присоединяются к встрече. Когда участники входят в систему, поприветствуйте их с помощью конкретных инструкций или напоминаний на экране, чтобы они были готовы к сессии. Например, на недавнем выездном мероприятии с использованием Zoom участников приветствовали следующим сообщением: Добро пожаловать! Пожалуйста, выйдите на полный экран (но увеличьте окно просмотра), откройте окно чата (нажав на "чат" на панели инструментов) и поднимите руку (нажав на "поднять руку" на панели инструментов).
2. Сделайте его интерактивным с самого начала. Мы рекомендуем в самом начале провести мероприятие или "ледокол", чтобы объединить участников и дать им почувствовать себя комфортно в виртуальной среде. Одна клиентка попросила каждого участника уделить одну минуту и рассказать о том, что происходило в их жизни в профессиональном и личном плане. Она выступила первой и задала тон и откровенность упражнения, рассказав о болезни близкого человека и описав, как это на нее повлияло. Другие последовали ее примеру, и сразу же группа почувствовала себя более связанной и комфортной друг с другом.
3. Установите четкие основные правила. Как и в любом другом выездном мероприятии, вам нужны основные правила. Типичные правила, которые мы используем для очных встреч, по-прежнему актуальны - вовремя возвращайтесь с перерывов, будьте откровенны и честны, формулируйте свои комментарии в заголовках, не используйте уловки, чтобы прервать собеседника, и т. д. Другие будут специфичны для виртуальных встреч - "поднимать руку" вместо того, чтобы вскакивать, оставаться на видео в течение всего времени, отключать звук, когда это возможно (но не нужно извиняться за случайный лай собаки или плач ребенка).
4. Чаще делайте перерывы. Поскольку участники сидят перед экраном в течение всего времени, мы обнаружили, что 15-минутные перерывы каждые 90 минут дают людям время для восстановления сил, решения других деловых вопросов и домашних проблем. У одного из клиентов группа ежечасно делает 60-секундный "пит-стоп", чтобы размяться, попрыгать на месте или прогуляться по гостиной.
5. Минимум презентаций, максимум обсуждений. Мы уже говорили об этом раньше, но длинные презентации могут разрушить динамику встречи. Справочная информация, по возможности, должна быть хорошо отредактирована и предоставлена заранее. Если требуется краткая презентация или обновление, используйте совместное использование экрана для показа материала, чтобы все могли следить за ходом работы.
6. Используйте технологии для максимального участия, вовлечения и интерактивности. Постоянный сбор информации во время виртуального выездного совещания имеет решающее значение, тем более что визуальные сигналы сложнее воспринимать. Функции, включенные в программное обеспечение для видеоконференций и другие легкодоступные инструменты для проведения опросов и совместной работы, предоставляют многочисленные и простые в использовании методы измерения температуры каждого и фиксации мышления участников совещания, которые выходят за рамки видения лиц и интерпретации языка тела. При правильном использовании они позволяют всем участникам легче высказать свое мнение "на столе". Вот несколько методов, которые мы использовали во время виртуальных оффсайтов:
   • Перерывы. Хотя это доступно не во всех системах, объединение участников в небольшие виртуальные группы помогает разбить день на части и обеспечивает более интимную обстановку для решения проблем. Один клиент был поражен, когда нажатием одной кнопки 20 участников совещания внезапно оказались в одной из четырех видеоконференций на пять человек, причем наши координаторы то и дело вклинивались в их беседы. После 20-минутного обсуждения своего подхода к решению проблемы и записи его на слайде PowerPoint их вернули в большую группу. Хотя перерывы должны быть хорошо спланированы (мы считаем, что заполнение общего шаблона является отличным дополнением), они могут быть такой же частью виртуального офсайта, как и традиционного.
   • Голосование. Опрашивайте людей рано и часто. Технология, встроенная в большинство систем видеоконференций, или телефонные инструменты, такие как Poll Everywhere, позволяют участникам анонимно отвечать на вопросы в режиме реального времени. Помните, что не стоит задавать только вопросы типа "да или нет". Вопросы, в которых участников просят указать, насколько они согласны с утверждением, часто по шкале от 1 (не согласен) до 5 (полностью согласен), позволяют получить больше информации о мнениях в реальности.
   • Штамповка. Аналогично тому, как вы ставите точки на настенной диаграмме во время очного выездного мероприятия, предоставление участникам возможности аннотировать или "штамповать" общий экран является мощным способом для всех участников предоставить обратную связь, указать предпочтения или определить, где у них есть вопросы. На одном из недавних выездных семинаров клиент представил слайд с 20 потенциальными продуктами и попросил каждого участника поставить штамп (в данном случае звезду) на пяти продуктах, которые организация должна реализовать в течение следующих 12 месяцев. Очень быстро стало ясно, где группа согласна, а где мнения расходятся.
   • Чат. Большинство технологий видеоконференций предлагают функцию чата. Хотя вам могут понадобиться некоторые основные правила, чтобы предотвратить неуправляемый разговор, чат предоставляет участникам дополнительную возможность высказать свое мнение всей группе или непосредственно ведущим собрания. Например, в рамках одного упражнения мы попросили участников представить новые идеи по развитию всей группе через чат, что позволило нам более эффективно составить сводный список для рассмотрения группой.
7. Сбор отзывов о сессии. Запросите отзывы участников, пока опыт еще свеж в памяти. Спросите: Возвращаясь к самому началу этой встречи, с момента получения приглашения, через опрос перед встречей, предварительное чтение, повестку дня, технологию, обсуждение: Что можно было бы улучшить? Если бы мы могли "прокрутить пленку", что бы изменилось? Затем спросите: "Что прошло хорошо? Что следует повторить? Что вам понравилось?

Невозможно повторить опыт очного офсайта в онлайн-среде. Но при правильной подготовке, внимательном отношении к передовым методам проведения совещаний, осторожном использовании различных инструментов, некоторой репетиции и готовности экспериментировать в команде, не только возможно, но и относительно легко провести виртуальные оффсайты, которые позволят вам и вашей команде продуктивно решать даже самые сложные вопросы. И вполне вероятно, что вам придется делать это еще довольно долго.

Если наши материалы помогут вам справиться с коронавирусом и другими проблемами, пожалуйста, рассмотрите возможность подписки на HBR. Покупка подписки - лучший способ поддержать создание этих ресурсов.

Об авторе

Боб Фриш - партнер-основатель Strategic Offsites Group. Постоянный автор Harvard Business Review с момента выхода в 2006 году основополагающей статьи "Off-Sites That Work", Боб написал бестселлер Who's in the Room? How Great Leaders Structure and Manage the Teams Around Them (Wiley, 2012) и соавтор книги Simple Sabotage (HarperOne, 2015). Он заработал более 10 миллионов бонусных миль, проводя стратегические встречи в 19 странах.