А ваши менеджеры любят писать должностные инструкции?

Вам, как HR-профессионалу, несомненно, приходилось сталкивать с жалобами и другими неприятными реакциями со стороны менеджеров, которые не желали работать над составлением должностных инструкций для новых позиций, а также над обновлением и обзором уже существующей документации. 

Вы знаете, что они имеют огромное значение, не так ли?

Этот вопрос был адресован менеджерам, которые только и думают о том, как бы улизнуть от написания должностных инструкций. Чак Чизмар из «CMC Compensation Group» на вебинаре о должностных инструкциях начал свое выступление с анализа следующих аргументов:

  1. Должностные инструкции имеют решающее значение для процесса рекрутинга.
  2. Они являются важнейшим элементом для оценивания производительности. Название должности может мало сказать о специфике работы, которую могут раскрыть только должностные инструкции.
  3. Они являются обязательным компонентом вашей программы вознаграждений, так как должностные инструкции помогают определять различия между видами работ.
  4. Они помогают организациям завершить оценку рыночного ценообразования, ускоряя процесс сравнения работ, предлагаемых вашей организацией и конкурентами.
  5. Они определяют структуру организации.

Вот что еще хорошего можно сказать в пользу должностных инструкций: «Рекрутеры зависят от них, компенсационные стратегии нуждаются в них, работники ожидают их получить, а также они формируют основу для развития организации и планирования преемственности. И еще один важный момент: адвокаты любят их», говорит Чизмар.

Должностные инструкции особенно важны для определения основных рабочих функций. Например, может ли человек, имеющий инвалидность, выполнять ту или иную работу. И такой вопрос является сегодня еще более актуальным, так как недавно Конгресс внес поправки в «Закон об инвалидах», которые расширяют определение инвалидности. Сотрудники, в свою очередь нуждаются в должностных инструкциях, так как именно они могут содержать четкое описание того, что необходимо делать сотруднику, а не отражают предубеждения со стороны руководителя.

Какой подход следует использовать для HR-менеджеров?

Чизмар дает следующий совет кадровикам, которые будут заниматься обучением менеджеров: «Самой важной частью должностной инструкции является цель работы, которая должна быть размещена в самом начале документа. И не поддайтесь искушению увильнуть от самостоятельного составления должностной инструкции. Все тонкости любой работы вы сможете понять только тогда, когда будете тщательно работать над документом, который ее описывает».

Менеджеры хотят, чтобы сотрудники сами составляли свои должностные инструкции? Плохая идея. Многие сотрудники верят слухам, что лучшие писатели смогут получить лучшие позиции. А другие работники, таким способом, попытаются преувеличить собственную значимость для организации. Чизмар шутит: «Все сотрудники больницы могут сказать, что их рабочие места имеют огромное значение, потому что если они будут устранены, то пациенты умрут или получат травмы». Кадровики должны обеспечить менеджеров необходимыми для составления инструкций шаблонами или форматами. «И не пытайтесь вы создать слишком объемный и детализированный шедевр», говорит Чизмар. «Обучайте менеджеров не путать задачи с обязанностями».

Для многих рабочих мест достаточно составить список обязанностей – сотрудники сами смогут решать, как лучше их выполнять. Чизмар считает, что хорошая должностная инструкция должна состоять из двух страниц и не более, с пробелами, которые менеджеры могут заполнить информацией о целях работы. Документ также должен содержать перечень должностных обязанностей и список важных задач, если это необходимо. Чизмар говорит, что в должностной инструкции должны быть изложены минимум четыре обязанности (но не более восьми). Каждое предложение начинайте с глагола (например, планировать, разрабатывать, реализовывать, координировать). Насколько это возможно, попытайтесь обойтись без слова «помогать», потому что в нем нет конкретики, кто и за какую часть процесса несет ответственность.

Что еще должно быть в должностной инструкции?

Менеджерам также следует внести в список квалификацию, которой должен обладать кандидат, а также опыт работы, образование, навыки и знания. Чизмар предупреждает, что многие менеджеры склонны преувеличивать уровень образования и профессионального опыта, необходимого для многих рабочих мест. Стремитесь ограничить опыт до минимально возможного уровня, например, три года для всех должностей, кроме руководящих или требующих технических навыков. Это может быть ошибкой требовать наличие полного высшего образования практически для всех сфер занятости, кроме научной.

Как вы можете продемонстрировать важность должностных инструкций для работы? Должны кандидаты иметь управленческий опыт? Можно ли условия труда назвать необычными? «Если да», говорит Чизмар, «опишите это в своих должностных инструкциях». Менеджеры должны обучаться написанию и/или обновлению инструкций. Чизмар советует специалистам придерживаться небольшого формата, содержащего простые инструкции, а также использовать достоверные источники для написания должностных инструкций.

Два последних совета:

1. Подготовьте менеджеров к тому, что к описанию цели они должны приступить в самом конце своей работы над должностной инструкцией.

2. Обновляйте инструкции ежегодно или каждые 18 месяцев.

Первая публикация: 2012-03-20

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Blr.com
Перевод: 
  • Татьяна Горбань
+1
0
-1