Как бы вы отреагировали, если бы в эту минуту провели аудит политики, процедур и персонала компании? Этот вопрос задал Митчел Л. Фишберг, партнер юридической фирмы «Brown Raysman Millstein Felder & Steiner», во время Конференции об обновлении Трудового законодательства.
Фишберг начал разговор об аудите документации, политик и практик, описывая ситуацию, когда он прибыл без предупреждения в офис клиента для проведения проверки. Этот клиент совсем недавно был вовлечен в длительный судовой процесс, связанный с нарушениями в области трудового права. Ему пришлось потратить много денег на свою защиту, а все из-за того, что компания очень невнимательно относилась к своей документации, а также не прикладывала достаточно усилий для разработки эффективной политики. После такого горького опыта, вы можете подумать, этот работодатель «навел порядок в своем доме». «Вовсе нет», сказал Фишберг, и это, к сожалению, относится к большинству руководителей.
Аудит занятости – это всесторонний обзор соответствующих соглашений (контрактов), кадровой политики и практики на рабочем месте, что бы убедиться, что:
1. Контракты, политики и практики соответствуют новым законам и последним тенденциям.
2. Кадровая политика по-прежнему актуальна и соответствует трудовым ресурсам компании, ее культуре и корпоративным целям.
3. Должностные инструкции являются актуальными, а сотрудники должным образом классифицированы и получают соответствующую зарплату.
4. Обязательные уведомления размещены на рабочем месте.
5. Документация ведется в соответствии с требованиями законодательства.
Проведение регулярных (как правило, ежегодных) проверок, позволяет работодателям определить проблемные области еще задолго до подачи любого иска или появления в дверях компании представителя государственного агентства. Даже небольшие компании должны проводить аудит своей политики, процедур и документации. Все организации могут работать только в соответствии с законодательством в области заработной платы, а также законов, связанных с налогами, безопасностью труда, компенсацией и страхованием от безработицы.
Во время проведения аудита Фишберг рекомендует выполнять следующие шаги:
1. Анализ личных дел, который позволяет убедиться, что основные документы, были сохранены. Например, подписанные приложения, письма с предложением работы, разрешение на проверку, подписанные трудовые договора, письменное подтверждение ознакомления со справочником сотрудника, копии служебной аттестации персонала, а также документация, связанная с дисциплинарными мерами, повышением по службе, увеличением заработной платы и т.д.
2. Обзор медицинских файлов, чтобы убедиться, что копии всех медицинских документов сохранены и находятся в отдельных, конфиденциальных файлах.
4. Проверка должностных инструкций, которые должны точно отражать текущие обязанности работника и должностные требования.
6. Подумайте, какие законы применимы для вашей организации, а также, в случае изменений в компании, какие дополнительные законы следует учитывать.
7. Пересматривайте справочник сотрудника/ кадровую политику каждый год, чтобы убедиться, что они актуальны в настоящее время.
8. Убедитесь, что необходимые уведомления размещены на рабочих местах.
9. Проанализируйте формы, такие как заявление, ознакомление со справочником сотрудника, чтобы убедиться, что они соответствуют действительности и законодательству.
10. Проведите аудит оценки производительности труда сотрудников и соответствующей документации.
На все это необходимо потратить уйму времени, как могут многие подумать.…Но игра стоит свеч. Регулярные аудиты позволят грамотному руководителю эффективно управлять работой всей компании, а также уменьшают риск подачи судебных исков.
Фишберг советует работодателям признать тот факт, что не все идут под одну гребенку, и адаптировать свою политику и процессы для удовлетворения уникальных потребностей своих организаций.
Первая публикация: 2012-03-28
- Blr.com
Поделиться
