Увеличение инноваций среди ваших удаленных сотрудников - идеи, которые стоит попробовать

Д-р Джон Салливан и Майкл Кокс

После того как ваша фирма в конечном итоге увеличит количество удаленных сотрудников до более чем 50%, ожидайте повышения производительности труда. Также ожидайте болезненного сокращения инноваций, если вы не предпримете правильных упреждающих действий. Поначалу вы можете подумать, что потеря инноваций - это вполне приемлемый компромисс. Особенно из-за значительного сокращения накладных расходов и многочисленных преимуществ удаленной работы для рекрутеров. Но это было бы ошибкой. Толчок, обеспечиваемый широким распространением инноваций, может быть единственным наиболее важным стратегическим фактором, способным вывести вашу организацию из текущего спада. Вместо того чтобы относиться к этой потере инноваций среди сотрудников, работающих на дому (WFH), как к неизбежности. В этой статье мы представляем ряд идей или действий, которые призваны минимизировать или даже устранить эти инновационные потери. 

Сначала поймите, почему "приход на работу" повышает инновационность

Недавно, в 2017 году, компания IBM, которая на протяжении десятилетий была публичным чемпионом WFH-работы, внезапно приказала своим сотрудникам начать "приходить в офис". Многочисленные организации, включая Apple, Facebook и Amazon, ранее уже приняли эту стратегию "прихода в офис". Отчасти эта стратегия была основана на данных Google и Гарварда, которые показали, что когда "разговоры за кулисами" поощряются среди быстро обучающихся сотрудников, работающих в разных командах, сотрудничество возрастает. И это сотрудничество сначала помогло усовершенствовать идеи сотрудников. Затем это сотрудничество также увеличило количество сотрудников, готовых работать над лучшими идеями, что напрямую увеличило количество реализованных идей. В качестве побочного эффекта была создана тонкая форма конкурентного давления. Это тонкое давление побуждает каждого сотрудника продолжать самостоятельное обучение передовым идеям, и потребность в новых решениях усиливается. В передовых компаниях уже недостаточно незначительно повысить эффективность процесса, чтобы сотрудники могли избежать неловкости, имея убедительные идеи, которыми можно поделиться во время каждой будущей "случайной встречи"." 

Удаленная работа имеет присущие инновациям препятствия, которые необходимо преодолеть

Устоявшаяся стратегия "приходить в офис" не по своей вине перестала быть эффективной во время пандемии. Во-первых, правила общественного дистанцирования на работе резко обособляют рабочие столы и тем самым целенаправленно сокращают возможности для совместных бесед. И, по крайней мере, на первых порах, постоянный страх подхватить вирус во время поездки на работу и во время работы будет настолько отвлекать сотрудников, что инновационное мышление может буквально остановиться. Хотя работа на дому обеспечит обстановку, свободную от страха. Необходимость полагаться на электронную почту и текстовые сообщения одновременно снизит воодушевление и уровень доверия, которые ранее возникали при личных встречах и совместной работе. Если вы рассчитываете, что ваши сотрудники, работающие на дому, будут генерировать хотя бы часть прежнего уровня инноваций, вам необходимо реализовать несколько идей-катализаторов инноваций.

Ideas To Try - Actions For Increasing Remote Worker Innovation

К сожалению, не существует единого комплексного эталонного решения, которое было бы реализовано крупной компанией. Однако существует ряд отдельных действий, которые доказали свою эффективность, когда были реализованы по отдельности. Итак, если в ваши обязанности входит стимулирование инноваций удаленных работников. Вам необходимо собрать правильную комбинацию отдельных действий, которая наилучшим образом соответствует потребностям и культуре вашей компании. Самые простые в реализации действия перечислены первыми. 

• Назначьте кого-нибудь ответственным за инновации WFH. Поскольку большинство рекомендуемых индивидуальных действий относится к сфере управления персоналом, необходимо назначить старшего сотрудника отдела персонала ответственным и подотчетным за инновации в области ВЧТ. Они должны разработать основанный на данных процесс измерения и последующего увеличения объема и качества инноваций, исходящих от удаленных работников. Затем HR должен предоставить менеджерам набор инструментов, который позволит отдельным менеджерам выбрать те действия по стимулированию инноваций, которые наиболее подходят для их команды.
• Распространите информацию об экономической ценности инноваций. Не случайно компании, которые постоянно оцениваются как серийные инновационные фирмы, также постоянно занимают первое место по рыночной капитализации (в настоящее время это Microsoft, Apple, Amazon, Alphabet и Facebook). Ваш бизнес-кейс должен начинаться с изложения элементов бизнес-кейса для постоянного перехода на "удаленную работу". Не делайте этого в одиночку, вместо этого совместно с финансовым директором разработайте и распространите собственные аргументы ROI бизнес-кейса для увеличения инноваций WFH. Приведите убедительные аргументы, чтобы все поняли, почему необходимо сосредоточиться на инновациях и каковы последствия отказа от них. Особенно в эти неспокойные времена, резкий поворот и последующее быстрое внедрение инноваций может стать самым действенным корпоративным стратегическим действием №1. Вы также можете усилить их внимание к инновациям, рассказав о том, что такие компании, как Google, обнаружили, что инноваторы производят в 300 раз больше продукции, чем средний сотрудник на той же должности.
• Сделайте инновации и поддержку инноваций целью каждого. Постановка целей - важнейший элемент успеха в любой области. Поэтому увеличение объема и скорости инноваций в нашей нестабильной среде должно стать стратегической корпоративной целью. А для того чтобы все были полностью привержены этой цели, индивидуальные цели и показатели эффективности каждой команды и каждого сотрудника должны охватывать увеличение инноваций и поддержку инновационных усилий других. Если повторяться, то инновации должны быть целью каждого. "Ничто в Facebook не является чужой проблемой". Вы повысите вероятность достижения поставленных целей, если привяжете вознаграждение к этим целям. Важно, чтобы все инновации широко отмечались, а отдельные новаторы получали признание высшего руководства.
• Понимание движущих сил инноваций. Образование также играет ключевую роль. Каждый менеджер, например, должен быть полностью ознакомлен с общим инновационным процессом и, в частности, с факторами, повышающими инновационность удаленных работников. Проблемы, с которыми привыкли сталкиваться менеджеры, включая потребности клиентов, нестабильные рынки, неопределенные результаты и обходные пути, являются основными источниками инноваций. Менеджерам необходимо осознать важный вклад двух инноваций, которые обеспечиваются обучением, сотрудничеством, весельем, случайными встречами и терпимым отношением к риску. Например, Джефф Безос подчеркнул важность принятия риска, сказав: "Чтобы изобретать, нужно экспериментировать, а если вы заранее знаете, что все получится, это не эксперимент". Неудача и изобретение - неразлучные близнецы". Компания Google выявила еще один фактор, способствующий инновациям, когда обнаружила, что расширение внутренней сети работника может значительно повысить производительность, обмен информацией и сотрудничество. Поскольку у удаленных работников нет возможности создать свою сеть лицом к лицу, им необходима прямая помощь со стороны их коллег по команде, чтобы ускорить быстрый рост их внутренней сети. Кроме того, удаленных работников следует ознакомить с дизайн-мышлением и межфункциональным/межотраслевым опылением, поскольку оба эти метода могут повысить генерацию идей. Обучение - еще один ключевой фактор, способствующий инновациям и сотрудничеству. Например, компания Microsoft улучшила обучение своих сотрудников, используя видеопортал для совместного обучения: "Цели видео - смоделировать переход к созданию обучающейся организации, вызвать диалог и побудить сотрудников рассказать о своих знаниях."
• Увеличение количества случайных встреч. Несмотря на то, что случайные встречи очень важны для сотрудничества, удаленные работники редко сталкиваются с такими случайными встречами. Однако компания Zapier активно решает эту сложную проблему удаленной работы, увеличивая количество случайных встреч между парными удаленными сотрудниками. Они планируют случайные случайные встречи сотрудников с помощью приложения Slack под названием Donut. Такие дружеские беседы помогают преодолеть барьеры между сотрудниками, работающими в разных отделах. Эти случайные встречи также важны для инноваций, потому что такие разговоры могут дать толчок новым продуктам и услугам.
• Сделать проблемы, возможности и идеи более заметными - это стимулирует инновации. Поскольку необходимость - мать изобретения, руководство должно разработать формальный процесс для активного ознакомления каждого сотрудника с основными проблемами и возможностями, с которыми сталкивается организация. Сотрудники могут использовать эту информацию, чтобы определить, в каких областях им следует сосредоточить свои инновационные усилия. Предоставление информации о потребностях заранее может быть особенно важно для удаленных сотрудников, у которых нет таких же неформальных каналов для выявления важных предстоящих проблем, как у сотрудников, работающих в офисе. Такие фирмы, как Google, предоставляют "открытый рынок идей". Это внутренний портал, на котором можно открыто делиться проблемами и потенциальными решениями и обсуждать их в электронном виде из любого места. Рынок идей компании Rite-Solutions устроен так, что "каждый может разместить идею и выставить ее в качестве "акции" на рынке под названием "Взаимное веселье". Каждый сотрудник также получает $10 000 в виртуальной валюте, чтобы "инвестировать" в любую из размещенных идей. Только в первый год на долю Mutual Fun пришлось 50 процентов роста нового бизнеса компании."
• Предоставьте больше времени для размышлений и раздумий. Лучшие компании предоставляют определенную степень свободы, но при этом активно поощряют сотрудников находить достаточно времени для обдумывания инноваций. Например, Google предлагает 20% времени, а в Facebook есть "день без встреч". К сожалению, для удаленных работников многочисленные отвлекающие факторы, связанные с работой на дому, могут означать, что без поощрения они не найдут достаточно времени для размышлений. Поэтому руководитель должен предупредить их об этом и дать им возможность использовать физические места для размышлений, которые, по мнению других, являются эффективными, включая спутниковые офисы, места для совместной работы и другие спокойные открытые пространства, где нет помех. Менеджеры также могут предложить расслабляющую музыку, йогу или медитацию для тестирования. Инновационность удаленных сотрудников также можно значительно повысить, просто поощряя каждого найти "свой основной идеальный временной блок в течение дня", когда он генерирует больше всего идей. Предоставьте им достаточную гибкость и свободу, чтобы они могли выделить этот период времени для сосредоточения на новых идеях и предотвращения проблем.
• Представьте механизмы для открытого обмена интересами сотрудников. Сотрудники в команде с большей вероятностью будут сотрудничать с теми, кто разделяет общие интересы. К сожалению, при удаленной работе широко разбросанным членам команды трудно полностью понять интересы и сферы деятельности каждого члена команды. Начните с того, что сделайте профили LinkedIn членов команды доступными для всех членов команды. Возможно, необходимо предпринять активные усилия для повышения прозрачности сотрудников. Так, потребуйте от каждого члена команды создать и периодически обновлять свой профиль "Над чем я работаю". В профиле указывается их текущая работа, текущие и новые деловые и личные интересы, хобби и любая личная информация, которой они готовы поделиться, чтобы установить более тесные связи между членами команды.
• Ускорьте время внедрения инноваций. В нашем быстро меняющемся мире часто существуют "преимущества первых". Ускорение инноваций становится критически важным. К сожалению, работа над инновационным проектом часто ограничена восемью часами обычного рабочего дня. Если в вашей команде есть сотрудники, удаленно расположенные по всему миру, вы можете ускорить процесс разработки и реализации инноваций, используя "глобальные переключения по часовым поясам". Такие передачи происходят в конце обычного рабочего дня, когда важный проект буквально передается членам команды, работающим в другом часовом поясе. А в конце следующих восьми рабочих часов работа над проектом снова передается. Такие передачи эффективно сокращают время завершения проекта на две трети. Наличие удаленных сотрудников, работающих по всему миру, также может помочь выровнять внезапные перетоки работы.
• Увеличение коммуникаций имеет решающее значение. Удаленные сотрудники менее склонны к инновациям, если они чувствуют себя изолированными. Каждый должен осознать, что расширение коммуникаций и скорость реакции членов команды имеют решающее значение. Начните с осознания того, что периодические встречи крайне важны для удаленных работников. Например, компания IBM установила, что необходимо проводить не менее трех совещаний виртуальной команды каждую неделю. А компания Gallup обнаружила, что если удаленные работники общаются со своими менеджерами по обратной связи хотя бы раз в неделю, то вероятность того, что они будут мотивированы на отличную работу, в 3 раза выше. Другая компания, Humu, общается со своими сотрудниками, используя формализованный процесс подталкивания. Она посылает конкретные персонализированные сообщения (тонкие подталкивания), чтобы мягко подтолкнуть каждого сотрудника. "Сотрудники говорят, что подталкивания помогают им выработать лучшие привычки, работать умнее и наладить контакт с коллегами. Именно поэтому люди, получающие подталкивания, в 2,4 раза чаще принимают меры, чем их коллеги, и на 8% реже покидают компанию". Microsoft использует социальный медиа-канал Yammer, потому что он позволяет руководителям взаимодействовать с сотрудниками, слушать и узнавать, что у них на уме. "На странице "Связь с генеральным директором" сотрудники могут задавать вопросы и общаться с другими сотрудниками на самые разные темы - от стратегии продукта до льгот для сотрудников. Это помогает укрепить чувство общности и создает прямую связь между сотрудниками и руководством". Microsoft также добавляет еще один подход, который применяется каждый месяц, - это виртуальное общее собрание, где на открытом форуме обсуждаются приоритеты компании, прогресс и культура. Эта встреча транслируется в прямом эфире для сотрудников по всему миру, а также доступна по запросу для сотрудников в других часовых поясах". На более детальном уровне Microsoft также собирает данные с помощью ежедневного опроса. "Ежедневный пульс", проводимый отделом по работе с персоналом, дает представление о том, как сотрудники относятся к компании, ее культуре и другим актуальным темам." 
• Сфокусированность на выполнении и устранении препятствий на пути реализации. Идеи недостаточно, потому что "инновации - это командный спорт". И идея не может оказать экономического эффекта, пока она не будет полностью реализована. Поэтому менеджерам и специалистам по инновациям необходимо систематически анализировать все крупные успехи и неудачи инноваций, чтобы выявить и затем устранить общие барьеры на пути внедрения инноваций. Минимизация этих барьеров и принятие мер по улучшению внедрения особенно важны для удаленных работников. Поскольку они изолированы от корпорации, удаленные работники с меньшей вероятностью будут знать об этих барьерах. Также имеет смысл поощрять отдельных сотрудников периодически назначать встречи "Помогите мне обойти мои препятствия". На таких встречах товарищам по команде предлагается помочь им преодолеть барьер в реализации идеи или проекта.
• Понять, как разнообразие повышает инновационность. Большинство организаций уже имеют формальные усилия по обеспечению многообразия. Однако зачастую они не полностью обеспечены ресурсами и не опираются на данные. Мы обнаружили, что многообразию уделяется повышенное внимание, как только руководители осознают, какое влияние оно может оказать на инновации. Существует несколько исследований, которые показывают его влияние на бизнес, но одно исследование штата Северная Каролина действительно показало причинно-следственную связь между разнообразием рабочей силы и ростом инноваций.
• Приоритизация инноваторов при подборе и удержании персонала. Имея доступ к правильным инструментам, менеджеры могут проактивно повысить уровень инноваций практически каждого текущего сотрудника. Однако также имеет смысл сосредоточиться на привлечении (и удержании) тех, кто уже имеет доказанный опыт инноваций во время удаленной работы. Мы много писали о как найти, нанять и удержать инноваторов, где рекомендации от ваших собственных инноваторов и бумеранг повторных наймов являются одними из самых эффективных инструментов рекрутинга. Вам также следует нацелиться на наем и удержание сотрудников, которые регулярно предполагают устаревание, поскольку такой образ мышления заставляет заблаговременно выявлять области, в которых вскоре потребуются инновации. Кстати, когда вы ищете новаторов, не обходите стороной кандидатов только потому, что они не относятся к числу лучших исполнителей. И когда вы подбираете кандидатов, осознайте, что немногие новаторы на самом деле называют себя новаторами в своих резюме или профилях. 
• Объясните всем, как технологии могут способствовать инновациям удаленных работников. Проблемы связи, изоляции и медленного реагирования, с которыми сталкиваются удаленные работники, хорошо известны. К счастью, новые технологические достижения в области коммуникаций, совместной работы в команде, прямых видеовстреч и управления проектами уже помогают уменьшить многие исторические проблемы удаленной работы. Например, эти новые, прозрачные технологические инструменты могут помочь сотрудникам учиться, когда они наблюдают, как коллеги решают проблемы, аналогичные тем, которыми сотрудники могли бы поделиться во время чашечки кофе или по электронной почте. Поскольку общение было прозрачным, другие работники тоже могли узнать, как решить проблему.  "Удаленные доски" можно использовать для проработки перегибов в инновационной идее или плане реализации в режиме реального времени. В Zapier используется общий социальный календарь, который позволяет любому человеку участвовать в удаленных социальных мероприятиях. В Maven Wave также планируют утренние встречи за чашкой кофе, обеды и счастливые часы, чтобы еще больше расширить возможности удаленного сотрудничества. Некоторые компании, в том числе Grinnel Computers, улучшают сотрудничество и командную работу среди удаленных сотрудников, играя в видеоигры вместе каждую пятницу после обеда. Даже хакатоны можно адаптировать так, чтобы удаленные работники могли играть в них важную роль.
• Используйте метрики совершенствования для постоянного повышения инновационности удаленных работников. Даже после первоначального успеха важно продолжать отслеживать как объем, так и качество инноваций в сфере ВЧТ. Ищите очаги успеха и неудач, чтобы определить основные причины. Также периодически проводите анонимные и частично анонимные опросы (когда вы можете идентифицировать команду, но не отдельного человека), чтобы выявить потенциальные проблемы и решения инноваций. Кроме того, постоянно проводите бенчмаркинг, чтобы выявить лучшие практики и инструменты удаленной работы в вашей и других отраслях.

Последние мысли

По общему мнению, недавний "вынужденный эксперимент", когда почти каждый специалист должен был работать дома, был чрезвычайно успешным. А поскольку мы прогнозируем, что проблемы, связанные с эксплуатацией свободной от вирусов офисной среды, так трудно преодолеть. Никого не должно удивлять, что скоро более 50% всех профессиональных работ будут выполняться удаленно. И если не будет разработан стратегический план. Можно также ожидать, что корпоративные инновации в этих фирмах снизятся на целых 20%. Просто потому, что никто в отделе кадров не нашел времени, чтобы разработать основанный на данных подход к повышению инновационности среди сотрудников, работающих на дому.