Управление записями: что это такое, процесс и лучшие практики

Вы можете использовать управление документами для отслеживания того, как информация создается, хранится, принимается и выбрасывается, независимо от ее формата. Узнайте больше.

Управление записями и документами необходимо для повседневной работы предприятия. Это важная часть поддержания организованности и простоты ведения бизнеса. Однако компании часто упускают из виду управление записями.

Управление записями может помочь вашему бизнесу организовать наиболее важные документы, сохранить их в безопасности, отслеживать и контролировать их, проводить аудит и анализ, а также безопасно утилизировать их, когда они больше не нужны.

В этом блоге мы обсудим, что такое управление записями, его процесс, а также лучшие практики. Давайте начнем.

Что такое управление записями?

Управление записями - это процесс отслеживания записей проекта и их правильного хранения. Это система, которая организует, планирует и отслеживает записи проекта, чтобы люди могли получить к ним доступ и использовать их в будущем. Записи - это списки деталей, которые важны для проекта и должны отслеживаться для управления проектом.

Когда вы думаете об управлении записями, вам нужно решить, какого рода информация должна храниться и как она должна храниться. Вам нужно знать, как обращаться с записями и собирать их, а также как долго их следует вести и хранить. Утилизация или защита записей также связана с внешними событиями.

Процесс управления записями

Процесс управления записями - это жизненный цикл записи, от ее создания до уничтожения или хранения в архиве. Здесь мы рассмотрим этапы процесса управления записями:

  • Идентификация и категоризация записей

Идентификация и классификация записей требует определения важных документов и информации, которые должны управляться и классифицироваться на основе их типа, содержания и важности.

  • Хранение и организация записей

Этот шаг подразумевает поиск подходящего места для хранения записей и их организацию, чтобы они были легко доступны и извлекаемы. Он может включать использование физических систем хранения, цифровых баз данных или их комбинации.

  • Сохранение и защита записей

Сохранение и защита записей подразумевает обеспечение сохранности и безопасности записей, а также их пригодности к использованию до тех пор, пока они необходимы. Это может включать использование защитных материалов для хранения, регулярное резервное копирование и другие меры предосторожности во избежание повреждения или потери.

  • Получение и использование записей

Этот этап управления записями подразумевает предоставление доступа к записям тем, кому это необходимо, и обеспечение их доступности и возможности использования в случае необходимости. Использование документов может включать инструменты поиска, индексы и другие средства, помогающие людям найти необходимую информацию.

  • Утилизация документов

Этот этап обеспечивает утилизацию устаревших документов в соответствии с любыми применимыми законами и правилами. Он может включать уничтожение бумажных документов, удаление электронных записей или другие методы утилизации.

Лучшие практики управления документацией

Некоторые документы являются критически важными для любого бизнеса. Чтобы эффективно работать в будущем, их необходимо хранить. Ниже перечислены лучшие практики управления записями:

  • Определите цели вашего бизнеса

Каждая организация должна решить, что ей нужно делать со своими записями. Это означает, что нужно посмотреть на уже существующие системы хранения и выяснить, как они используются. Это поможет понять, что понадобится в будущем.

Управление документацией должно включать четкие шаги по созданию, уничтожению и избавлению от записей. Этот процесс позволяет компаниям вести правильные юридические записи. Он также помогает компаниям вести записи в соответствии с правилами их хранения.

  • Системная идентификация и документирование записей

Основным шагом в процессе управления записями является поиск и организация записей. В большинстве случаев архивы определяют, какие записи необходимо хранить. Но в целом, любая запись, которая может быть использована для доказательства чего-либо, всегда должна храниться. Первый сложный шаг в управлении записями - это выбор того, какие из них следует поместить в архив.

  • Установление графика хранения записей

График хранения записей поможет вам избежать затрат и рисков, связанных с их потерей. Он определяет, как долго должны храниться записи. Вот график для различных видов записей:

  1. Персонал

Хранить записи о сотрудниках достаточно раз в год.

  1. Финансовые

В зависимости от типа финансовых записей, график может быть установлен на разное количество времени. Например, налоговые и бухгалтерские документы обычно требуют больше времени, чем личные документы, чтобы соответствовать правилам Налогового управления.

  1. Юридические

Как долго необходимо хранить юридические документы, зависит от типа документа и вида бизнеса.

  • Пересмотр и обновление политики управления записями

Выработать политику управления записями недостаточно. Компании должны время от времени пересматривать и обновлять свои политики по работе с записями. Это гарантирует точность, легкость поиска и конфиденциальность записей. Все записи должны храниться в месте, соответствующем установленной политике ведения документации.

  • Создание команды по управлению записями

Для достижения успеха в этой области компания должна создать специальную команду по управлению записями. Эта команда должна отвечать за учет и хранение всех документов. Кроме того, они должны обеспечить сохранность записей в течение необходимого времени. Команда также должна отвечать за избавление от старых записей, чтобы освободить место.

  • Создание простого рабочего процесса для команды

Организации следует сосредоточиться на создании рабочего процесса управления записями, чтобы вести их должным образом. Включите в рабочий процесс следующие факторы:

  1. Получение и хранение данных
  2. Хранение данных в ключевом месте компании
  3. Контроль доступа к записям.

Управление записями будет проходить гладко при организованной процедуре.

  • Выбор безопасного места

Основной частью управления записями является определение места хранения файлов организации. Найдите хорошее место для хранения документов, учитывая следующие факторы:

  1. Любое место с несколькими уровнями безопасности, например, территория посольства или банковское хранилище.
  2. Компания, например, служба облачных вычислений, которая позаботится о ваших цифровых файлах.

Правильное местоположение предотвращает нежелательный доступ к документам компании. Компании, хранящие конфиденциальные данные, должны выбрать подходящее место.

  • Отслеживание и мониторинг записей

Записи постоянно перемещаются в хранилища и из них. Документы также передаются между отделами и сотрудниками. Система мониторинга должна гарантировать, что ни один файл не будет потерян во время передачи.

Запись ежедневных организационных операций важна для разработки будущих решений и процессов. Доступ к записям необходим компании для того, чтобы определить, на правильном ли она пути. Отслеживание и мониторинг записей поможет организациям в их будущем успехе.

Вывод

Используя эффективные системы управления записями, предприятия и люди могут обеспечить, чтобы важную информацию было легко найти и получить в случае необходимости. Кроме того, эффективное управление записями может помочь уберечь важную информацию от потери или повреждения и помочь организациям следовать действующим законам и правилам.

Управление записями является ключевой частью хорошей организации бизнеса и личной жизни. Оно может помочь повысить эффективность и снизить риски. Поэтому, не откладывая, создайте его для своего бизнеса, чтобы выделиться. Обратитесь в компанию , если вам нужна помощь.

- это программное обеспечение для проведения опросов и платформа управления данными с отличными возможностями для использования. С помощью InsightHub вы сможете лучше управлять и использовать свои данные. У нас также есть инструменты управления данными, например, наша исследовательская библиотека InsightsHub.

Кроме того, эксперты всегда готовы помочь вам в управлении вашими данными. Запросите демонстрацию, чтобы узнать больше.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
Источник: 
  • questionpro
Перевод: 
  • Дмитрий Л

Поделиться