Контроль планируемых и фактических часов, затраченных на проект, является ключевым элементом эффективного управления временем. Независимо от вашей роли в проекте, понимание этой концепции может значительно повысить вашу продуктивность. В этой статье мы рассмотрим, что такое планируемые и фактические часы, как рассчитать отклонение и как использовать эту информацию для повышения эффективности работы.
Планируемые часы: Это предполагаемое количество рабочих часов, которое требуется для завершения конкретной задачи. Менеджеры проектов используют эту оценку для планирования проекта и определения сроков для клиентов. Планируемые часы могут корректироваться в зависимости от изменений во внутренних и внешних условиях, чтобы обеспечить более точный прогноз.
Фактические часы: Это общее количество часов, фактически потраченное на завершение задачи или проекта. Фактические часы являются важным показателем эффективности проекта. Проекты, требующие больше времени, чем планировалось, считаются менее эффективными. Знание фактических часов также помогает оценить планируемые часы для будущих аналогичных проектов.
Отклонение во времени:
Чтобы определить, насколько эффективно был реализован проект, необходимо рассчитать разницу между планируемыми и фактическими часами. Эта разница может показать, насколько точны были начальные прогнозы и как можно улучшить планирование в будущем.
Формула для расчета отклонения во времени:
- Отклонение во времени = Планируемые часы - Фактические часы
- Отклонение во времени (%) = [(Планируемые часы - Фактические часы) / Планируемые часы] x 100
Пример:
Если планируемые часы для проекта составляют 54, а фактические - 40, то отклонение во времени:
- Отклонение во времени = 54 - 40 = 14 часов
- Отклонение во времени (%) = [(54 - 40) / 54] x 100 = 25.92%
Положительное и отрицательное отклонение:
- Положительное отклонение: Проект завершен раньше запланированного срока. Это может означать, что команда была более эффективна, чем ожидалось.
- Отрицательное отклонение: Проект занял больше времени, чем планировалось. Это может свидетельствовать о проблемах с планированием, ресурсами или выполнением задач.
Отчет о планируемых и фактических часах:
Этот отчет является инструментом анализа, который помогает менеджерам проектов отслеживать отклонение во времени и повышать эффективность работы. Он содержит информацию о:
- Планируемом времени: Общее время, запланированное для завершения проекта.
- Фактическом времени: Общее время, потраченное на завершение проекта.
- Отклонении во времени: Разница между планируемым и фактическим временем, выраженная в часах и процентах.
- Групповом отклонении: Среднее отклонение по всем более мелким проектам, входящим в состав более крупного проекта.
Пример отчета:
Представим, что компания Велосипеды Зеленого Поля планирует изготовить 100 велосипедов. Проект разделен на четыре этапа:
| Этап | Планируемые часы | Фактические часы | Отклонение (часы) | Отклонение (%) |
|---|---|---|---|---|
| Изготовление металлических деталей | 80 | 71 | +11 | +11.25% |
| Изготовление и сборка колес | 60 | 69 | -9 | -15% |
| Создание дополнительных компонентов | 95 | 112 | -17 | -17.8% |
| Сборка велосипедов | 20 | 24 | -4 | -20% |
Групповое отклонение:
- Общее планируемое время = 80 + 60 + 95 + 20 = 255 часов
- Общее фактическое время = 71 + 69 + 112 + 24 = 276 часов
- Групповое отклонение (%) = [(255 - 276) / 255] x 100 = -8.2%
Советы по завершению проектов в планируемые сроки:
- Разделите проект на отдельные задачи: Более точное планирование становится возможным, если вы четко определите каждую задачу.
- Оптимизируйте ресурсы: После определения задач распределите ресурсы, делегируйте ответственность и установите четкие сроки для каждой задачи.
- Создайте график работы: Реалистичный график поможет сотрудникам организовать свою работу и повысить вероятность завершения задач в срок.
Используя эти советы и эффективно контролируя планируемые и фактические часы, вы можете повысить эффективность работы и повысить шансы на успешное завершение проектов в соответствии с планом.
- indeed.com
Поделиться
