Удаленная работа "навсегда" - неудержимая тенденция с потрясающей окупаемостью инвестиций

Выступление доктора Джона Салливана и Майкла Кокса

Мы переживаем то, что я называю "грандиозным экспериментом WFH".  Изначально критики работы из дома (WFH) были настроены весьма благосклонно. Однако, благодаря мощному бизнес-обоснованию, WFH теперь суждено стать "новой корпоративной нормой".

Я пишу о огромной окупаемости инвестиций в удаленную работу уже почти десять лет. И на протяжении десятилетий корпоративные менеджеры почти одинаково сопротивлялись одобрению большинства видов удаленной работы. По нашему опыту, это сопротивление было вызвано в первую очередь тем, что менеджеры привыкли работать с сотрудниками лицом к лицу.  А еще тем, что они не хотели осваивать новый подход к удаленному управлению. Многие, похоже, подсознательно верят, что физическое наблюдение за работой сотрудников каким-то образом уменьшает их безделье. Конечно, почти все сопротивление и поддержка были эмоциональными.  Никто в отделе кадров не потратил время на то, чтобы количественно оценить преимущества производительности или рассчитать окупаемость инвестиций в удаленную работу.

Данные о производительности до и после WFH изменили многие мнения 

Самые значительные изменения в удаленной работе за последние несколько лет произошли в противоположном направлении. Крупные пользователи, такие как IBM и Best Buy, резко сократили свои усилия. Затем последовали неожиданные "приказы укрыться на месте", связанные с пандемией. Было бы неуместно называть это светлым пятном. Дело в том, что эти распоряжения побудили 57% работодателей начать предлагать WFH или гибкие варианты работы.

К счастью, во время этого всплеска удаленной работы многие компании впервые использовали метрики. Впервые это позволило легко сравнить разницу в производительности "до и после" как в плане повышения производительности, так и в плане экономии средств. Например, "Наше предубеждение против работы из дома было полностью разрушено". Генеральный директор Рич Бартон ясно выразил свое влияние: "Мое личное мнение о WFH было перевернуто с ног на голову за последние 2 месяца. Я ожидаю, что это окажет долгосрочное влияние на будущее работы &#8230- и дома". В очень публичном, теперь уже знаменитом "заявлении навечно", генеральный директор Twitter Джек Дорси заявил: “Если наши сотрудники находятся в роли и ситуации, которые позволяют им работать из дома, и они хотят продолжать делать это всегда, мы сделаем это возможным.” В другом примере, директор по персоналу компании DocuSign из Сан-Франциско отметил: “Работа из дома - это отличная вещь для компании и для сотрудников, которые не хотят садиться в машины и ехать два часа на работу. Это потеря производительности. Я вижу, что в будущем это (удаленная работа) будет происходить гораздо чаще". Этот позитивный взгляд разделяют и финансовые директора. Исследование, проведенное Gartner, показало, что 74% финансовых директоров ожидают, что некоторые из их сотрудников, которые были вынуждены работать дома, продолжат работать удаленно и после окончания пандемии. Другие крупные корпорации, такие как Microsoft, Facebook, Google, Nationwide и Apple, также проанализировали свои данные о WFH и приняли решения о продолжении удаленной работы как минимум до осени. Я предсказываю, что все они вскоре станут сторонниками "вечного WFH", когда сделают переход на удаленную работу постоянным.

Топ-10 убедительных аргументов в пользу WFH-работы

Мы подсчитали, что переход на модель WFH в большинстве крупных корпораций буквально повлечет за собой сотни миллионов долларов выгоды. Эти выгоды будут иметь место в нескольких категориях воздействия на бизнес, включая повышение производительности труда, инновации, привлечение и удержание персонала. Значительная экономия на накладных расходах будет достигнута за счет сокращения дорогостоящих офисных площадей. Итак, если вы рассматриваете возможность перехода на WFH в своей корпорации, вот аргументы, которые доказали свою эффективность.

1. Почти каждый сотрудник адаптируется - хотя это подтверждается лишь анекдотическими комментариями. Один из самых распространенных негативных аргументов заключается в том, что у большинства сотрудников просто нет навыков, темперамента или возможностей для работы дома. Тем не менее, во время нынешнего принудительного подхода к работе на дому, многие компании сообщали о положительном опыте. Похоже, что при правильной поддержке почти все сотрудники и руководители смогли быстро адаптироваться к удаленной работе. Вместо того чтобы обладать фиксированным набором универсальных качеств, почти все смогли адаптироваться. Это предвещает значительное расширение практики WFH. Даже одиночество и чувство изоляции, о которых некоторые сообщали ранее, кажется, исчезают, как только буквально все начинают работать удаленно.
2. Ожидаем повышения производительности. Несколько публично опубликованных случаев предоставляют данные, показывающие, что при удаленной работе производительность не снижается, а повышается. Например, в течение десятилетий автономный подход "рабочая среда, ориентированная только на результат", опробованный компанией Best Buy, привел к повышению производительности на 35%. Компания American Express сообщила в одном документально подтвержденном сравнительном примере, что их удаленные сотрудники обработали на 26% больше звонков и сделали на 43% больше дел, чем их коллеги, работающие в офисе. В некоторых областях управления людьми для повышения производительности труда при удаленной работе не требуется особых усилий. Например, обычные прогулы на целый день, которые часто снижают продуктивность большинства "приходящих в офис" работников, значительно сокращаются при работе на дому. Конечно, снижение производительности труда, которое происходит в офисе всякий раз, когда ваши сотрудники опасаются подхватить COVID-19. Многие полагают, что производительность труда будет снижаться, когда вы работаете дома, потому что там так много отвлекающих факторов.  Оказывается, во многих случаях сотрудники гораздо больше отвлекаются в открытом рабочем пространстве, где, в отличие от вашей берлоги, нет двери, которую нужно закрывать.
3. Глобальная передача проектов позволяет работать 24/7. Производительность одного предприятия ограничена, потому что большинство сотрудников уходят домой после закрытия. Держать их на работе допоздна проблематично из-за расходов на сверхурочные и усталости сотрудников. Однако если часть вашей команды - удаленные сотрудники, работающие в разных часовых поясах по всему миру, вы можете увеличить количество времени, отведенного на проект, на две трети, используя так называемые "глобальные передачи". Запланированные переключения между часовыми поясами позволяют "передать" работу над проектом членам команды, работающим в традиционные часы в последующем часовом поясе. После восьми часов дополнительной работы проект снова передается в последний часовой пояс. В результате работа над проектом ведется круглосуточно и без выходных, без необходимости работать в ночную смену или сверхурочно. По сути, общая работа над проектом выполняется за треть календарного времени.
4. WFH добавляет легко задействуемый потенциал переполнения.  В современном неспокойном мире в течение одного делового квартала может неоднократно возникать ситуация, когда вам необходимо быстро увеличить численность рабочей силы, чтобы справиться с подъемом бизнеса. В течение того же квартала вы должны иметь возможность безболезненно сократить затраты на рабочую силу при внезапном снижении спроса. Например, такой подход к наращиванию потенциала применяется в виртуальном колл-центре компании JetBlue. Там сотрудников, работающих на дому, учат ожидать таких колебаний. Таким образом, дополнительные сотрудники колл-центра могут быть быстро и легко назначены на дополнительные или сокращенные часы. При такой модели удаленной работы с гибким графиком внезапное увеличение спроса может быть легко преодолено без необходимости постоянного найма или увольнений.
5. ВФГ значительно расширяет ваш рекрутинговый конвейер. Зачастую наибольший эффект от удаленной работы проявляется в сфере рекрутинга. Это особенно важно, поскольку в последние несколько лет поиск квалифицированных специалистов ведется по всему миру. Локальные географические таланты или дефицит навыков буквально испаряются, когда вы позволяете новым сотрудникам работать из своего дома в любой точке мира. На самом деле, ваш кадровый резерв расширится в геометрической прогрессии, как только вы перестанете искать необходимые навыки преимущественно в пределах расстояния до места работы. Да, позволяя рекрутерам работать дома, вы можете нацелиться на каждого квалифицированного специалиста в мире (который к тому же говорит по-английски). Им не нужно жить рядом или переезжать. Разрешение WFH в сочетании с действительно глобальным рекрутингом гарантирует, что вы как минимум удвоите количество кандидатов. Разрешение новым сотрудникам работать там, где они сейчас живут, устранит проблемы и расходы, связанные с переездом. Отсутствие необходимости переезда также устранит иммиграционные проблемы. Помимо отсутствия необходимости переезда, важно понимать, что возможность работать дома сама по себе может стать важным фактором привлекательности. Одно исследование, проведенное Owl Labs, показало, что более 25% работников согласились бы на 10%-ное снижение зарплаты в обмен на возможность работать удаленно. Наконец, важно отметить, что предоставление новым сотрудникам колледжей возможности работать дома значительно расширяет число университетов, из которых вы можете удаленно набирать персонал.
6. Сотрудники могут выбрать более безопасные и привлекательные районы.  Когда сотрудники знают, что у них есть надежная работа на дому, многие могут решить переехать в более привлекательное место. Например, если ваши сотрудники или новобранцы опасаются заразиться вирусом COVID-19, они могут переехать из ранее привлекательного большого города в менее подверженные вирусам просторы. После переезда им больше не придется каждый день ездить в зараженном вирусом транспорте, что может привести к снижению стресса и повышению производительности труда. Новые сотрудники могут оставаться там, где они сейчас живут. Однако любой сотрудник, которого внезапно не устраивает его физическое местоположение, может выбрать переезд в более привлекательные районы. Это могут быть районы, расположенные ближе к их родственникам, с лучшими школами, с меньшим уровнем преступности и перегруженности дорог или просто отличное место для воспитания детей или выхода на пенсию. Другие могут свободно переехать в "место, о котором всегда мечтали", рядом с горнолыжным курортом, на озере или в винодельческой стране.
7. Сотрудники МФХ могут получить более высокую относительную зарплату без повышения оклада. В дополнение к переезду в лучший населенный пункт, те, кто сейчас работает дома, могут переехать в район с низкой стоимостью жизни. Переезд в район с низкой стоимостью жизни позволяет работнику увидеть, что его зарплата становится намного больше, и в то же время снимает часть давления на компанию, заставляя ее платить больше. Вы можете информировать сотрудников, работающих на дому, о районах с низкой стоимостью жизни, в которые они могут легко переехать. Так, те, кто испытывает экономические трудности, узнают, что, продав свой нынешний дом по завышенной цене, они смогут оплатить единовременные расходы на переезд, и у них останется достаточно денег, чтобы купить дом побольше. Для тех, кто в настоящее время работает в Калифорнии или Нью-Йорке, это означает, что они могут переехать в соседний штат и, таким образом, избежать многолетних налогов на доходы и высокую недвижимость. А тем новым сотрудникам, которые не хотят переезжать, компания должна объяснить, что отсутствие необходимости ездить на работу и одеваться в офис приведет к увеличению их доходов.  Сотрудники, работающие на дому, вскоре сэкономят значительные средства на проезде (страховка автомобиля, бензин, парковка и проезд в общественном транспорте). Но они также сэкономят на посещении Starbucks, ресторанных обедах, стирке и модной одежде. По одной из оценок, экономия при ВЧТ составляет от $5000 до $8000 в год.
8. Высокие показатели удержания сотрудников при ВЧТ.  Как только сотрудники освоятся на удаленной работе, их показатели удержания часто резко возрастают. Потому что им будет очень трудно найти аналогичную работу, которая полностью поддерживает работу из дома. Они также могут оставаться дольше, потому что теперь испытывают меньше стресса без прежних поездок на работу и вирусных проблем или потому что больше времени проводят с семьей. Один из отчетов компании Cisco показал, что "работа на дому может также привести к повышению уровня удержания сотрудников" (91% респондентов оценили работу на дому как в некоторой степени или очень важную для их общей удовлетворенности)". В настоящее время Gallup сообщает, что 60% американских работников, которые выполняли свою работу из дома, предпочли бы продолжать работать удаленно как можно чаще.
9. При правильных инструментах инновации также могут расти. Сокращение традиционных случайных встреч, которые происходили только в офисе, в конечном итоге негативно скажется на сотрудничестве и инновациях. В качестве удаленной альтернативы одна фирма, Zapier, использует Donut, приложение Slack, "которое случайным образом объединяет членов команды и коллег для обсуждения случайных тем, которые могут привести к новым возможностям продукта или веселью". Планирование регулярных встреч для совместной работы и решения проблем на доске также может послужить эффективной заменой. Вы также можете повысить уровень сотрудничества, разрешив WFH-работникам посещать местные места совместной работы, поскольку это может заменить им часть утраченного сотрудничества и чувства общности. Такие компании, как Microsoft, сейчас предоставляют спутниковые офисы, которые позволяют сотрудникам работать в течение короткого времени (на защищенных серверах) в контролируемом компанией офисе, расположенном недалеко от места их проживания. WFH-работники’ с гибким графиком обычно позволяют им сосредоточить свои инновационные усилия на конкретном времени и месте, где, как они обнаружили, они генерируют самые инновационные идеи. А поскольку пик производительности мозга приходится на разное время суток, гибкая удаленная работа также позволяет каждому сотруднику планировать свою обычную нагрузку в те часы, когда он наиболее продуктивен.
10. Глобальное разнообразие улучшает ваши финансовые показатели и инновации.  Возможность подбора персонала в географических районах мира с большим разнообразием населения может значительно облегчить достижение ваших целей в области разнообразия. Разнообразие рабочей силы важно, поскольку исследование компании McKinsey показало, что компании с наиболее высоким расовым и этническим разнообразием с большей вероятностью дают более высокую, чем в среднем по отрасли, финансовую прибыль. Исследование, проведенное NC State, показало, что разнообразная рабочая сила является более инновационной, поскольку она "лучше справляется с разработкой инновационных продуктов и услуг". Такое влияние многообразия на бизнес происходит, когда вы нанимаете разнообразных и интернациональных работников, которые являются зеркальным отражением вашей клиентской базы. Понимание и сочувствие к потребностям ваших клиентов, вероятно, приведет к улучшению разработки продукции, обслуживания клиентов и продаж. Последнее преимущество многообразия заключается в том, что вы можете легче нанять больше работников с ограниченными физическими возможностями WFH. Дом, скорее всего, уже модифицирован, чтобы они могли сразу же начать работать продуктивно.

Расчет окупаемости инвестиций должен включать миллионы, сэкономленные на накладных расходах

В дополнение к 10 преимуществам, перечисленным выше, охватывающим такие области, как производительность, инновации и управление людьми: работа из дома означает, что на 50% меньше сотрудников физически работают в зданиях штаб-квартир, что мгновенно снижает потребность в недвижимости. Фактически, по оценкам Gartner, когда значительное число сотрудников работает дома, компании могут сэкономить 20% только на стоимости недвижимости. Сокращение штата сотрудников означает значительную экономию также за счет снижения арендных платежей, налогов на недвижимость и даже некоторых налогов на заработную плату. Меньше денег тратится на парковку, коммунальные услуги, питание, изменение конфигурации офиса, безопасность и частые проверки на вирус. Привлечение местной рабочей силы больше не является серьезной проблемой. Генеральный директор быстро узнает, что физические объекты, которые теперь должны располагаться в крупных городах, можно разместить в других, более дешевых районах с более мягким трудовым законодательством и меньшим количеством профсоюзов. Одна фирма оценила "экономию в 100 000 долларов на каждом неместном сотруднике, которому не пришлось переезжать и работать в одном из ее зданий."

Несколько дополнительных преимуществ WFH

В дополнение к основным преимуществам и экономии затрат, перечисленным выше, стоит отметить еще несколько существенных преимуществ. К ним относятся:

• WFH может привести к улучшению баланса между работой и личной жизнью. Удаленные сотрудники с гибким графиком обычно могут работать, учитывая семейные обязанности. В большинстве случаев можно ожидать, что работники WFH будут проводить больше времени со своей семьей. Устранение многочасовых поездок на работу также дает удаленному сотруднику больше времени для общения с семьей. В конце дня, после завершения семейных дел, многие WFH-работники готовы продолжать отвечать на сообщения, что существенно увеличивает время, в течение которого работник доступен. Более того, Cisco сообщила, что 60% времени, сэкономленного благодаря удаленной работе, тратится на работу (чистый прирост производительности), и только 40% - на личное время.
• МЧП оказывает положительное влияние на окружающую среду. Компания Global Workforce Analytics подсчитала, что еженедельная работа из дома позволяет сократить выбросы в атмосферу на 108 миллионов тонн ежегодно.
• Не ожидайте снижения уровня коммуникаций.   В большом физическом кампусе, как показывают данные, фактические встречи лицом к лицу часто, к сожалению, довольно редки. Однако с обилием новых электронных средств коммуникации, таких как Google Meet, Microsoft Teams, Slack и Zoom, нет необходимости в сокращении коммуникаций между членами команды и коллектива. Cisco сообщила, что во время "удаленной работы 83% сотрудников сообщили, что их способность общаться и сотрудничать с коллегами была такой же, как и раньше, если не лучше."
• Личные встречи все еще возможны. Работа дома или глобальная работа не означает конец встреч без использования Zoom. К счастью, случайные личные встречи могут быть запланированы на мероприятиях, которые большинство уже посещают. В том числе – презентации продукции, отраслевые мероприятия и функциональные конвенции. Иногда встречи можно проводить в аэропортах, которые оказались поблизости. Многие компании все еще готовы платить раз в год за личные встречи команды. Например, компания Qualio, имеющая 30 сотрудников по всему миру, использует свой офисный бюджет, чтобы проводить встречи несколько раз в год в разных интересных городах.
• Удаленное обучение можно поддерживать.  Необходимость эффективного обучения, обмена опытом и тренингов еще более важна для удаленных работников. Большая часть обучения должна быть электронной, даже для тех, кто физически приходит на работу. Например, удаленная/виртуальная проектная работа с частичной занятостью оказалась более эффективной, чем обучение в классе. Индивидуальные интерактивные вебинары Zoom также могут быть эффективными. Компания Salesforce преобразовала очное повышение квалификации руководителей в удаленное, а Google уже много лет использует виртуальное взаимное обучение.
• Удаленный карьерный рост должен быть в центре внимания.   Компания, которая в значительной степени полагается на WFH-сотрудников, должна активно избегать развития предвзятого отношения к сотрудникам, не находящимся в здании штаб-квартиры. Чтобы обеспечить равные возможности для карьерного роста, необходимо разработать метрики, чтобы идеи удаленных работников были полностью выслушаны. Карьерный рост также должен отслеживаться в основном для того, чтобы удаленные работники имели одинаковые возможности продвижения и роста.

Последние мысли

Когда мы рассчитываем окупаемость инвестиций в программы удаленной работы, быстро становится очевидным, что сокращение расходов на недвижимость и накладных расходов с лихвой компенсирует минимальные затраты, связанные с созданием полноценной программы работы из дома. Если вы наймете правильных работников и менеджеров, вы легко можете рассчитывать на 20-процентное увеличение производительности труда WFH-работников. Такие поразительные оценки будут получены во многих компаниях, которые были вынуждены попробовать удаленную работу в больших объемах. Мы предполагаем, что в обозримом будущем все могут ожидать постоянного потока объявлений в течение следующих нескольких месяцев о многочисленных крупных компаниях, которые решили расширить или преобразовать свою программу работы на дому в "навсегда". Мы также рады тому количеству данных, технологий и бюджетных средств, которые применяются ко всем оставшимся слабым местам WFH, таким как безопасность данных и поддержание корпоративной культуры. С применением этой методологии, основанной на данных, следует ожидать, что модель WFH станет "эталонным стандартом в течение двух лет".