Теперь может потребоваться постоянная проверка биографических данных сотрудников

Что если один из ваших сотрудников был арестован за угрозу применения оружия, а вы об этом не знали, поскольку проверяете биографию только при приеме на работу?

Как отреагирует молодая мать, работающая в вашей компании, когда узнает, что она работала вместе с недавно осужденным сексуальным маньяком? И что компания не предприняла никаких усилий, чтобы поставить ее в известность об этом.

Очевидно, что хотелось бы избежать подобных неожиданностей и связанного с ними PR-ущерба, который, вероятно, возникнет, когда общественность узнает, что ваша компания не предприняла никаких действий, чтобы немедленно вывести проблемного сотрудника из штата. В настоящее время становится все более очевидным, что надлежащим корпоративным превентивным действием для выявления проблемного поведения сотрудников вне работы является проведение постоянных проверок биографических данных сотрудников. Тем не менее в 2018 году только 11% работников были впоследствии повторно проверены  (вне связи с изменением статуса).

Если вы не знакомы с этим термином, непрерывная проверка биографических данных - это когда (после приема на работу) вы проактивно и постоянно ищете позорящие или дисквалифицирующие действия сотрудника, которые произошли за пределами рабочего места. Эти события или действия часто включают скандальные аресты/события, потерю необходимой лицензии или потерю разрешения на работу иммигранта. Благодаря таким обновлениям информации в режиме реального времени организации теперь могут быстро узнать о проблемах с текущим сотрудником, чтобы незамедлительно принять меры по изменению статуса сотрудника (когда это целесообразно) до того, как PR- или юридические проблемы выйдут из-под контроля.

Существует множество причин, по которым постоянная проверка биографий сотрудников может быть необходима

В дополнение к PR-ущербу, который может возникнуть в результате найма человека, недавно совершившего что-то спорное, существует множество других причин, по которым постоянная проверка биографий становится все более необходимой.

Имиджевый ущерб от найма проблемного работника теперь распространяется быстрее - В прошлом имиджевый ущерб от найма сотрудника с токсичным прошлым был ограничен. Однако благодаря развитию социальных сетей информация о том, что в вашей компании по-прежнему работает проблемный сотрудник, теперь распространяется быстрее и шире. Такое вирусное распространение может привести к значительно более дорогостоящему PR-ущербу для компании, если она не предпримет быстрых и адекватных действий в глазах общественности.

Другие компании уже пошли по этому пути - потому что они уже испытали на себе PR-ущерб, связанный с наймом водителя с сомнительным прошлым. Такие эталонные компании, как Uber, уже инициировали процесс постоянной проверки биографических данных своих гиг-работников. Это привело к тому, что десятки водителей были отстранены от работы. Непрерывные проверки биографических данных и лицензий уже давно распространены в здравоохранении, транспорте, школах и сфере ухода за детьми.

Ваши сотрудники ожидают, что их безопасность будет защищена - Учитывая всю негативную огласку вокруг массовых расстрелов, вполне естественно, что ваши сотрудники ожидают от руководителей принятия упреждающих мер по выявлению и устранению проблемных сотрудников. А учитывая общее увеличение числа случаев насилия с применением огнестрельного оружия и сексуальных хищников, безопасность на рабочем месте и защита от коллег с психическими проблемами теперь может стать главной задачей любого сотрудника.

Ваши клиенты ожидают, что их безопасность будет защищена - всякий раз, когда ваши клиенты, скорее всего, окажутся в неловкой ситуации с вашими сотрудниками. Имеет смысл повысить уровень их комфорта, сообщив им, что вы мгновенно отсеиваете сотрудников даже с малейшими негативными биографическими данными (как это делает Uber).

Сотрудник может потерять право на работу - На многих работах потеря или приостановка действия государственной лицензии может означать, что вы больше не можете легально нанимать человека на его текущую работу. А в случае с иммигрантами работодатель должен знать о случаях, когда работник недавно потерял право на работу в США.

Острая конкуренция при найме может увеличить количество слабых сотрудников - Также важно понимать, что вероятность найма человека, которому может потребоваться постоянная проверка биографии, увеличилась из-за дефицита кадров. Когда менеджеры по подбору персонала сталкиваются со скудным выбором кандидатов, они часто вынуждены "соглашаться" на сомнительных сотрудников.

Сейчас гораздо больше гиг-работников, о которых вы знаете меньше - Для многих компаний стало обычным делом нанимать большое количество гиг-работников и тех, кто работает удаленно. И в условиях меньшего количества взаимодействий у руководства меньше шансов узнать, не совершил ли кто-то из этих работников что-то гнусное вне работы, что, если это станет известно, может серьезно повредить имиджу вашей компании.

Непрерывные проверки биографий теперь проводить гораздо проще - Теперь большая часть необходимых биографических данных доступна в цифровом виде в Интернете. Фирме или поставщику стало гораздо проще быстро и недорого проводить непрерывные проверки биографических данных, охватывающие серьезные вопросы.

Шаги, которые следует рассмотреть

Когда вы рассматриваете возможность проведения непрерывных проверок биографических данных сотрудников, вот некоторые важные положительные и отрицательные факторы, которые следует учитывать.

Постройте бизнес-кейс для более частого мониторинга - Вместе с финансовым директором и вашим отделом управления рисками рассчитайте затраты на ущерб бренду, который может возникнуть, если ваша фирма не сразу узнает о значительных изменениях в биографии ваших сотрудников. Кроме того, подсчитайте затраты на то, чтобы "токсичный сотрудник" работал рядом с другими сотрудниками в продуктивной команде. Покажите руководителям соотношение затрат и выгод, чтобы обосновать соответствующий уровень обновляемых проверок биографических данных. Также имейте в виду, что такая практика, скорее всего, навредит подбору персонала, имиджу вашего внешнего бренда работодателя и удержанию сотрудников. В случае сомнений проведите небольшой пилотный проект в одной области занятости и посмотрите, оправдают ли первые открытия затраты на проверку биографических данных.

Приоритизация рабочих мест, наиболее нуждающихся в проверке биографических данных - Очевидно, что имеет смысл чаще проверять биографические данные на тех рабочих местах, где требуется лицензия или удостоверение. Более частые проверки биографических данных также должны быть приоритетными, если существует большая вероятность мошенничества/кражи или крупного PR-смущения.

Решите, какие области биографии следует контролировать - Наиболее часто проверяемые области биографии включают лицензии, право на работу и записи об арестах, если это уместно и разрешено законом. Вам также следует рассмотреть возможность периодической проверки благонадежности, проверки кредитоспособности, проверки полномочий, банкротства, гражданских дел/судебных решений, тестов на наркотики и поиска противоречивого политического/социального поведения в социальных сетях.

Решите, как часто вам следует проверять биографические данные - Даже если вы проводите периодические проверки раз или два в год, проверяя аресты, лицензии и социальные сети, руководители могут не знать о серьезной проблеме с сотрудником в течение многих месяцев. Поэтому, если вам нужно немедленно узнать о пагубном поведении сотрудника, постоянная проверка биографических данных может быть единственным эффективным вариантом.

Поощряйте своих сотрудников "сказать что-нибудь"- ведь ущерб от незнания о проблемном сотруднике может быть очень велик. Важно вовлечь весь коллектив в немедленное выявление сотрудников с потенциальными проблемами. Это начинается с поощрения отдельных сотрудников активно заявлять о своих проблемах (о которых руководство должно знать). Но это также включает в себя деликатный вопрос поощрения сотрудников к тому, чтобы они сообщали информацию о любых пагубных проблемах, связанных с их коллегами. Лучший способ заставить сотрудников быть более откровенными - это убедиться в том, что все знают, какой ущерб может нанести "неожиданная проблема сотрудника" для безопасности работы каждого.

Обратите внимание на вопросы конфиденциальности - Многие ваши сотрудники могут считать постоянные проверки биографии вторжением в их личную жизнь. Поэтому, независимо от того, оправданы они юридически или нет по закону о неприкосновенности частной жизни, имеет смысл тщательно и убедительно объяснить своим сотрудникам необходимость таких проверок.

Получите специальное письменное разрешение - Ошибочно полагать, что организация автоматически имеет право постоянно проверять биографию сотрудников. Даже если они дали разрешение при приеме на работу, вам потребуется отдельное письменное разрешение от них (с указанием того, что именно вы будете проверять), чтобы законно постоянно проверять биографию текущего сотрудника (особенно в Калифорнии).

Узнайте о юридических проблемах  - С юридической точки зрения хорошей практикой является информирование каждого сотрудника о любых негативных результатах постоянной проверки биографии и предоставление ему разумного шанса оспорить эти результаты. Также важно понимать, что проверка финансовой биографии должна соответствовать требованиям FCRA (Fair Credit Reporting Act) и любым соответствующим законам штата или местной страны. Нелишним будет также подсчитать, не оказали ли проверки биографических данных негативного влияния на членов групп, находящихся под защитой EEOC.

Ознакомьтесь с недостатками проверки биографических данных - Важно сразу отметить, что существует множествонедостатков, связанных с проверкой биографических данных. Также важно понимать, что не все публичные записи доступны, и нет никаких доказательств того, что поведение в социальных сетях точно предсказывает негативное поведение на рабочем месте.

Планируйте свои действия после обнаружения проблемы - Как только вы обнаружили проблему с сотрудником, вам необходим структурированный план действий. Во многих случаях может быть достаточно немедленного отстранения от работы. Однако увольнение сотрудника только из-за ареста почти всегда является юридически проблематичным. Но все же могут быть случаи ареста, когда организация просто не может больше ассоциироваться с сотрудником. В таких случаях освобождение, согласованное с сотрудником и его адвокатом (иногда с конфиденциальной оплатой), может быть самым выгодным решением для компании. В любом случае, прежде чем предпринимать какие-либо прямые действия, обязательно проконсультируйтесь со своими юристами и представителями профсоюза, чтобы быть полностью осведомленным обо всех возможных последствиях.

Последние мысли

Важно понимать, что сейчас мы работаем в крайне напряженной обстановке, когда большая часть общества цинично относится к действиям корпораций и предприятий. И в этой сверхчувствительной среде. Если немедленно не принять срочные меры в отношении сотрудника, совершившего что-то, что общественность сочтет непривлекательным, это может привести к различным убыткам - от плохого PR до бойкота продукции.

На мой взгляд, становится важным, чтобы руководители компаний активно просвещались о необходимости быть полностью осведомленными о действиях сотрудника вне работы, которые могут почти мгновенно нанести ущерб их компании. По моему опыту, наиболее эффективным инструментом для минимизации ущерба является постоянная проверка биографических данных, по крайней мере, тех сотрудников, которые работают на очень заметных или деликатных должностях.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
Источник: 
  • drjohnsullivan.com
Перевод: 
  • Valeratal
+1
0
-1