Система принятия решений DACI: Что это такое и как ее использовать

Эффективное управление проектами может помочь обеспечить, чтобы проекты превосходили ожидания клиентов и заинтересованных сторон. Система принятия решений DACI предлагает основу для выработки эффективных и действенных групповых рекомендаций в ходе проекта. Внедрение модели DACI может упорядочить процесс принятия решений и стимулировать открытую коммуникацию и сотрудничество между определенными ролями команды.

В этой статье мы определим, что такое модель DACI, объясним, как ее использовать, расскажем о некоторых преимуществах модели и дадим советы по эффективному использованию DACI.

Что такое модель принятия решений DACI?

Система принятия решений DACI - это модель, которая распределяет конкретные роли между членами команды, чтобы помочь им принимать групповые решения по проекту. Вот что означает DACI и значение каждой роли в этой системе:

• Водитель: Водитель, или менеджер проекта, является лидером всего проекта, ответственным за назначение кого-либо на роли утверждающего, вносящего вклад и информирующего.

• Утверждающий: Когда водитель принимает решение, утверждающий либо одобряет, либо накладывает вето на этот выбор. Заинтересованная сторона или клиент, как правило, утверждают результаты.

• Контрибутор: Вкладчики помогают руководителю принять решение о том, как действовать в ходе проекта. Эту должность часто занимают отраслевые эксперты или консультанты.

• Информированные: В число информированных входят другие члены организации, на работу которых влияет решение.

Как использовать модель DACI

Чтобы использовать модель DACI для принятия решений в вашей команде, можно выполнить пять шагов. Вот более подробный обзор:

1. Назначьте руководителя, который возглавит команду

Первым шагом к выполнению модели DACI является назначение водителя. Подумайте о том, чтобы выбрать руководителя проекта, обладающего такими качествами, как:

• Надежность: Важно, чтобы команда проекта доверяла водителю принимать решения от имени группы. Выберите человека, который воплощает миссию организации и отдает приоритет качественной работе.

• Умение решать проблемы: Сильные навыки решения проблем могут позволить водителю профессионально реагировать на вето утверждающего, например, и признать важность принятия критического решения. Рассмотрим сотрудника, который стремится понять проблему, прежде чем пытаться ее решить.

• Компетентность в общении с другими людьми: Компетентный коммуникатор может активно прислушиваться к советам вкладчика и утверждающего, а также других членов команды. Они также могут выражать свое мнение и демонстрировать лидерство, сохраняя при этом уважение.

• Способность правильно интерпретировать информацию: Руководители проектов, которые понимают рекомендации вкладчика, могут сделать правильный выбор для команды. Они также могут работать над интерпретацией опасений утверждающего и добиваться разъяснений.

2. Найдите соответствующую содействующую сторону

Вторым шагом в применении модели DACI является выбор эксперта, который будет выступать в качестве соавтора. Вот способы найти и назначить лучшего кандидата:

• Оцените цель проекта: Масштаб проекта может диктовать, какие знания вам потребуются для принятия успешных решений. Подумайте о том, чего вы хотите достичь в конце процесса, и о том, кто может помочь вам в этом.

• Оцените технические навыки контрибьютора: Рекомендации автора могут дополнить ваши навыки и открыть вам перспективу, которую вы, возможно, не рассматривали.

• Рассмотрите возможность привлечения группы экспертов: В модели DACI может быть несколько участников, которые помогают водителю. Наличие группы экспертов может подтвердить решения водителя.

3. Пригласите утверждающего для интерпретации групповых решений

Наем утверждающего лица - это третий этап выполнения модели DACI. Утвердители - это люди, имеющие полномочия оценивать решения, которые принимает руководитель проекта. Например, руководитель организации может наложить вето на решения, которые могут нанести ущерб компании. Кроме того, клиент, предоставивший денежные ресурсы и оборудование для проекта, может принять участие, чтобы сохранить свои ожидания. Выберите утверждающего, который может хорошо сотрудничать с водителем и вкладчиком и понимает цель проекта.

4. Установите протокол для информирования организации

После того как вы заполнили руководящие должности, четвертый шаг - определить, как доносить решения до остальных членов команды. Помните, что ваш выбор в качестве водителя может повлиять на рабочий процесс ваших коллег. Например, если вы решите продлить процесс производства на две недели, это может потребовать от отдела маркетинга приостановить рекламную кампанию, а от финансового сектора - увеличить бюджет.

Разработать стратегию распространения информации среди информированной группы. Примеры включают:

• Проведение собрания после каждого решения

• Планирование встречи один на один с каждым руководителем отдела

• Отправка массового электронного письма с четкими рабочими инструкциями

• Написание обновлений в информационном бюллетене для сотрудников

• Требовать от коллег подписывать документы, подтверждающие, что они понимают обновления

5. Установить правила для процесса принятия решений

Перед началом работы над проектом встретьтесь с утверждающим и вносящим вклад, чтобы решить, как команда планирует делать выбор для группы. Обсудите такие темы, как:

• Распознавание обстоятельств для принятия командных решений: Продумайте, какие события должны произойти, чтобы водитель проконсультировался с вкладчиком и решил, как действовать дальше, а также чтобы утверждающий подтвердил качество выбора.

• Прохождение процесса утверждения: Поинтересуйтесь, сколько времени у утверждающего есть, чтобы принять или отклонить решение. Длительное обдумывание выбора может привести к задержкам в графике проекта, поэтому может быть полезно ввести сроки, в течение которых утверждающий должен высказать свое мнение.

• Движение вперед после наложения вето: Подумайте, что произойдет, если утверждающий наложит вето на решение. Возможно, вы и автор ищете свежие доказательства, чтобы переубедить утверждающего, или требуете от утверждающего объяснить, почему он считает решение неверным.

• Отслеживание решений на протяжении всего проекта: Ведение записей о каждом обсуждении может позволить команде оценить успех своей работы после ее завершения. Найдите инструмент, который отслеживает встречи с водителем, утверждающим и вносящим вклад, например, электронные таблицы.

Преимущества модели принятия решений DACI

Распределение ролей в модели DACI может повысить эффективность проектов. Другие преимущества системы включают:

• Улучшение процессов коммуникации: Используя DACI, клиент или заинтересованная сторона может выразить свои ожидания и опасения, а менеджер проекта может принимать обоснованные решения, используя советы соавтора. Тщательное общение может прояснить вопросы, которые могут возникнуть у членов команды, и гарантировать, что все понимают цель проекта и его задачи.

• Разрешение межличностного конфликта: Предположим, утверждающий накладывает вето на решение, что вызывает разногласия в команде. Другие руководители могут разработать решение, которое учитывает интересы каждой стороны, и продуктивно двигаться вперед.

• Ведение проекта по плану: При наличии назначенного лица, принимающего решения, проект может идти по плану, позволяя команде выполнять свои задачи с четкими инструкциями.

Советы по использованию модели DACI

Изучите следующие рекомендации для получения дополнительной информации об использовании модели DACI для организационных проектов:

Инвестируйте в программное обеспечение для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектом может регистрировать данные вашей работы, включая выбор, который вы делаете, используя модель DACI. Он также может систематизировать информацию, предоставленную участниками, и распространять обновления среди информированных лиц. Инвестируйте в программное приложение, которым легко пользоваться вам и членам вашей команды. Вы можете скачать программу, которая соответствует потребностям вашей организации и может справиться с масштабами вашего проекта.

Консультируйтесь с другими при заполнении позиций DACI

Хотя назначение соавтора и утверждающего является обязанностью руководителя, может быть полезно проконсультироваться с другими коллегами о том, кто лучше всего подходит для выполнения этих ролей. Например, у одного из ваших коллег могут быть связи с консультантом, который может помочь вам в принятии решения. Другой член команды может почувствовать, что стиль общения утверждающего расставляет акценты в общении с водителем и участником проекта. Как руководитель проекта, окончательное решение о том, кого нанимать, принимаете вы, но рассмотрение точек зрения ваших коллег может быть полезным.

Назначьте несколько утверждающих лиц

Помимо нескольких участников, наличие нескольких утверждающих лиц в вашей системе DACI может упростить процесс принятия решений по сложным проектам. Делегируя задачи, подумайте о назначении ответственного за каждую важную задачу. Один утверждающий может сосредоточиться на решениях для данного шага, что может дать больше времени и сосредоточиться на утверждении положительных решений.