Руководство по предоставлению конструктивной обратной связи (с примерами)

Хорошая конструктивная обратная связь очень важна для повышения эффективности работы и развития хорошего общения на рабочем месте. Каждый член команды обладает уникальными талантами, поэтому их индивидуальные выступления могут значительно отличаться друг от друга. Конструктивная обратная связь может помочь устранить эти различия, и это полезный инструмент для коллег, который помогает друг другу учиться, находить мотивацию и улучшать отношения.

В этой статье мы даем определение конструктивной обратной связи, предлагаем руководство по предоставлению конструктивной обратной связи и приводим список примеров для ознакомления.

Что такое конструктивная обратная связь?

Конструктивная обратная связь - это беседа с сотрудником или коллегой, в которой вы излагаете проблемы, приводите конкретные примеры и обсуждаете пути улучшения. Продуктивная обратная связь - это полезная, некритичная и включающая предложения по практическим изменениям. Хорошая конструктивная обратная связь способствует достижению положительных результатов и формирует позитивную атмосферу.

Конструктивная обратная связь между коллегами также может быть полезной. Когда вы уделяете время общению друг с другом, ваши намерения и стили работы становятся ясными. Обратная связь - это позитивный способ лучше понять друг друга. Вот два типа конструктивной обратной связи, которую вы можете дать:

• Мотивационная обратная связь: Этот тип конструктивной обратной связи побуждает сотрудников продолжать добиваться хороших результатов в определенных областях или чувствовать еще большую решимость преуспеть в этой области. Такой тип обратной связи может помочь сотрудникам почувствовать себя более уверенными в своих силах.

• Обратная связь по развитию: Этот тип конструктивной обратной связи помогает направить сотрудников на правильный путь. Вы можете использовать это, чтобы побудить кого-то попробовать выполнить задачу другим способом, более эффективным.

Когда давать конструктивную обратную связь

Прежде чем давать обратную связь, постарайтесь определить, является ли она существенной (поведение, влияющее на сроки или результаты) или предпочтительной (различия в личности или стиле работы). Иногда решение проблемы предпочтения может повлиять на увлеченность человека работой. Спросите себя, может ли разговор подождать, может ли член команды решить проблему самостоятельно, без вмешательства, или это разница во мнениях. Если необходима конструктивная обратная связь, вы можете назначить официальную встречу или начать непринужденную беседу.

Как давать конструктивную обратную связь

Важно давать обратную связь таким образом, чтобы поощрять сотрудников к совершенствованию. Чтобы дать конструктивную обратную связь, рассмотрите следующие варианты:

1. Дать обратную связь лично

Важно давать обратную связь другим людям лично, чтобы вы могли ясно выразить свои мысли. Это относится как к положительным, так и к отрицательным отзывам, поскольку при личной встрече легче передать тон. Может быть уместно пригласить кого-то на встречу с помощью электронного письма, но лучше приберечь обратную связь для личных встреч.

2. Учитывайте свое эмоциональное состояние

Предлагая конструктивную обратную связь, сохраняйте спокойствие и размеренность, чтобы собеседник понял, что вы хотите быть полезным. Конструктивная обратная связь наиболее полезна, когда обе стороны открыты и готовы к спокойному обсуждению. Полезно подходить к предоставлению обратной связи в спокойной манере. При необходимости перенесите встречу на время, когда вы будете чувствовать себя расслабленно и готовы к объективному обсуждению.

3. Объявите о своих намерениях

Объясните, почему вы пригласили человека встретиться с вами. Убедитесь, что все, что вы говорите, подтверждает причину, по которой вы хотите оставить отзыв. Если вы хотите сделать комплимент, убедитесь, что он искренний.

4. Приведите конкретные примеры

Опишите свои наблюдения и любые возникшие проблемы. Используйте конкретные формулировки, например, Я заметил, что ваша работа не была внесена в групповую электронную таблицу или Я заметил, что вы пропустили два последних собрания из-за опозданий . Если у вас несколько проблем, будьте избирательны и отдавайте предпочтение тем, которые оказывают наибольшее влияние на работу. Направляйте свой отзыв на наглядные примеры, а не на цитирование многочисленных ошибок прошлого.

5. Дайте человеку возможность ответить

Позвольте другому человеку объяснить. Вы можете получить рациональное объяснение проблемы, которую вы интерпретировали по-другому. Вы можете вставлять последующие вопросы для уточнения, чтобы показать, что вы вовлечены и заинтересованы. Важно быть восприимчивым к их обратной связи и для вас, поскольку это демонстрирует вашу собственную готовность учиться на прошлых ошибках.

6. Предложите конкретные предложения или исправления

Заранее продумайте, какие решения вы хотите представить в рамках обратной связи. Будьте конкретны и предлагайте выполнимые предложения с советами о том, как их реализовать. Позвольте собеседнику предложить свой собственный подход и определить, какие конкретные изменения планирует внести работник.

7. Предложите свою помощь и поддержку в процессе внесения изменений

Подбадривайте человека и дайте ему возможность реализовать те решения, о которых вы говорили. Вы можете установить крайний срок, если это уместно, или попросить их связаться с вами в течение определенного времени для последующей встречи. Вы можете дать им почувствовать свою значимость и поддержку, показав, что разговор об обратной связи - это не единственное время, когда вы свободны.

8. Подведите итог разговора

После того, как вы все обсудили, полезно подвести итог разговора. Это гарантирует, что вы и сотрудник выйдете из разговора с одинаковым пониманием изменений, которые они планируют сделать. Вы можете использовать это резюме для дополнительного поощрения и подтверждения того, что вы готовы оказать поддержку.

Примеры конструктивной обратной связи

Вот несколько гипотетических примеров конструктивной обратной связи:

Пример 1

Ситуация: Джон часто опаздывает на работу, в результате чего он часто пропускает начало ежедневного утреннего совещания. Он не хочет срывать собрание, поэтому не приходит вообще.

Пример обратной связи: Джон, мы ценим ваш вклад в совещания. Когда вас нет рядом, нам не хватает вашей проницательности, и я беспокоюсь, что это скажется на ваших отношениях с коллегами, если вы попросите их повторить то, что мы обсуждали. Могу ли я как-то помочь вам приходить на работу вовремя??

Пример 2

Ситуация: Анна - член вашей команды по планированию мероприятий. Во время работы над важным мероприятием вы заметили, что ни одно из выполненных ею заданий не было внесено в общую электронную таблицу, поэтому вы не уверены в ее прогрессе.

Пример обратной связи: Анна, я заметила, что ваших выполненных заданий нет в электронной таблице. Я знаю, что вы много работаете, но я не уверен, какие задачи уже выполнены. Я подумал, что у вас могут возникнуть некоторые технические проблемы, с которыми я могу помочь?

Пример 3

Ситуация: Ваша работа заключается в рассылке рекламных материалов для продавцов вашей компании в преддверии торговой выставки. Один из продавцов, Билл, часто откладывает своевременную передачу вам своих материалов.

Пример обратной связи: Билл, я не был уверен, знаете ли вы, что у моего отдела есть годовой бюджет на доставку. Когда мне приходится ускорять доставку тяжелых коробок, это обходится дороже, чем компания хочет, чтобы я потратился. Можем ли мы договориться о графике, чтобы я получал ваши заявки на доставку заблаговременно до начала ваших мероприятий??