Компании принимают решение о переезде по многим причинам. Рост накладных расходов, удовлетворенность сотрудников, пространство, доступ к новым возможностям для налаживания контактов и расширение компании - все это играет роль в принятии решения о переезде.
Однако, когда дело доходит до большого переезда, вы рискуете нарушить повседневную деятельность предприятия и распорядок дня сотрудников.
В связи с этим PACK & SEND рассматривает, как компании могут осуществить плавный переход в новый офис и смягчить некоторые потенциальные "подводные камни" офисного переезда.
Бюджетирование
В рамках плана переезда необходимо составить бюджет, чтобы знать, сколько придется потратить на каждый аспект переезда и какие помещения вы можете себе позволить.
Ваш бюджет должен учитывать:
- Юридические расходы - например, наем адвокатов и переговоры о заключении договора аренды
- Коммунальные платежи - оценка ежемесячной стоимости помещения плюс счета
- Депозит и страховка
- Расходы на новое оборудование
- Наем команды по переезду и технической команды для установки мебели и оборудования - гораздо выгоднее перевезти и сохранить мебель и ИТ-оборудование, чем заменять их
При составлении бюджета опасайтесь скрытых расходов, которые часто упускаются из виду при планировании переезда, таких как осмотр помещения, гонорары агентам и расходы на страхование.
Расположение, расположение, местоположение
Ваши приоритеты при выборе места расположения офиса будут отличаться в зависимости от вашего бизнеса и сотрудников. Ключевыми факторами будут скорость интернета, транспортное сообщение, наличие парковки, местные услуги (например, рестораны и магазины) и доступность.
Вам также нужно будет решить, какие дополнительные услуги важны для вас, например, нужен ли вам меблированный или немеблированный офис, хотите ли вы жить в центре города или не против быть дальше, чтобы сэкономить на аренде. Если вам нужна индивидуальная планировка, вам нужно будет уточнить у арендодателя, какие изменения разрешено вносить.
Составьте список основных приоритетов вашего нового офиса, а какие аспекты являются необязательными - это поможет сузить круг вариантов.
Новые места также открывают возможности для налаживания контактов и роста компании. Переезд в центр города позволит вам получить доступ к большему числу талантливых сотрудников при приеме на работу.
Потратьте время на изучение нового района, ищите местные компании, с которыми вы могли бы наладить связи, либо для развития бизнеса путем совместной работы, либо для оказания услуг.
Даже если нет возможности работать вместе над проектами, создание сети единомышленников все равно полезно. Они могут выступать в качестве совета по новым идеям, помогать в решении проблем и, возможно, откроют двери для будущих связей.
Сфокусироваться на сотруднике
Переезд офиса может оказать значительное влияние на сотрудников, нарушив их жизнь и распорядок дня, поэтому при переезде важно проявлять деликатность. Объявляя о переезде, будьте откровенны и прозрачны, дайте сотрудникам достаточно времени для того, чтобы договориться о новой работе, и сообщите им, что вы готовы ответить на любые вопросы о переезде.
Если новый офис находится в другом городе или поселке, подумайте, как можно облегчить переезд для существующих сотрудников. Это может включать в себя введение гибкого графика работы, возможности удаленной работы или субсидирование поездок на новое место работы.
Сотрудники хотят чувствовать, что их ценят и что они не являются чем-то второстепенным. Исследование, проведенное компанией HAYS, показало, что 81 процент сотрудников готовы покинуть свою нынешнюю компанию, если поступит подходящее предложение, поэтому важно сделать благополучие сотрудников приоритетом, чтобы помочь вам удержать самых талантливых сотрудников.
Это может показаться очевидным, но переезд офиса не похож на сбор вещей для отпуска, и его не следует
планировать заранее
оставлять на последнюю минуту. Полный письменный план должен быть составлен за несколько недель до переезда, с указанием всех ключевых дат переезда и обязанностей каждого сотрудника.
Вам также необходимо измерить всю мебель, которую вы перевозите, чтобы спланировать, сколько транспортных средств и сотрудников вам понадобится для помощи в переезде.
Убедитесь, что все ценные вещи, например, техническое оборудование, защищены прокладками и плотно упакованы в коробки. Если у вас есть хрупкие или неудобные предметы, привлеките специалиста, который упакует их, застрахует и отправит в новый офис, вместо того чтобы грузить их в фургон или пытаться перевезти самостоятельно.
Сохранение окружающей среды
Экологическая озабоченность среди населения находится на рекордном уровне, а недавний опрос показал, что это "самый важный вопрос" для населения.
Поскольку в центре внимания находятся "углеродные следы" предприятий и "зеленая" политика, это должно стать ключевым моментом при подходе к офисному переезду. Это также дает компаниям возможность получить выгоду от управления репутацией бренда, поскольку все больше потребителей при сравнении брендов обращают внимание на экологичность.
Доступ к офису на общественном транспорте может побудить сотрудников оставить свои автомобили дома и сократить выбросы. Кроме того, офис с естественным освещением и высоким рейтингом энергоэффективности также поможет сэкономить на потреблении энергии.
Если экологичность является приоритетом для вашей организации, обратите внимание на здания с сертификатом LEED. Это показатель того, что здание было построено с эффективностью и заботой об отходах материалов.
Об авторе: Майк Райан, исполнительный директор компании PACK & SEND.
- Theundercoverrecruiter.com
Поделиться
