Руководство лидера по продуктивности команды

Представьте себе, что у вас есть команда квалифицированных, талантливых и образованных профессионалов. Каждый член команды имеет соответствующую подготовку и опыт, хорошее отношение и твердую рабочую этику. Они даже ладят друг с другом. И когда все эти части становятся на свои места, они добиваются результатов - выполняют высококачественные проекты в срок и в соответствии со спецификацией.

Проблема в том, что части не всегда становятся на свои места.

Один из членов команды обещает выполнить работу, а потом не выполняет. Он или она забывает о сроках, пропускает встречи, переписывается, теряет важные сообщения, теряет контроль над выполнением задач, а потом обильно извиняется за неизбежные промахи. Неудачи одного человека заставляют всю команду метаться. Результат - проваленные проекты, разочарованные члены команды и финансовые потери.

Знакомо?

Люди приходят на работу с различными навыками и опытом. Они умеют работать с приложениями, разрабатывать программы, создавать продукты, следить за коммуникациями, управлять ресурсами, разрабатывать стратегии или руководить людьми, но мало кто разбирается в управлении рабочими процессами, и еще меньше тех, кто проходил формальное обучение. Никто не получает степень по продуктивности.

Недавно мы попросили 1160 профессионалов рассказать нам, как индивидуальная работа влияет на продуктивность команды в их организациях. Вот что они ответили.

  • 94% имеют хотя бы одного члена команды, который часто срывает сроки.
  • 91% имеют хотя бы одного члена команды, который забывает о задачах и встречах.
  • 85% имеют хотя бы одного члена команды, который притворяется занятым, но не выполняет задания вовремя.
  • 91% имеют хотя бы одного члена команды, который тратит слишком много времени на неважные задачи.

И 9 из 10 говорят, что если хотя бы один член команды совершает любую из этих ошибок, страдает команда и организация. Снижаются моральный дух, доверие, производительность, качество, обслуживание клиентов и прибыльность.

Люди могут иметь благие намерения и богатое техническое образование, но при этом переоценивать свои возможности по управлению рабочей нагрузкой. На самом деле, мы обнаружили, что по мере увеличения ролей и обязанностей человека его методы повышения производительности начинают подводить его. Для того чтобы члены команды могли процветать в мире бесконечных задач и ресурсов, они должны выработать несколько ключевых методов повышения продуктивности.

Это хорошая новость. Приобретя всего несколько жизненно важных навыков, члены команды могут научиться эффективно выполнять работу в срок и защитить себя от ошибок и промахов. Вот несколько навыков, которые команды могут начать практиковать уже сегодня для повышения эффективности.

1. Заканчивайте действиями

В конце каждого совещания четко определите следующее действие и план последующих действий. Никогда не соглашайтесь на расплывчатый план действий, например, "Дайте мне немного поработать с этим". Вместо этого определите конкретные последующие действия, указав, кто и когда будет делать то или иное действие и кто будет следить за его выполнением. Это не только обеспечит беспрепятственное продвижение проектов, но и снизит необходимость в будущих встречах.

2. Создайте культуру фиксации

Один из самых важных, но широко игнорируемых навыков продуктивности - фиксация задач, поручений и идей в надежном инструменте, будь то блокнот, календарь или приложение. Когда члены команды последовательно фиксируют обязательства, они не только более склонны выполнять работу вовремя, но и укрепляют доверие. Когда вы фиксируете задание после обсуждения с товарищем по команде, вы даете понять, что вам не все равно. А когда члены команды видят, что вы фиксируете задания, их доверие к вам возрастает.

3. Делайте правильные вещи

Существуют три способа работы, и каждый член команды должен уделять время каждому из них.

  1. Определять работу: обрабатывать входящие, входящие и другие запросы и уточнять исходные данные для последующих действий.
  2. Выполнять заранее определенную работу: выполнять уточненные задачи из календарей или списков дел.
  3. Выполнять неопределенную работу: работать над незапланированными, нерегулярными или срочными задачами по мере необходимости.

В отсутствие границ люди склонны тратить свое время на то, что появляется раньше и громче всего, а не на ключевые приоритеты. И наоборот, когда члены команды выделяют определенное время для каждого вида работы, а в команде существует культура уважения этих границ, они завершают важные проекты и задачи.

4. Умейте говорить "нет"

Менталитет "да" даст обратный эффект в тот момент, когда ваши "да" слишком много на себя возьмут. Чтобы избежать провалов и срыва сроков, разрешите пересматривать задания или отказывать в просьбах. Но вот что важно: ведите переговоры не как жалобщик, жаждущий меньшего, а как участник, жаждущий сосредоточиться. Вместо "нет, у меня нет на это времени", сообщите о своем желании сосредоточиться на правильных приоритетах. Поддерживайте культуру, в которой члены команды ищут реальные решения, а не соглашаются на все просьбы из чувства долга. Руководители могут похвалить такое поведение, чтобы подстегнуть сосредоточенность и вовлеченность.

Производительность труда на рабочем месте - это командная работа. Чтобы повлиять на то, как члены команды делают свою работу, организации должны намеренно создать нормы для как выполняется работа. Они могут сделать это, вооружив команды проверенными навыками продуктивности. Когда члены команды имеют общее понимание того, как эффективно управлять рабочим процессом, они способствуют концентрации внимания, доверию и подотчетности. За этим следует эффективная производительность.

Об авторах: Джастин Хейл - спикер, дизайнер тренингов и мастер-тренер компании VitalSmarts, лидера в области корпоративного обучения. Он был ведущим инженером в разработке издания VitalSmarts "Getting Things Done® Training" и вел курс и выступал с основными докладами о навыках и принципах продуктивности без стресса перед клиентами и аудиториями по всей Северной Америке. Райан Тримбл - ведущий писатель в VitalSmarts. Он работает вместе с авторами и исследователями компании над выявлением и освещением тенденций в области коммуникации на рабочем месте и человеческого поведения.

.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Theundercoverrecruiter.com
Перевод: 
  • Дмитрий Л
+1
0
-1