Подотчетные лица – это работники, которым выдаются деньги из кассы на определенные цели с обязательством отчитаться об их использовании.
Основные цели выдачи денег под отчет:
- Приобретение: канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов.
- Оплата: командировочных и представительских расходов.
Правила выдачи, расходования и отчетности:
- Перечень подотчетных лиц: Утверждается руководителем.
- Выдача на командировочные расходы: Ограничивается суммами, причитающимися командированному лицу.
- Отчетность: Подотчетные лица должны отчитаться в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания срока.
- Отсутствие задолженности: Деньги выдаются только при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам.
- Передача денег: Запрещается передавать выданные деньги другому лицу.
Документальное оформление:
- Распорядительный документ: Утверждается руководителем и содержит сведения о подотчетных лицах, сроке, размере и сроке сдачи отчета.
- Расходный кассовый ордер: Оформляется при выдаче денег.
- Авансовый отчет: Представляется в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по истечении срока или со дня возвращения из командировки.
Документы для командировочных расходов:
- Приказ (распоряжение) о командировке.
- Командировочное удостоверение.
- Служебное задание и отчет о его выполнении.
Срок командировки: Определяется руководителем, но не может превышать 40 дней (без учета времени в пути).
Возмещаемые командировочные расходы:
- Проезд.
- Суточные.
- Плата за проживание.
- Прочие расходы (с разрешения работодателя).
Остаток неиспользованных средств: Сдается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Перерасход: Выдается по расходному кассовому ордеру.
Ответственность подотчетных лиц:
- Неполный пакет документов: Может привести к доначислению налогов.
- Несвоевременный отчет: Организация вправе удержать неиспользованные средства из заработной платы.
Удержание из заработной платы:
- Решение об удержании: Принимается не позднее одного месяца после окончания срока возврата.
- Размер удержаний: Не должен превышать 20% заработной платы.
- Письменное согласие работника: Необходимо.
Бухгалтерские проводки:
- Выдача денег под отчет: Дебет 71 Кредит 50.
- Возврат неизрасходованных средств: Дебет 50 Кредит 71.
- Удержание из заработной платы: Дебет 70 Кредит 73.
Важно:
- Правильное документальное оформление: Необходимо для предотвращения проблем с налоговыми органами.
- Своевременная отчетность: Важна для избежания удержаний из заработной платы.
Перечень операций по подотчету
Таблица с перечнем операций по подотчету с указанием дебета и кредита, приведенная в статье, была сокращена до 4500 знаков.
Заключение:
Расчеты с подотчетными лицами требуют внимательного документального оформления и соблюдения установленных правил. Правильное ведение расчетов с подотчетными лицами позволит избежать проблем с налоговыми органами и удержаниями из заработной платы.
Поделиться