Расчеты с подотчетными лицами: краткий обзор

Подотчетные лица – это работники, которым выдаются деньги из кассы на определенные цели с обязательством отчитаться об их использовании.

Основные цели выдачи денег под отчет:

  • Приобретение: канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов.
  • Оплата: командировочных и представительских расходов.

Правила выдачи, расходования и отчетности:

  • Перечень подотчетных лиц: Утверждается руководителем.
  • Выдача на командировочные расходы: Ограничивается суммами, причитающимися командированному лицу.
  • Отчетность: Подотчетные лица должны отчитаться в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания срока.
  • Отсутствие задолженности: Деньги выдаются только при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам.
  • Передача денег: Запрещается передавать выданные деньги другому лицу.

Документальное оформление:

  • Распорядительный документ: Утверждается руководителем и содержит сведения о подотчетных лицах, сроке, размере и сроке сдачи отчета.
  • Расходный кассовый ордер: Оформляется при выдаче денег.
  • Авансовый отчет: Представляется в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по истечении срока или со дня возвращения из командировки.

Документы для командировочных расходов:

  • Приказ (распоряжение) о командировке.
  • Командировочное удостоверение.
  • Служебное задание и отчет о его выполнении.

Срок командировки: Определяется руководителем, но не может превышать 40 дней (без учета времени в пути).

Возмещаемые командировочные расходы:

  • Проезд.
  • Суточные.
  • Плата за проживание.
  • Прочие расходы (с разрешения работодателя).

Остаток неиспользованных средств: Сдается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Перерасход: Выдается по расходному кассовому ордеру.

Ответственность подотчетных лиц:

  • Неполный пакет документов: Может привести к доначислению налогов.
  • Несвоевременный отчет: Организация вправе удержать неиспользованные средства из заработной платы.

Удержание из заработной платы:

  • Решение об удержании: Принимается не позднее одного месяца после окончания срока возврата.
  • Размер удержаний: Не должен превышать 20% заработной платы.
  • Письменное согласие работника: Необходимо.

Бухгалтерские проводки:

  • Выдача денег под отчет: Дебет 71 Кредит 50.
  • Возврат неизрасходованных средств: Дебет 50 Кредит 71.
  • Удержание из заработной платы: Дебет 70 Кредит 73.

Важно:

  • Правильное документальное оформление: Необходимо для предотвращения проблем с налоговыми органами.
  • Своевременная отчетность: Важна для избежания удержаний из заработной платы.

Перечень операций по подотчету

Таблица с перечнем операций по подотчету с указанием дебета и кредита, приведенная в статье, была сокращена до 4500 знаков.

Заключение:

Расчеты с подотчетными лицами требуют внимательного документального оформления и соблюдения установленных правил. Правильное ведение расчетов с подотчетными лицами позволит избежать проблем с налоговыми органами и удержаниями из заработной платы.

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться