Принципы Мари Кондо по наведению порядка могут помочь создать удивительно прочную основу для очистки данных компании. Когда дело доходит до наведения порядка, хотите верьте, хотите нет, но предприятия сталкиваются с той же проблемой, что и домовладельцы - хотя и в гораздо более широком масштабе и с гораздо более сложными требованиями. За годы своего существования большинство крупных предприятий накопили несколько петабайт темных данных, каждый петабайт которых эквивалентен 20 миллионам полностью заполненных четырехъярусных картотечных шкафов. Поскольку рост объема данных продолжает ускоряться, нормативные и юридические требования по контролю за этой растущей цифровой горой все более возрастают, что приводит к тому, что очистка данных становится все более актуальной задачей для бизнес-профессионалов. Авторы показывают, как следовать принципам "наведения порядка" Мари Кондо для очистки данных и управления ими, чтобы повысить эффективность аналитики.
"Я не могу найти свой школьный ежегодник. Нет, я не знаю, в какой коробке он хранился, не знаю, где эта коробка, и не помню, что еще было в ней". Звучит знакомо? Организация наших "вещей" всегда была сложной задачей - возможно, это объясняет, почему Мари Кондо стала известным человеком в искусстве наведения порядка и организации личных вещей.
Хотите верьте, хотите нет, но предприятия сталкиваются с аналогичной проблемой управления данными компании, хотя и в гораздо более широком масштабе и с гораздо более сложными требованиями. За годы своего существования большинство крупных предприятий накопили несколько петабайт "темных" данных - веб-журналов, старых электронных писем и устаревших профилей клиентов, собранных в ходе обычной работы, которые, вероятно, никогда больше не будут использоваться, причем каждый петабайт эквивалентен 20 миллионам полностью заполненных четырехъярусных картотек. Поскольку рост объема данных продолжает ускоряться, нормативные и правовые требования по контролю за этой растущей цифровой горой становятся все более жесткими, что заставляет специалистов по очистке данных поднимать вопрос об очистке данных.
Несмотря на пропасть между уборкой дома и на предприятии, вот как мы можем применить шесть правил Кондо по наведению порядка на предприятии.
Примите на себя обязательства по наведению порядка
Когда дело доходит до наведения порядка, важны предварительные обязательства. Без нее усилия, скорее всего, будут основаны и сойдут на нет. Успешная инициатива по очистке данных требует приверженности со стороны высшего руководства, включая выделение соответствующих ресурсов и бюджета. Создание комитета по управлению информацией, состоящего из различных заинтересованных сторон, представляющих юридический отдел, отдел нормативно-правового соответствия, отдел управления документацией, отдел конфиденциальности, отдел безопасности и различные бизнес-подразделения, может помочь обеспечить долгосрочный успех проекта. Заручиться поддержкой каждой из этих групп в прошлом было бы нелегкой задачей, однако новые нормативные акты о конфиденциальности данных, такие как Общий регламент защиты данных (GDPR) и Калифорнийский закон о защите прав потребителей (CCPA), повысили ставки для руководства, особенно в свете рисков коллективных судебных разбирательств в США.
Представьте себе идеальный образ жизни вашей компании
Кондо советует поставить четкие цели - без них наведение порядка может быстро потерять смысл. Наведение порядка в данных вашей компании не является исключением. Итак, поставьте перед собой конкретные цели; определите процессы и следуйте им; регулярно измеряйте прогресс; и не сворачивайте с намеченного пути. Кроме того, очень важно иметь долгосрочный план по обеспечению непрерывности после первоначального процесса очистки. В противном случае ваши данные быстро вернутся в свое естественное состояние хаоса. Это часто означает введение автоматических политик, чтобы данные постоянно очищались по мере их создания.
В первую очередь избавьтесь от ненужного
Кондо выступает за то, чтобы уделять особое внимание избавлению от ненужных элементов. Это полезный стандарт - надлежащее удаление данных должно рассматриваться как благо. Например, удаление данных перед перемещением в облако имеет большой смысл, поскольку нет смысла тратить деньги и время на перемещение "хлама". На самом деле, по оценкам Gartner, до 85% корпоративных данных являются ROT (избыточными, устаревшими, тривиальными), большую часть которых можно выявить с помощью первоначального анализа.
< <
Insight Center
-
Data & Digital Transformation
Sponsored by SAS Лучшие практики применения данных на практике.
Однако на уровне предприятия удаление должно быть оправданным. Предприятие должно установить заранее определенную политику хранения и удаления данных, обеспечив соответствие требованиям конфиденциальности, нормативным актам и политике ведения документации, а также проверив, не является ли это частью текущих судебных разбирательств или предвосхищающего сохранения.
Уборка по категориям, а не по месту
Кондо рекомендует наводить порядок по типу предметов, например, одежды, а не по комнатам. Аналогичные правила действуют и в корпоративном мире, особенно при работе с глобализованными ИТ-платформами. Если офисы по всему миру используют одну платформу данных, скажем, для электронной почты, то лучше сразу обработать все электронные письма по всему миру, чем наводить порядок во всех типах информации сразу, по странам.
Следовать правильному порядку
Кондо предлагает начинать с самой простой категории предметов для принятия решения, которой в доме является одежда, говорит она. В контексте предприятия такой подход имеет большой смысл. Сначала следует начать с более простых типов данных, таких как внутренние файловые диски или SharePoint. Затем можно заняться электронной почтой, обменом мгновенными сообщениями и данными социальных сетей, а затем перейти к более сложным средам, таким как облачные приложения, журналы, данные ERP и данные машин.
Спросите себя, "вызывает ли это радость"
Хотя, конечно, не рекомендуется использовать эмоции в качестве измерительной палочки для хранения данных, концепция вызывания радости может быть хорошо отражена в корпоративном контексте - при условии, что вы определяете "радость" как превосходные корпоративные показатели.
Аналитика является главным приоритетом для компаний; однако до 73% данных остаются неиспользованными для аналитики, часто потому, что они неуправляемы. Фактически, один из самых полезных типов аналитики остается неиспользованным: аналитика на основе текстовых данных, созданных людьми для людей, таких как электронная почта и файловые ресурсы. Очистка и управление этими данными могут повысить эффективность аналитики и дать представление о человеческой стороне бизнеса. Для высшего руководства это, безусловно, может "вызвать радость".
Применение Мари Кондо на современном предприятии
Принципы Мари Кондо по наведению порядка могут помочь создать удивительно прочную основу для очистки данных компании. Учитывая это, ИТ-лидеры и команды по управлению данными должны помнить о различиях в масштабах и сложности на предприятии, где даже простые задачи могут стать проблемой. Компании должны одновременно выполнять сложные обязательства по управлению, поэтому все действия с данными должны быть оркестрованы или унифицированы в рамках всей организации.
Технологии необходимы для того, чтобы дополнить усилия человека. Из-за огромного объема данных человек просто не в состоянии индивидуально классифицировать и применять управление к каждому документу. Именно здесь на помощь приходят технологии аналитики, искусственного интеллекта и машинного обучения, автоматизирующие категоризацию данных и управление их жизненным циклом.
Если бы технологии управления данными могли делать то же самое с физическими свитерами и ежегодниками, у Мари Кондо был бы повод для беспокойства.
Об авторе
Кон Леонг является соучредителем и генеральным директором компании ZL Technologies, Inc., поставщика программного обеспечения и облачных решений для крупных предприятий в области управления информацией и аналитики. Ранее он был соучредителем нескольких высокотехнологичных стартапов.
- Hbr.org
Поделиться
