Первые 90 дней на рабочем месте. Как организовать адаптацию новых сотрудников?

Адаптация новых сотрудников - важная составляющая успеха бизнеса. Вот несколько специальных советов, которые помогут вам организовать работу новичков в первые месяцы их пребывания в вашей компании.

Вспоминая свой первый день на рабочем месте, многие сравнивают его с первым днем в новой школе. Некоторым бывает непросто быстро влиться в новый коллектив, привыкнуть к новым обязанностям. Этот процесс представляет сложность не только для самих сотрудников, но и для менеджеров. Создав комфортные условия для новых сотрудников, вы приобретете специалистов, уверенных в своих силах и способных обеспечить успех вашего бизнеса.

"Многие компании заканчивают свою работу по адаптации новых сотрудников слишком рано", - отмечает Джон Пикольт, основатель и глава компании Watermark Consulting, расположенной в Коннектикуте.   "Представьте, что рекрутеры тщательно обхаживали вас во время интервью, старательно подталкивая к заключению контракта, однако когда вы приходите в офис, чтобы начать работу, выясняется, что офис-менеджер не предупрежден о вашем приходе, и ваш кабинет еще не подготовлен. Что бы вы ответили жене, которая вечером обязательно поинтересовалась бы, как прошел ваш первый рабочий день?"

Эксперты по работе с кадрами называют этот процесс адаптацией новых сотрудников и считают его важной составляющей личного и коллективного роста. Что же такое адаптация? Почему следует обращать на нее особое внимание? Что конкретно следует сделать за 90 дней? В этом руководстве мы найдем ответы на эти и другие вопросы.

Что такое адаптация?

Вы можете подумать, что адаптация проходит в первые 90 дней на рабочем месте и включает в себя знакомство с особенностями работы в компании и новыми коллегами.  Тем не менее, каждый специалист по кадрам наверняка имеет свое собственное определение адаптации. Многие описывают адаптацию как комплексный подход к работе с новыми кадрами, выходящий за пределы обычной адаптационной программы. План адаптации нацелен на ознакомление новых сотрудников с общими целями и задачами компании, поддержку при выполнении начальных проектов, создание позитивного настроя на успех и продуктивную работу. Конечной целью является снижение коэффициента текучести кадров.

"Новая работа - это всегда новые возможности, шанс начать все с чистого листа и изменить свою жизнь", - пишет Майкл Уоткинс, преподаватель Международного института управленческого развития (IMD), расположенного в Лозанне (Швейцария). -  Critical Success Strategies for New Leaders at All Levels. "Тем не менее, в такие моменты многие считают себя особенно уязвимыми, поскольку они зачастую не уверены, что смогут найти свое место в новом коллективе и выстроить прочные отношения с коллегами".

Зачем нужна адаптация?

По словам Рона Томаса, известного блоггера и консультанта компании StrategyFocusedHR, разработавшего чрезвычайно успешную стратегию работы с талантливыми специалистами, конечной целью является удержание сотрудников и достижение успеха. В настоящее время компании, которые заботятся об уровне удовлетворенности сотрудников, сталкиваются с определенными трудностями. Томас отмечает, что сотрудники не склонны хранить верность одному работодателю. Они стремятся повысить свою ценность и ищут компании, работа в которых позволит им приобрести нужные навыки и опыт. Именно поэтому менеджеры вынуждены получить от талантливых специалистов максимум отдачи и как можно быстрее. В результате им приходится совмещать управление с лидерством, творческий подход с жестким контролем, а нужды сотрудников с требованиями к продуктивности их труда. 

"Когда мы говорим об адаптации новых сотрудников, мы имеем в виду их удержание на рабочем месте", - говорит Томас. -  "Это невозможно без четкого плана, поскольку в противном случае менеджеры не смогут соотнести цели компании и ожидания сотрудников, что может обернуться снижением производительности, снижением уровня морали, неправильными стратегическими решениями и потерей прибыли".

Время, которое вы можете использовать для мотивации нового сотрудника, крайне ограничено. Многие исследования показывают, что первые девяносто дней играют самую важную роль в карьере вновь прибывших сотрудников. Тем не менее, процесс адаптации начинается задолго до того, как сотрудник входит в офис компании.  Вы можете повысить уровень комфорта различными способами - к примеру, организовать ужин или общее собрание, на котором новички смогут представиться и познакомиться с другими членами коллектива. Чтобы показать сотрудникам, что вы действительно заботитесь об успешности своего бизнеса и о благополучии новых сотрудников, вам придется разработать индивидуальную программу для каждого из них. Единственно верного подхода к составлению такой программы не существует, однако все они включают в себя почтовые рассылку, организацию собраний и других мероприятий.

"Правильно организованная адаптация новых сотрудников помогает увеличить продуктивность работы команды в целом и быстрее достигнуть положительных результатов", - утверждает Джордж Брадт, исполнительный директор компании PrimeGenesis, основанной в 2002г. и расположенной в Коннектикуте. -  "Неправильно организованная адаптация ведет к снижению продуктивности и профессиональным неудачам. Согласно исследованию Центра креативного лидерства, 40% руководителей высшего уровня покидают свои посты в течение первых восьми месяцев с момента трудоустройства. Если вы организовали адаптацию неправильно, риск потерпеть неудачу крайне велик. Уделите этому процессу должное внимание".

Что конкретно следует сделать?

Перед тем, как новые сотрудники выйдут на работу,  позаботьтесь о некоторых мелочах. Пошлите им приветственное письмо с выражением радости по поводу того, что ваш коллектив пополнился новыми членами. К письму приложите примерное расписание первой недели работы и документы, которые могут понадобиться. Привлеките к этому представителей отдела кадров и других сотрудников. Проверьте готовность рабочего места (работоспособность компьютера и телефона) и т.д.

В первый рабочий день   важно дать новым сотрудникам почувствовать, что вы ждали их прибытия. Брадт утверждает, что первый день чрезвычайно важен. Поприветствуйте вновь прибывших лично, пообщайтесь с ними в неформальной обстановке, представьте им новых коллег, с которыми им предстоит работать и вместе стремиться к успеху. Неформальное общение очень важно, формальные представления и официальные письма не смогут его заменить. В первый рабочий день поручите новичкам работу, связанную с их непосредственными обязанностями. К примеру, если сотрудник был принят на должность менеджера по работе с клиентами, поручите ему звонок одному из покупателей.

"В конце дня проведите небольшое совещание, чтобы убедиться, что сотрудники довольны тем, как он прошел", - советует Брадт. -  "Так вы покажете, что их мнение очень важно для вас. Предложите им взять с собой образцы продукции. К примеру, если вы производите или продаете мыло, раздайте пробные образцы, а если предоставляете бухгалтерские услуги - предоставьте памятку по ведению домашней бухгалтерии. Что бы то ни было, это поможет сотрудникам рассказать домашним о том, как прошел их первый день на работе".

По словам Томаса, в первый день желательно также обсудить долгосрочные и краткосрочные перспективы (как профессиональные, так и личные).

"Неплохо было бы сразу предложить новым сотрудникам участие в одном из проектов, чтобы они смогли внести свой вклад в общее дело", - говорит Томас. -  "Проект может быть не очень масштабным, однако и его будет достаточно для того, чтобы вовлечь новичков в рабочий процесс. После этого вы сможете поручить новичку другие обязанности, ради которых вы, собственно, его и нанимали".

Задание на первую неделю.  По прошествии первой недели сотрудник вполне освоится на новом месте и не будет испытывать особых затруднений с выполнением своих обязанностей. В это время он должен быть знаком со всеми коллегами (в своем отделе и за его пределами), заводить по меньшей мере один новый бизнес-контакт в день и не бояться обратиться к руководителю с вопросом. По словам Пикольта, в первую неделю будет уместно устроить неформальную встречу, на которой коллектив сможет перекусить и обсудить достижения нового члена команды.

Томас рекомендует раздать анкеты, в которых новички могли бы высказать свои впечатления по поводу первой недели работы. Попросите их оценить по пятибалльной шкале проведенную менеджером работу по адаптации, заданию целей, мотивации. Удалось ли им почувствовать себя частью коллектива? Понять организационные принципы работы в компании? Наладить связь с руководством? Изучение ответов даст вам возможность проанализировать политику компании и оценить прогресс по сравнению с предыдущими программами адаптации.

15 дней, плановые мероприятия.  "По прошествии 15 дней менеджер должен отследить прогресс каждого вновь прибывшего сотрудника в соответствии с целями, обозначенными при приеме", - говорит Томас.  Менеджер также может помочь решить возникшие проблемы и таким образом повысить шансы на успех.  

30 дней, проверка. За месяц работы в компании новый сотрудник должен понять принципы ее функционирования.  Не следует ожидать глубокого понимания всех тонкостей бизнеса, однако вам следует поощрять стремление узнать как можно больше.

"Сотрудники, в особенности те, кто пришел в компанию недавно, должны участвовать как в крупных, так и в мелких проектах", - утверждает Брадт. -  "Не следует загружать новых сотрудников масштабными задачами, позвольте им начать с чего-нибудь попроще".

45 дней. Многие исследователи считают, что за 45 дней сотрудники успевают полностью адаптироваться. К этому же сроку значительная их часть (около 20%) покидает рабочие места.  Самое время оценить не только степень адаптации новых сотрудников, но и степень их удовлетворенности работой. По результатам работы над мелкими проектами можно оценить производительность труда и перспективы в работе над более крупными проектами. Такой анализ поможет дольше удерживать сотрудников на рабочих местах.

90 дней. По прошествии 90 дней сотрудник больше не считается новичком (как правило, к этому моменту заканчивается испытательный срок), и работодатель может всерьез задуматься о результатах, достигнутых приобретенным специалистом.

На чем следует сосредоточить внимание?

В зависимости от типа компании и обязанностей, которые вы планировали поручить новому сотруднику, приоритеты могут меняться. Тем не менее, при работе с новыми сотрудниками менеджер любой компании должен сосредоточиться на следующих моментах:

1.     Не забывайте общаться с новичком, справляться о состоянии дел, приглашать пообедать или выпить кофе, даже если в компании нет столовой, и вам приходится обедать за рабочим столом.

2.     Не забывайте о "политике открытых дверей". Убедитесь, что все сотрудники могут в случае необходимости  обсудить с вами свои проблемы или получить совет.

3.    Запланируйте участие новичка как в долгосрочных, так и в краткосрочных проектах. Большинство новых сотрудников испытывает острое желание внести свой вклад в общее дело. Не поручайте новичкам выполнение крупных проектов, за исключением тех случаев, когда их работа действительно может принести компании ощутимую пользу.

4.     В дополнение к обычным собраниям, которые проводятся по установленному графику, попросите непосредственного начальника нового сотрудника составить отчет по итогам проделанной работы.

5.     Выделите средства на проведение корпоративного вечера или простого чаепития. Общение в неформальной обстановке сплотит коллектив и поднимет командный дух.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
Источник: 
  • Inc.com
Автор перевода: 
  • Айрапетова Ольга
+1
0
-1