Пропустить встречу на работе – неприятная ситуация. Но иногда это неизбежно из-за личных причин, отпуска, болезни или непредвиденных обстоятельств. Важно знать, как правильно сообщить о своём отсутствии, чтобы не вызвать недовольства у коллег и руководства.
Когда необходимо писать письмо-извинение?
В некоторых компаниях требуется документальное подтверждение отсутствия на работе, например, письмо или электронное сообщение.
Вот несколько ситуаций, когда письмо-извинение будет уместным:
- Болезнь или медицинские причины. Если вы заболели и не можете присутствовать на собрании, напишите письмо с извинениями, объяснив причину отсутствия. В случае плановой операции или длительной болезни сообщите об этом заранее своему руководителю или специалисту по кадрам.
- Работа в суде присяжных. Если вы получили повестку в суд присяжных, предупредите свою команду и руководителя. Напишите письмо с извинениями, указав дату и время вашего отсутствия.
- Школьные мероприятия. Если у вас есть дети и вам необходимо отпроситься с работы, чтобы присутствовать на их школьных мероприятиях, заранее уточните у своего руководителя возможность использовать отпуск. Напишите письмо с извинениями, указав дату и время мероприятия.
- Отпуск в связи с тяжелой утратой. Если в вашей семье произошла смерть, вы можете взять отгул для оказания помощи близким. В этом случае напишите письмо с извинениями, указав дату и время вашего отсутствия, а также по возможности, контактную информацию.
- Голосование. В некоторых случаях работодатели предоставляют сотрудникам отгулы для голосования. Если вы планируете воспользоваться этой возможностью, заранее узнайте у своего менеджера, как правильно оформить отпуск.
Как написать письмо-извинение?
- Включите информацию о собрании. В теме письма укажите дату, ваше имя и название собрания, на котором вы не можете присутствовать.
- Адресуйте письмо соответствующим образом. Убедитесь, что ваше письмо адресовано всем соответствующим лицам, например, вашему руководителю, менеджеру, организатору встречи или специалисту по кадрам.
- Сохраняйте профессионализм. Пишите кратко и четко, не вдаваясь в подробности. Извинись за пропущенное собрание, объясните причину отсутствия, поблагодарите за понимание и завершите письмо.
- Предложите дополнительную информацию. Если необходимо, приложите к письму справку от врача, повестку в суд или другое подтверждение.
- В конце поставьте свою подпись. Укажите свою должность и контактную информацию.
Примеры писем-извинений:
Пример 1:
Тема: Отсутствие на собрании по маркетингу, 23 марта
Уважаемая Бриттани,
Позвольте мне извиниться за то, что не смогу присутствовать на собрании по маркетингу, которое состоится в эту пятницу, 23 марта. Я работаю в суде присяжных, но попросил Чарльза прислать мне протокол заседания, чтобы я мог наверстать упущенное. К этому письму я приложил копию повестки о вызове в суд присяжных.
Спасибо за понимание,
С уважением,
Рейна Тейлор
Пример 2:
Тема: Отсутствие на конференции по доходам, 15 января
Уважаемый Майкл,
Приношу свои извинения за то, что не смогу присутствовать на сегодняшней конференции по доходам всей компании. К сожалению, я заболел. Я посетил врача сегодня утром и подтвердил повторный прием на понедельник, если мне не станет лучше. Я также поговорил с Марией, чтобы попросить ее присылать мне записки и забирать все необходимое из офиса.
Спасибо за ваше понимание и поддержку.
Искренне,
Стивен Хаймс
Важно помнить:
- Напишите письмо как можно раньше, чтобы ваши коллеги могли скорректировать свои планы.
- Будьте честны и кратки в своем объяснении.
- Предложите свою помощь, чтобы компенсировать свое отсутствие, например, запросите протокол совещания или предложите выполнить задачу, которую вы пропустили.
Следуя этим советам, вы сможете успешно сообщить о своем отсутствии на работе и избежать недоразумений.
- indeed.com
Поделиться
