Отслеживание деловых расходов - это важно как для компаний, так и для отдельных лиц. Компании используют эти отчеты для подтверждения финансовой информации в квартальных и годовых отчетах, а физические лица - для получения возмещения за расходы, связанные с бизнесом.
В этой статье мы разберемся, что такое отчеты о расходах, рассмотрим 8 популярных типов шаблонов отчетов о расходах в Excel и дадим советы по выбору подходящего шаблона.
Что такое отчет о расходах?
Отчет о расходах - это документ, который отслеживает различные деловые расходы, понесенные как отдельными лицами, так и подразделениями. Он помогает финансовому отделу компании контролировать и возмещать эти расходы.
8 типов шаблонов отчетов о расходах в Excel:
-
Базовый отчет о расходах: Простой и настраиваемый шаблон, идеально подходящий для малых и средних предприятий. Он содержит основную информацию о расходах, например:
- Дата платежа
- Способ оплаты
- Получатель платежа
- Описание расходов
- Сумма расходов
-
Отчет о расходах по проекту: Используется для отслеживания расходов, связанных с конкретным проектом. Помогает руководителям проектов оставаться в рамках бюджета. Включает:
- Название проекта
- Период расходов
- Личная информация
- Дата платежа
- Описание расходов
- Сумма расходов
- Категории расходов
-
Отчет о командировочных расходах: Помогает отслеживать расходы, связанные с деловыми поездками. Обычно включает:
- Информация о компании
- Личная информация
- Цель поездки
- Суточные и командировочные
- Дата платежа
- Описание расходов
- Сумма расходов
-
Отчет о расходах подрядчика: Используется для отслеживания расходов, связанных с работой сторонних подрядчиков. Включает:
- Дата предъявленного требования
- Информация о компании-подрядчике
- Имя подрядчика
- Период расходов
- Дата расходов
- Описание расходов
- Сумма расходов (включая налоги)
- НДС
-
Бюджет мероприятия и отчет о расходах: Помогает отслеживать расходы, связанные с мероприятиями. Особенно полезен для планировщиков мероприятий, координаторов проектов и других специалистов, работающих с корпоративными событиями. Включает:
- Информация о месте проведения мероприятия
- Детали оформления
- Детали рекламы
- Сведения об освежении
- Смета расходов
- Фактические расходы
-
Журнал учета пробега и отчет о расходах: Используется для отслеживания пробега автомобиля, если он используется для деловых поездок. Включает:
- Информация о сотруднике
- Информация о транспортном средстве
- Коэффициент пробега
- Период поездки
- Даты поездок
- Место составления
- Место назначения
- Цель поездки
-
Отчет о расходах с указанием времени: Используется для отслеживания как личных, так и корпоративных расходов. Включает отдельные разделы для каждого типа расходов. Обычно заполняется еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Включает:
- Информация о сотруднике
- Информация о руководителе
- Цель расходов
- Период расходов
- Детализация расходов, оплаченных сотрудником
- Детализация расходов, оплаченных кредитной картой компании
-
Форма возмещения расходов: Используется сотрудниками для подачи заявок на возмещение расходов. Включает:
- Информация для сотрудников
- Период расходов
- Информация о руководителе
- Цель расходов
- Детализация расходов
- Строка для подписи сотрудника
- Информация о возмещении расходов
- Строка подписи должностного лица, утверждающего расходы
Советы по выбору шаблона отчета о расходах:
- Определите тип расходов: Анализ целей расходов поможет вам определить, являются ли они общими, командировочными, расходами на мероприятия или расходами, связанными с подрядчиками.
- Проконсультируйтесь с финансовым отделом: Сотрудничество с финансовым или бухгалтерским отделом поможет вам легко определить, какой тип отчета о расходах они предпочитают.
- Изучите предыдущие отчеты о расходах: Изучение других отчетов о расходах поможет вам определить, какой отчет подходит именно вам, и поможет вам точно заполнить свой отчет о расходах правильной информацией.
Правильно подобранный шаблон отчета о расходах поможет вам быстро и точно отслеживать и возмещать деловые расходы.
- indeed.com
Поделиться
