В прошлый раз мы рассмотрели ошибки в обратной связи. Теперь поговорим о принятии решений
Принятие решений
В следующем модуле мы рассмотрим инструменты и практики, которые используются руководителями в процессе принятия решений. Каждому из нас приходится принимать решения, однако руководители делают это от лица всей команды.
Групповое обсуждение (10 минут)
- Вспомните два сложных решения, которые вам довелось принять.
- Почему они показались вам сложными?
- Были ли в вашей команде разногласия и как вы с ними справились? Каков был результат?
Обсуждение (5 минут)
Отвечая на вопросы, участники должны были сформулировать свои проблемы и опасения, связанные с процессом принятия решений. Выслушивая ответы, разделите их на три категории: люди, процесс и структура.
Например: Мы не могли прийти к единому варианту (люди) и не знали, на ком лежит ответственность за окончательное решение (процесс). Напомните участникам, что далее вы будете рассматривать инструменты, которые облегчают процесс принятия решений, а также приемы организации взаимодействия между людьми в процессе принятия решений.
Примечание для координатора
Цель
- Рассказать о "базовом стиле принятия решений"
- Описать некоторые стратегии принятия решений и обозначить контекст, в котором используется каждая из них
- Проверить стратегии, сымитировав ситуацию, в которой группе людей приходится принимать решение под давлением.
Противоположные мнения необходимо внимательно выслушать, а затем задать открытые вопросы, чтобы получить дополнительную информацию и задействовать всех участников процесса. В идеале такая тактика приводит к принятию лучших, осознанных решений. Давайте рассмотрим некоторые навыки, которые могут в этом помочь.
Пропаганда и изыскания
Эти навыки нужны для того, чтобы вести диалоги в процессе принятия решений, высказывать свои идеи и анализировать их с целью получить как можно больше информации.
Как правило, все лидеры используют метод пропаганды. Добавляя к нему изыскания, мы уделяем внимание другим участникам обсуждения и увеличиваем объем получаемой информации. С точки зрения лидера, объединение двух методов укрепляет его авторитет и обеспечивает взаимопонимание в команде.
Руководитель, избравший метод пропаганды:
- Четко и прямо высказывает мысли, но открыт для влияния извне
- Аргументирует решения, рассказывает о своих интересах, проблемах и умозаключениях
- Подкрепляет слова примерами и цифрами
- Излагает мысли по очереди
Руководитель, выбравший метод изысканий:
- Изучает аргументы, проблемы и интересы других участников
- Поощряет вопросы и обратную связь
- Поддерживает взаимопонимание в коллективе
- Собирает и анализирует самые разные идеи
Руководитель, выбравший комбинированный метод:
- Обобщает взгляды других участников своими словами
- Старается понять проблемы других
- Пытается охватить все точки зрения и принять наиболее адекватное решение
Структура принятия решений (5 минут)
Используйте эти вопросы, чтобы побольше узнать о решениях, принимаемых вашей командой:
[Что?] Какие проблемы вы решаете? Можно ли сказать, что цели понятны всем и каждому?
- Искать первопричины, а не устранять последствия
- Определить приоритеты проблем (и отсеять проблемы, которые не требуют решения)
- Предсказать результат по критериям успеха
- Рассмотреть способы упрощения или изменения имеющихся структур
[Почему?] Что стоит на кону и почему это важно?
- Удовлетворяет ли решение потребностям бизнеса? Способствует ли благополучию компании в долгосрочной перспективе?
- Рационально ли расходуется время?
- Соответствует ли это текущим приоритетам?
Если принять во внимание, что эмоции несут в себе информацию, что вы и другие члены команды думаете об этом решении? К примеру, можно рассмотреть, почему людям не все равно и почему они готовы принять поражение.
[Кто?] Всем ли понятно, кто отвечает за окончательное решение?
- Слушайте и задавайте вопросы
- Основательно описывайте контекст - это поможет людям лучше справиться с задачей
- Позвольте им сомневаться и всегда предполагайте, что они действуют из лучших побуждений
[Как?] Как принимается решение (например, консенсус), какая информация при этом используется?
- Определите исключительные критерии (и не применяйте их слишком часто)
- Опишите возможные побочные эффекты
- Пробудите в людях трезвый расчет, предоставив принятому решению разумное объяснение
[Когда?] Когда будет принято решение?
- Если решение уже было принято, расскажите об этом открыто.
Если в процессе принятия решения поменялись какие-то элементы, уведомите об этом всех заинтересованных лиц.
Выбор в процессе принятия решений
Эта схема помогает руководителю понять, как именно ему предстоит принять решение. Далеко не все решения одинаковы, и принимать их можно по-разному. С левой стороны спектра находится точка Приказ / Представление. Здесь лицо, ответственное за принятие решений, принимает и оглашает их. Это быстрые решения, которые принимаются практически без участия других людей, однако с практической точки зрения это довольно выгодно. С правой стороны спектра находится точка Соглашение / Консенсус. Эти решения принимаются дольше, чем все остальные, и в процессе принятия участвуют все заинтересованные лица. Все промежуточные точки относятся к Консультированию. Кто может рассказать о том, как выглядят такие решения?
Ответственное лицо принимает окончательное решение и оглашает его, однако на него влияют многие заинтересованные лица. Ответственное лицо может озвучить решение, к которому оно склоняется, но при этом его можно переубедить. К Консультированию часто прибегают команды, которые подолгу не могут прийти к Соглашению. Если вы планируете подобный переход, сделайте так, чтобы он не был спонтанным. Объявите о переходе всем заинтересованным лицам и убедитесь в том, что они не vs.
Делегирование - это передача ответственности за решение другому лицу, которое самостоятельно определяет метод принятия.
Какие решения вы обычно принимаете? Какие методы используете?
Согласие / Консенсус
В процессе принятия группового решения необходимо четко представлять разницу между согласием и консенсусом. Эта разница невелика, но очень полезна. Согласие означает "я готов с этим мириться", "может, я и не думаю, что это решение лучшее, но я его принимаю, и меня это не беспокоит". Консенсус означает "я, как и все остальные, считаю, что мы выбрали лучшее решение проблемы из возможных".
Когда группа пытается прийти к консенсусу, она не принимает решение до тех пор, пока все участники не убедятся в том, что это решение является наилучшим. Если вы хотите использовать такой метод принятия решений, как Согласие, вы должны описать команде масштабы проблемы, степень ее важности и срочности, а затем дать людям время на то, чтобы осознать, могут ли они мириться с решением.
Обсуждения в процессе принятия решений
- Как можно раньше озвучьте метод принятия решений.
- Заранее определите стиль, к которому вы склоняетесь. Развивайтесь и пробуйте применять различные стили.
- Ищите баланс между скоростью и качеством. В некоторых случаях решения, которые принимаются долго, реализуются гораздо быстрее.
- Если вы знаете ответ и не собираетесь его менять, просто не привлекайте к процессу других людей.
В следующий раз рассмотрим проблемы при принятии решений.
rework.withgoogle.com, перевод: Айрапетова Ольга
Поделиться