Ликвидация компании: что делать с кадровыми документами?

Ликвидация компании – непростой процесс, особенно для кадровиков. Помимо поиска нового места работы, приходится столкнуться с длительной процедурой увольнения коллег и сложной задачей обработки и передачи в архив накопленных за годы работы документов.

Важно понимать: хаотичное избавление от документов недопустимо. От грамотной подготовки и передачи кадровой документации в архив зависит будущее сотрудников, их пенсионные права.

Что нужно знать:

  • Документы по личному составу ликвидируемой организации передаются в соответствующий архив.
  • Отвественность за сохранность документов несет ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.
  • Существуют два варианта передачи документов:
    • В вышестоящую организацию (если она есть).
    • В государственный (муниципальный) архив.
  • При отсутствии вышестоящей организации, документы передаются в специализированный архив документов по личному составу, если он создан в вашем регионе.
  • Если такого архива нет, документы передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Как передать документы:

  • Обратитесь в орган управления архивным делом вашего региона.
  • Проведите проверку наличия документов и их научно-техническую обработку.
  • Определите, какие документы подлежат передаче в архив, а какие – нет.

Документы, подлежащие передаче:

  • Документы постоянного хранения.
  • Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
  • Документы временного хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли.

Подготовка документов к передаче:

  • Проведите экспертизу ценности документов, отбирая их для хранения.
  • Оформите дела: систематизируйте документы, подшейте или переплетите дело, пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель и внутреннюю опись.**
  • Составьте описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения и описи дел временного хранения (до 10 лет).
  • Согласуйте описи дел с архивным органом.
  • Свяжите дела в связки или поместите в архивные коробки.

Передача дел в архив:

  • Заключите договор с государственным (муниципальным) архивом.
  • Оформите акт приема-передачи документов на хранение.

Уничтожение документов:

  • Уничтожайте документы только после обработки дел, составления и согласования описей.
  • Уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек.
  • Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения возможно только по решению соответствующего органа власти.

Дополнительная информация:

  • Архивные учреждения оказывают платные услуги по подготовке документов к передаче в государственный архив.
  • Более подробная информация о сроках хранения документов, оформлении договоров с архивными учреждениями и образцах документов представлена на сайте HR-Portal.

Важно: обращайтесь за консультацией к специалистам архива, в который передаются документы.

Помните: ликвидация компании – это не только окончание бизнес-процессов, но и ответственность за сохранность документов, отражающих историю предприятия и судьбы сотрудников.

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться