Ликвидация компании – непростой процесс, особенно для кадровиков. Помимо поиска нового места работы, приходится столкнуться с длительной процедурой увольнения коллег и сложной задачей обработки и передачи в архив накопленных за годы работы документов.
Важно понимать: хаотичное избавление от документов недопустимо. От грамотной подготовки и передачи кадровой документации в архив зависит будущее сотрудников, их пенсионные права.
Что нужно знать:
- Документы по личному составу ликвидируемой организации передаются в соответствующий архив.
- Отвественность за сохранность документов несет ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.
- Существуют два варианта передачи документов:
- В вышестоящую организацию (если она есть).
- В государственный (муниципальный) архив.
- При отсутствии вышестоящей организации, документы передаются в специализированный архив документов по личному составу, если он создан в вашем регионе.
- Если такого архива нет, документы передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
Как передать документы:
- Обратитесь в орган управления архивным делом вашего региона.
- Проведите проверку наличия документов и их научно-техническую обработку.
- Определите, какие документы подлежат передаче в архив, а какие – нет.
Документы, подлежащие передаче:
- Документы постоянного хранения.
- Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
- Документы временного хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли.
Подготовка документов к передаче:
- Проведите экспертизу ценности документов, отбирая их для хранения.
- Оформите дела: систематизируйте документы, подшейте или переплетите дело, пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель и внутреннюю опись.**
- Составьте описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения и описи дел временного хранения (до 10 лет).
- Согласуйте описи дел с архивным органом.
- Свяжите дела в связки или поместите в архивные коробки.
Передача дел в архив:
- Заключите договор с государственным (муниципальным) архивом.
- Оформите акт приема-передачи документов на хранение.
Уничтожение документов:
- Уничтожайте документы только после обработки дел, составления и согласования описей.
- Уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек.
- Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения возможно только по решению соответствующего органа власти.
Дополнительная информация:
- Архивные учреждения оказывают платные услуги по подготовке документов к передаче в государственный архив.
- Более подробная информация о сроках хранения документов, оформлении договоров с архивными учреждениями и образцах документов представлена на сайте HR-Portal.
Важно: обращайтесь за консультацией к специалистам архива, в который передаются документы.
Помните: ликвидация компании – это не только окончание бизнес-процессов, но и ответственность за сохранность документов, отражающих историю предприятия и судьбы сотрудников.
Поделиться
