Отчеты о продажах являются универсальными и мощными инструментами, которые могут обеспечить краткую интерпретацию данных о продажах для целей анализа и принятия решений. Они имеют множество целей, от отслеживания и поощрения торговых представителей до понимания уровня продаж и возвратов для розничных онлайн-предприятий. Обучение составлению отчетов о продажах может быть полезно, если вы начинаете работать на новой должности в сфере продаж или хотите лучше понять данные о продажах.
В этой статье мы объясним, что такое отчет о продажах, перечислим типы отчетов, которые вы можете использовать, и расскажем, как создать свой собственный, включая шаблон и пример отчета о продажах.
Что такое отчет о продажах?
Отчет о продажах - это документ, который иллюстрирует количество продаж компании на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе. Отчеты могут помочь отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), которые измеряют прогресс компании в области продаж. Эти данные позволяют всем сотрудникам отдела продаж, от представителей до руководителей, выявлять тенденции, принимать более обоснованные решения и работать над достижением целей отдела.
Торговый представитель, менеджер по продажам или руководитель отдела, составляющий эти отчеты, может использовать программное обеспечение для составления отчетов о продажах, чтобы организовать эти данные и представить их в наглядной форме. Они могут включать графики для отображения продаж с течением времени и другие графики для разграничения отдельных статистических данных. Вы можете классифицировать метрики, отслеживаемые в отчетах о продажах, как метрики результата или метрики процесса. Метрики результата - это данные о результатах продаж, например, выручка, количество новых контрактов или количество проданных товаров. Показатели процесса - это данные о действиях в процессе продаж, таких как звонки, новые контакты или лиды и встречи.
Типы отчетов о продажах
Для разных типов отчетов о продажах актуальны разные KPI. В зависимости от цели отчета о продажах, он может быть посвящен отдельному торговому представителю или всей команде. В нем также могут быть представлены либо общие данные, либо конкретные данные о доходах или процессах. Вот некоторые типы отчетов о продажах:
Ежедневный
Ежедневные отчеты о продажах в основном используют метрики процесса для отслеживания ежедневной производительности отдельного представителя, розничной точки или целой команды. Можно отслеживать, сколько встреч и электронных писем торговый представитель проводит за день или как долго он отвечает на запросы клиентов. Ежедневные отчеты о продажах в розничной торговле могут также включать некоторые итоговые показатели, такие как количество продаж, средний размер сделки и общее количество заказов.
Ежедневные отчеты позволяют сфокусироваться на том, какие дни более загружены, чем другие. В розничной торговле это может помочь менеджерам понять поведение покупателей на почасовой и ежедневной основе. Для отделов продаж индивидуальная вариативность каждого дня означает, что эти отчеты могут неточно отражать общую производительность торговых представителей.
Еженедельный
Еженедельные отчеты о продажах отслеживают как процесс, так и результаты. Они могут быть полезны для анализа работы отдельных торговых представителей, поскольку еженедельные статистические данные могут компенсировать влияние ежедневных колебаний и при этом позволяют своевременно получить обратную связь. Еженедельные отчеты могут также внести графический элемент в еженедельные собрания команды. Общие KPI для еженедельных отчетов отдела продаж включают коэффициенты конверсии лидов, среднюю стоимость покупки, доход, закрытый каждым представителем, и коэффициенты повышения продаж. Для розничной торговли может быть полезно отслеживать продажи по регионам или возвраты на еженедельной основе.
Ежемесячный
Ежемесячные отчеты о продажах дают более широкую перспективу прогресса команды или отдела продаж и могут быть полезны для представления результатов продаж руководству и менеджерам высшего звена. Ежемесячный отчет может предложить достаточно подробную информацию для руководителей или менеджеров, чтобы скорректировать стратегию продаж. Для предприятий, продающих клиентам и другим предприятиям, месяца обычно достаточно, чтобы собрать данные по всему циклу продаж, от выявления потенциального покупателя до завершения продажи.
Месяц - достаточный срок для того, чтобы ритейлеры могли отслеживать как продажи, так и возвраты, что может дать более полное представление о том, насколько эффективны продажи для онлайн-предприятий и рынков, требующих высокого уровня принятия покупателем, например, приталенной одежды.
Ежеквартальный или ежегодный
Компании могут выпускать квартальные или годовые отчеты о продажах. Они включают данные по всей команде и могут быть полезны для понимания сезонных тенденций и постановки долгосрочных целей на будущее. Более длинные отчеты о продажах могут понадобиться предприятию при составлении финансовой отчетности, уплате налогов и формировании бюджета.
Как создать отчет о продажах
Выполните следующие шаги, чтобы создать свой собственный отчет о продажах:
1. Поймите свои потребности
Подумайте, почему вы хотите составить отчет о продажах, а затем используйте свои приоритеты, чтобы решить, какой длины должен быть ваш отчет о продажах и что в него включить. Вот несколько вопросов, которые следует задать себе:
-
Следует ли мне отслеживать каждого торгового представителя, всю команду или продажи, совершенные в розничной точке? Если вы ищете значимые данные по отдельным торговым представителям, вы можете составить еженедельный или ежемесячный отчет, чтобы увидеть, как эти сотрудники прогрессируют со временем. Если вы хотите вести подробные записи для своего отдела продаж, лучше всего подойдет ежедневный отчет, в то время как для розничной торговли может быть полезен любой вид отчета о продажах.
-
Какова цель данных? Для презентации своему отделу продаж вы можете отдать предпочтение конкретным данным о продажах, в то время как для презентации руководителю вы можете собрать более масштабные данные о доходах и продажах. Ваш ответ на этот вопрос поможет вам понять, какие KPI следует отслеживать.
-
Какие KPI важны для данной ситуации? Вы можете составить список всех KPI, которые вы можете использовать, а затем расставить их по приоритетам, чтобы знать, на какие из них сделать акцент в своем отчете.
2. Соберите данные
Отслеживайте KPI ваших продаж в течение всего периода времени. Возможно, вы уже отслеживаете эту информацию с помощью программного обеспечения для точек продаж или другого маркетингового программного обеспечения. Если вам нужны более подробные данные, вы можете рассмотреть возможность инвестирования в программное обеспечение для бизнес-анализа. Эти программы иногда предлагают интерфейс приборной панели для интерпретации данных по мере их поступления, возможности обмена данными для отправки отчетов другим людям, а также автоматические презентации и визуализации данных.
3. Отображайте свои данные
Рассмотрите наиболее эффективный способ донесения ваших данных до аудитории. Методы визуализации и графического дизайна могут помочь вашему отчету более четко показать тенденции и помочь читателям быстро найти необходимую информацию. Важно использовать эти приемы умеренно, чтобы ваши отчеты подчеркивали конкретные данные, которые вам нужны, и были простыми для понимания.
Использование графиков может сделать более наглядным прогресс во времени, а также позволить вам наложить информацию за разные периоды времени или от разных торговых представителей. Вы также можете использовать изображения с помощью пиктограмм, например, представить данные о воронке продаж в виде конуса или воронки. Вы также можете использовать круговые диаграммы или кольцевые диаграммы для отображения процентных долей от целого.
4. Улучшите внешний вид отчета
Чтобы сделать отчет более привлекательным и понятным, подумайте, как он выглядит с точки зрения вашей аудитории. Включите пометки и примечания, чтобы объяснить цифры, особенно если вы представляете отчет человеку без опыта продаж. Вы также можете использовать цвета и изображения, чтобы пояснить свою точку зрения и сделать отчет визуально убедительным.
KPIs для отчетов о продажах
Вот некоторые общие KPI, которые следует включить в отчет о продажах:
-
Коэффициент конверсии лидов: Это измерение того, сколько лидов, или потенциальных потребителей, фактически совершают покупку у предприятия.
-
Точки касания (Touchpoint): Они относятся к тому, когда компания или бизнес взаимодействует с клиентами. Примеры точек касания включают электронные письма, звонки, сообщения в блогах и встречи с лидами.
-
Время отклика на лид: Это количество минут, прошедших с момента первоначального контакта лида с компанией до ответа торгового представителя.
-
Улучшение производительности: Эта метрика измеряет, насколько хорошо сотрудник растет в своей роли и совершенствует свои навыки. Вы можете измерять этот показатель в интервалах, таких как дни, недели или месяцы.
Почему отчеты о продажах важны?
Отчеты о продажах важны, поскольку они помогают компаниям оценить, насколько хорошо они достигают своих целей в области продаж. Составление данных о продажах позволяет компании проанализировать работу сотрудников и определить пути повышения продаж в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Это также может помочь им определить успешные области бизнеса, чтобы они знали, какие стратегии следует использовать и дальше. Создание постоянного процесса отчетности по продажам может помочь компаниям отслеживать показатели в течение долгого времени, что помогает им постоянно анализировать области бизнеса для создания новых целей.
Шаблон отчета о продажах
Вот примерный шаблон ежемесячного отчета о продажах для небольшого отдела продаж:
[Название компании]
[отдел]
Ежемесячный отчет с [дата начала] по [дата окончания]
Данные о работе команды
Показатели конверсии лидов
[торговый представитель 1]: [процент]
[Торговый представитель 2]: [процент]
[третий торговый представитель]: [процент]
Точки касания
[торговый представитель 1]: [количество точек касания]
[торговый представитель 2]: [количество точек контакта]
[Третий торговый представитель]: [количество точек касания]
Время отклика руководителя
[Первый торговый представитель]: [количество минут]
[торговый представитель 2]: [количество минут]
[торговый представитель 3]: [количество минут]
Выручка закрыта
[первый торговый представитель]: [долларов дохода от закрытых сделок]
[второй торговый представитель]: [долларов дохода от закрытых сделок]
[Третий торговый представитель]: [доллары дохода от закрытых сделок]
Улучшение показателей за последний месяц
[торговый представитель 1]: [процентное изменение]
[второй торговый представитель]: [процентное изменение]
[Третий торговый представитель]: [процентное изменение]
Пример отчета о продажах
Вот пример заполнения шаблона ежемесячного отчета о продажах:
Selling Points, Inc.
Отдел корпоративных продаж
Ежемесячный отчет с 3 мая по 31 мая 2022 года
Данные о производительности команды
Коэффициенты конверсии лидов
Кларенс Нова: 13%
Луиза Грубер: 17%
Ангелина Холт: 16%
Точки касания
Кларенс Нова: 240
Луиза Грубер: 208
Ангелина Холт: 230
Время отклика на лид
Кларенс Нова: 35 минут
Луиза Грубер: 42 минуты
Ангелина Холт: 50 минут
Выручка закрыта
Кларенс Нова: $40,600
Луиза Грубер: $60 600
Ангелина Холт: $55,500
Улучшение показателей по сравнению с прошлым месяцем
Кларенс Нова: +10%
Луиза Грубер: +2%
Ангелина Холт: -3%
- indeed.com
Поделиться
