Как провести выходное интервью, чтобы оно не было ужасным

Текучка кадров имеет место во всех компаниях. И хотя рекрутинг по большей части концентрируется вокруг процесса найма, не менее важно проводить интервью и с теми сотрудниками, которые от вас уходят. Выходные интервью предоставляют прекрасную возможность как работодателю, так и сотруднику расти, утверждает Пег Бакенрот, старший вице-президент по работе с персоналом в Addison Group.

«Основная цель этого процесса – получить понимание опыта работника», - объясняет она. «Вы можете обнаружить удивительные новости об областях, которые вам следует улучшить, и о тех областях, которые сотрудники считают наиболее ценными. Тип вопросов, которые вы будете задавать может направить вас на путь к созданию стратегии устойчивости».

Низкий уровень безработицы и высокая востребованность талантов подкармливают рекрутинговое окружение, где контроль имеют сотрудники, добавляет Мишель Армер, старший руководитель отдела по работе с персоналом в CareerBuilder. «С учётом переходов с работы на работу, ещё никогда не было так важно понимать, что удерживает интерес работников», - утверждает она. «И хотя работодатель всегда надеется получить честную обратную связь от сотрудников в рамках трудовых взаимоотношений, порой их взгляды меняются, когда сотрудники уходят из компании».

Выходное интервью

«Хотя опыт адаптации может заложить основу для отношения между вашей организацией и вашими сотрудниками, выходные интервью могут стать той самой разницей между сожжённым мостом и открытой дверью», - рассказывает Кэтлин Пай, вице-президент по работе с персоналом в Ultimate Software, поставляющей HR-технологии. «Используйте возможность помочь сотруднику обдумать свой вклад в организацию».

Бакенрот рекомендует назначать выходное интервью как можно раньше после того, как сотрудник уведомил вас о своём уходе. «Вам желательно назначить его до их последнего рабочего дня», - утверждает она. «Порой люди уходят с работы рано, поэтому связаться с такими сотрудниками после их ухода бывает проблематично. Выделите время для разговора, но не делайте этого в последний час их работы в компании; вам не нужно спешить с этим процессом».

Что спрашивать

Наличие формального набора вопросов позволяет вам запечатлеть информацию, которую можно будет позднее проанализировать и сравнить с другим источниками, рассказывает Армер. «Я предпочитаю собирать обратную вязь и формировать отчёты руководству с сохранением анонимности», - рассказывает она. «Это поможет вам и вашему руководству определить имеющиеся проблемы, которые влияют на удержание сотрудников в вашей компании».

Бакенрот любит спрашивать, что подтолкнуло вас рассмотреть новые возможности? Ваше решение было спровоцировано чем-то конкретным?

Армер рекомендует спрашивать: что вы думаете по поводу возможностей для карьерного развития в нашей компании? Недавний опрос, проведённый CareerBuilder, обнаружил, что всего 32% сотрудников удовлетворены их текущими возможностями для карьерного продвижения, и всего 37% удовлетворены возможностями для обучения и развития в их текущей компании. Ответ сотрудника поможет вам определить, насколько вы успешны в этой области.

Самые эффективные выходные интервью - позитивные, честные и ведутся самими сотрудниками, добавляет Пай. «Правильные вопросы могут направить ваш разговор так, чтобы вы были уверенны в его конструктивности и конкретности», - рассказала она.

Она рекомендует задавать общие открытые вопросы в стиле: что было самым разочаровывающим или стрессовым аспектом вашей работы?

«Спросите их о том, что они думали о своей рабочей нагрузке и о корпоративной культуре компании», - рассказывает Пай. «Начиная с этой точки, вдавайтесь в большую конкретику и переносите ответственность напрямую на копанию: ‘Что компания могла бы сделать иначе, чтобы создать для вас более позитивный рабочий опыт?’».

Не забудьте также спросить о том, что в компании работало хорошо. «Выходные интервью не обязаны быть негативными», - рассказывает Пай. «Опыт сотрудника не ограничивается чёрным и белым. Всё гораздо сложнее, и ваши вопросы должны признавать эту сложность. Что побудило этого сотрудника прийти к вам на работу? Какой проект, над которым они работали, был их любимым? Так важно получить полномасштабную обратную связь, чтобы руководители могли не только работать над проблемами, но и поддерживать то, что способствует счастью сотрудников».

Что не спрашивать

У выходных интервью существуют юридические ограничения, в частности в области прав на неприкосновенность частной жизни сотрудника, рассказывает Нанниа Анджиони, юрист по вопросам трудового права и партнёр в юридической фирме Kaedian LLP.

«Никогда не просите уходящего сотрудника поделиться частной информацией о других работниках», -  рассказывает она. «Например, не просите уходящего сотрудника рассказать вам, есть ли у кого-либо из ваших текущих работников медицинские проблемы, планирует ли кто-либо из них завести ребёнка или есть ли у них психические проблемы».

Хотя это кажется очевидным, некоторые люди рассматривают выходные интервью как способ обсудить сплетни за чашкой кофе. «И хотя вполне приемлемо проводить интервью в менее формальной атмосфере, так как это может способствовать более искренней беседе, важно помнить, что между вами по-прежнему профессиональные отношения, а значит и все сопутствующие ограничения», - рассказывает Анджиони.

Убедитесь в том, что вы не ищете, на кого или на что можно спихнуть вину, утверждает Пай. «Если вы отправляетесь на выходное интервью с настроем, что у вас есть большие проблемы, требующие решения – например, плохой менеджер – тогда вы можете стать молотком, для которого любая проблема – это гвоздь», - рассказывает она. «Избегайте вопросов, которые могут неуловимо просить ваших сотрудников назвать имена или указать на конкретных коллег, пока работник сам не захочет поделиться с вами этой информацией».

Что делать с обратной связью

Как только вы проведёте несколько выходных интервью, Бакенрот предлагает взглянуть на общие паттерны. «Они могут открыть много нового о позитивных областях внутри компании и о сферах, которые требуют улучшения», - рассказывает она. «Это может помочь расставить действия в порядке приоритетности».

Если уходящий сотрудник предоставил информацию о предположительных домогательствах, дискриминации, мести или любых других нелегальных действиях, необходимо решить этот вопрос, утверждает Анджиони.

«Компания должна провести расследование, определить, действительно ли описанные события происходили на самом деле, и если это так, то предпринять необходимые действия», - рассказывает она. «Не важно, является ли источник жалобы уже ушедшим сотрудником. Превентивный подход – это всегда лучше, чем оборонительный, когда дело доходит до незаконных действий на рабочем месте».

Информация, которую вы собираете в ходе выходного интервью, может сделать корпоративную культуру вашей компании сильнее, рассказывает Армер. «Превратите болевые точки в действия и решите проблемы, чтобы сократить число преждевременных увольнений других сотрудников», - рассказывает она. «Иначе уход сотрудника из компании станет утерянной возможностью, а не шансом определить, что заставляет других ценных сотрудников оставаться в компании или уходить из неё».