Как предотвращать и регулировать конфликты в виртуальной команде

В виртуальной команде члены группы редко, если вообще когда-либо, разговаривают лицом к лицу. В связи с этим важно, чтобы они доверяли друг другу и четко общались между собой. Будучи менеджером виртуальной команды, вы можете столкнуться со случаями конфликтов между членами вашей команды, для разрешения которых требуется тщательное посредничество. В этой статье мы дадим определение виртуальных команд, обсудим некоторые причины, по которым могут возникать конфликты при такой организации работы, дадим несколько советов по предотвращению конфликтов и опишем шаги по урегулированию конфликтов, которые все же возникают.

Что такое виртуальная команда?

Виртуальная команда, также известная как удаленная команда или рассредоточенная команда, - это группа сотрудников, которые работают как единое целое из географически разрозненных точек. Используя компьютерные технологии и программное обеспечение - например, платформы для делового общения, программы для телеконференций, электронную почту и приложения для совместной продуктивной работы - члены команды могут общаться, задавать вопросы и предоставлять обновления по мере необходимости. Команда виртуальный при отсутствии общего физического пространства, например, офиса. Таким образом, виртуальная команда может включать людей, находящихся в разных городах, штатах или даже странах.

Причины конфликтов в виртуальных командах

Между членами виртуальной команды могут возникнуть конфликты по разным причинам, в том числе:

Непонимание

Общение лицом к лицу позволяет людям использовать звуковой тон, жесты рук, мимику, зрительный контакт и другие невербальные сигналы, которые часто облегчают передачу смысла. Непосредственность общения лицом к лицу может способствовать более сильному ощущению связи между собеседниками. Эти качества обычно отсутствуют в сообщениях между членами виртуальной команды, поскольку общение в основном происходит в текстовом формате. Эффективная текстовая коммуникация часто зависит от сильных навыков письма и понимания прочитанного, но даже при наличии этих компонентов может возникнуть недопонимание.

В электронном письме, например, кто-то может неправильно истолковать серию коротких декларативных предложений как грубость или враждебность, хотя отправитель, возможно, имел в виду только информативность. Аналогично, если отправитель не получает ответа, он может подумать, что получатель игнорирует его, хотя намерение может заключаться лишь в том, чтобы не прерывать отправителя дальнейшими сообщениями. Таким образом, членам команды важно учитывать, как другие могут интерпретировать их сообщения, и внимательно читать каждое сообщение с учетом его контекста.

Различия в стилях работы

Люди предпочитают работать по-разному, и иногда предпочитаемый стиль одного члена команды не очень хорошо сочетается со стилем другого. По мнению некоторых, это основные стили работы:

• Логические: Логичные люди мыслят и работают линейно. Ценя анализ и производительность, они сосредоточены на выполнении задач.

• Поддерживающий: Поддерживающие люди эмоционально интеллектуальны и экспрессивны. Они ценят отношения и делают акцент на сотрудничестве.

• Ориентированные на детали: Люди, ориентированные на детали, ценят планирование и организацию. Они часто предпочитают рассматривать варианты и подходы, прежде чем решиться на то или иное действие.

• Ориентированные на идеи: Люди, ориентированные на идеи, являются творческими мыслителями. Они часто используют интегративный подход, не обращая внимания на мелкие детали в пользу концепции.

В каждом из вышеперечисленных стилей работы некоторые качества могут вступать в конфликт. Например, у человека, ориентированного на идеи, и человека, ориентированного на детали, принципиально разные подходы к работе. Один предпочитает делать акцент на широком видении, а другой - на компонентах процесса. Оба подхода необходимы для достижения цели, но люди могут изначально не оценить стиль работы друг друга. Менеджер команды должен информировать членов команды о ценности каждого стиля работы для команды.

Роли

Когда существует двусмысленность в отношении ролей и ожиданий членов команды, это может привести к спорам об обязанностях и конкуренции за возможности. Такая конкуренция может привести к тому, что отдельные люди будут превышать профессиональные границы, пытаясь выполнять задачи, обычно ожидаемые от другого члена команды, что может быть истолковано как неучтивость. Общение и четко определенные роли в команде важны для того, чтобы каждый знал, чего от него ожидают.

Как предотвратить конфликты в виртуальных командах

Конфликт между членами команды может повлиять на моральный дух, вовлеченность и производительность, поэтому важно сделать так, чтобы он никогда не возникал. Вот некоторые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы предотвратить конфликты, влияющие на динамику вашей виртуальной команды:

1. Установите правила

Правила команды обычно означают набор кодексов, которые устанавливают стандарты поведения и взаимодействия в команде. Такие правила могут включать общие инструкции, например, проявлять уважение и предоставлять действенную обратную связь. Они также могут описать передовой опыт и инструменты для совместной работы, включая информацию о том, какие средства коммуникации использовать, когда проверять менеджеров и членов команды и какие ресурсы использовать для получения информации. Эти правила помогают установить параметры и минимизировать потенциальные источники огорчений.

2. Способствуют доверию

Члены команды, которые доверяют друг другу, с большей вероятностью почувствуют, что каждый из них преследует свои интересы. Такая вера в позитив может предотвратить возникновение негативных взаимодействий. Один из способов укрепления доверия в команде - подчеркивать положительные качества каждого члена команды. Во время собраний публично отмечайте индивидуальные достижения и показывайте другим, на что способны их товарищи по команде. Кроме того, регулярно задавайте вопросы для групповой проверки, которые позволят членам группы проявить свои личные качества. Эти методы могут помочь команде лучше узнать друг друга, а знакомство поможет создать доверие.

3. Поощряйте регулярное общение

Регулярное общение может помочь прояснить моменты двусмысленности, которые могут привести к конфликту. Рассмотрите возможность проведения ежедневного итогового совещания с использованием программного обеспечения для видеоконференций. На собрании каждый может поговорить друг с другом об обновлениях и других важных вопросах. Это также позволяет им напрямую взаимодействовать друг с другом, что полезно для укрепления связей между ними.

Старайтесь поощрять межличностное общение и вне собраний. Как менеджер, вы являетесь контактным лицом для других членов команды, поэтому следите за выполнением задач и прогрессом каждого. Если член команды обращается к вам с вопросом или проблемой, вы можете быстро направить его к тому члену команды, который может лучше всего ответить на него или справиться с проблемой. Таким образом, вы можете создать прямые линии связи между людьми в вашей команде.

4. Способствовать эффективному общению

То, как члены команды общаются, также может помочь избежать конфликта. В своей команде поощряйте такой стиль обмена сообщениями, при котором сначала или как можно быстрее рассматриваются основные моменты, а после этого следуют вспомогательные детали. Например, если вы хотите, чтобы член команды передал вам файл, вы можете начать свое сообщение с короткого приветствия, затем вежливо попросить файл, а затем указать причину, по которой вы его просите. Такой стиль общения может помочь людям быстро понять смысл сообщения и, таким образом, предотвратить разочарование, которое может привести к конфликту.

Как справиться с конфликтами в виртуальной рабочей команде

Если в вашей виртуальной команде возникнет конфликт, есть методы, которые вы можете использовать для его разрешения. Выполните следующие шаги, чтобы справиться с таким конфликтом:

1. Свяжитесь с конфликтующими сторонами

Когда вы определите, что в вашей виртуальной команде возник конфликт, индивидуально свяжитесь со сторонами, вовлеченными в конфликт. Цель здесь - понять интерпретацию ситуации каждым человеком. Конфликт может быть результатом недопонимания или другого невинного обстоятельства, или же у одной или обеих сторон разногласий есть законные основания для беспокойства. В любом случае, сбор информации поможет вам понять природу конфликта, что важно для его разрешения.

2. Проведите совместное виртуальное совещание

Как только вы узнаете стороны конфликта, запланируйте совместную виртуальную встречу между вовлеченными сторонами. Лучше всего использовать видеоконференцию, поскольку это позволяет сторонам встретиться лицом к лицу и имитировать личную беседу. Как руководитель, установите правила проведения встречи. Например, объясните, что вы хотите начать с того, чтобы каждая сторона объяснила свою точку зрения, прежде чем вы начнете задавать вопросы, чтобы каждый мог прояснить суть конфликта. Ваша роль заключается в том, чтобы быть посредником между сторонами, направляя их к тем моментам, которые могут привести к взаимопониманию.

Для разрешения конфликта может потребоваться проведение более одной совместной виртуальной встречи. Если необходимы дальнейшие встречи, завершите сессию, договорившись о дате и времени следующей встречи - небольшой акт согласия, который может быть полезен для облегчения будущих соглашений. Кроме того, попросите каждую сторону выслушать мнение другой стороны и сообщить вам о своем понимании. Это может быть полезно для того, чтобы убедиться, что все действительно выслушали друг друга, и для планирования дальнейших встреч.

3. Поощряйте профессионализм

Помогая конфликтующим сторонам справиться со своими разногласиями, укажите сторонам на то, что важно, чтобы команда продолжала функционировать. Попросите их разделить свои личные чувства и результаты работы. Призовите их сосредоточиться на положительных качествах, которые каждый из них вносит в команду, независимо от разногласий, которые они сейчас переживают. Перенос акцента на измеримый вклад каждого члена команды может помочь им увидеть ценность друг друга, что может привести к восстановлению доброй воли.