Встречи - это не только достижение результатов. Вы также хотите, чтобы участники чувствовали себя связанными, ценными и удовлетворенными. Конечно, вы должны быть сосредоточены на достижении результатов встречи, но вдумчивое и продуктивное совещание не должны противоречить друг другу. Усердно работайте над своим присутствием. Выделите достаточно времени на подготовку, чтобы быть доступным и внимательным до и во время встречи. Проявляйте эмпатию. Наблюдайте, слушайте, задавайте вдумчивые вопросы, избегайте отвлечений и многозадачности. Установите правила, позволяющие не отвлекаться (например, не проверять электронную почту), и замедляйте разговор, чтобы вовлечь в него всех. Создание качественного опыта на совещаниях требует времени, но оно того стоит.
Существует множество советов о том, как сделать совещания более эффективными и продуктивными. И хотя верно, что ведение целенаправленных, продуманных бесед имеет решающее значение для эффективности организации, совещания не только для достижения результатов. Есть еще один результат, которому руководители должны уделять больше внимания: создание качественного опыта для каждого участника.
Что такое качественный опыт на собрании? Я определяю его так: сотрудники уходят, чувствуя себя более связанными, ценными и удовлетворенными. Конечно, вы все равно должны быть нацелены на достижение результатов совещания, но вдумчивые и продуктивные совещания не должны противоречить друг другу.
Я работал с менеджерами и руководителями проектов над созданием такого рода опыта. Мы начинаем с того, что просим людей вспомнить свой лучший опыт работы в команде и ответить на два вопроса: Как выглядит сильная группа? Что значит быть сильным в группе?
Второй вопрос обычно вызывает такие ответы:
- "Я никогда не оставлял ничего важного недосказанным. Когда я говорил, я чувствовал, что меня слышат, и верил, что мои слова имеют значение".
- "Было ощущение, что я действительно являюсь членом группы. Все казались искренне заинтересованными друг в друге и в том, что происходит в нашей жизни."
- "Я знал, что приношу пользу как на собраниях, так и вне их."
Иными словами, каждое собрание группы добавляло мне опыта быть продуктивным, ценным членом группы.
Вот что, по моим наблюдениям, делают лидеры для создания такого качественного опыта:
Related Video
Что нужно делать перед завершением любого собрания
Закрытие очень важно.
Усердно поработайте над своим присутствием. Потратьте достаточно времени на подготовку, чтобы быть доступным и внимательным до и во время встречи. Если вы опаздываете из-за другой встречи или все еще думаете о том, как провести эту встречу, вы будете заняты и не сможете быть по-настоящему доступным для всех, кто хочет пообщаться.
Подготовка позволит вам расслабиться при ведении встречи и уделить больше внимания "чтению комнаты" - заметить, как люди ведут себя, когда они входят, и на протяжении всей встречи.
<
Серия "Вы и ваша команда"
Встречи
-
Как реагировать, когда вас ставят в затруднительное положение на совещании
Как разработать повестку дня для эффективного собрания
Действительно ли вам нужно проводить это собрание?
Демонстрируйте эмпатию. Люди ассоциируют внимание с заботой - ваше внимание имеет значение. Наблюдайте, слушайте, задавайте вдумчивые вопросы, избегайте отвлечений и многозадачности. Эмпатия - это приобретенный навык, который можно практиковать, просто отложив телефон и компьютер на два-три часа каждую неделю и действительно выслушав кого-то. Собрания могут стать вашим основным местом для оттачивания этого навыка.
Установка и управление беседой. Попросите у группы разрешения сознательно управлять беседой. Важно установить некоторые правила, касающиеся отвлечения внимания. Попросите людей:
- избегать использования технологий, если это не относится к теме разговора
- избегать любого отвлекающего поведения - вербального или невербального
- слушать и уважать людей, когда они говорят
- приглашать других выступить, если их мнение должно быть услышано
Включать достаточно времени на каждую тему, чтобы обеспечить широкое участие. Это означает сокращение количества пунктов повестки дня и увеличение времени, отведенного на каждую тему. В качестве цели поставьте в повестку дня на 20% меньше пунктов и отведите на каждый пункт на 20% больше времени.
Снижайте темп разговора, чтобы в нем участвовали все. Мне нравится идея социальной очереди, когда вы чувствуете, кто говорит или не говорит, и контролирует ли разговор или доминирует один или несколько человек. Вам не нужно устанавливать это как правило, но вы можете смоделировать это как инклюзивный стиль разговора, чтобы люди чаще обращали внимание на тех, кто еще не заговорил.
Чтобы применить эту практику, обращайтесь к людям мягко и стратегически. Говоря мягко, я имею в виду, чтобы это чувствовалось и звучало как приглашение, а не как метод контроля участия. Под стратегически я имею в виду, что во время подготовки нужно продумать, кто должен участвовать в обсуждении каждой темы. Спросите себя:
- Кто мог бы начать разговор?
- На кого влияют результаты, и поэтому нужно спросить его мнение?
- Кто, скорее всего, имеет другое мнение?
- Кто из старых знакомых может почувствовать, что мы совершаем ошибку или что-то упускаем?
Встречайтесь с людьми в определенное время. Начинайте каждую встречу с вопроса: "Кто-нибудь хочет что-нибудь сказать или спросить, прежде чем мы начнем?". Задавайте его осознанно и таким тоном, чтобы понять, что этот разговор важен для вас. А затем подождите. Пауза дает понять, что вы не заинтересованы в том, чтобы попасть куда-то еще, кроме как сюда, прямо сейчас - что этот разговор важен. Не портите паузы замечаниями по поводу отсутствия ответа или медлительности ответа. Людям часто нужно несколько минут, чтобы поразмыслить, найти, что сказать, и подумать, как лучше это выразить. Просто подождите.
Когда люди поймут, что вы готовы сделать паузу, они станут более внимательными, и когда у них возникнет вопрос, они не будут беспокоиться, что замедляют ход встречи.
Качественные беседы с широким участием позволяют людям лучше узнать друг друга, что ведет к дружбе и сотрудничеству. Внимательное и заботливое общение с другими людьми помогает нам почувствовать, что мы все вместе. Создание качественного опыта на ваших собраниях требует времени, но оно того стоит.
Об авторе
Пол Экстелл - автор, оратор и корпоративный тренер. Он является автором двух отмеченных наградами книг: "Встречи имеют значение" и недавно вышедшего второго издания "Десять мощных вещей, которые нужно сказать своим детям". Он разработал серию тренингов "Быть выдающимся", которая предназначена для руководителей или специалистов по персоналу.
- Hbr.org
Поделиться
