Как написать стандартные операционные процедуры (с шаблоном)

Стандартные операционные процедуры (СОПы) позволяют организациям упростить свои процессы и поддерживать определенный уровень гарантии качества на протяжении всей своей деятельности. Стандартизируя свои процессы, организации могут получить значительные преимущества, такие как повышение эффективности, увеличение прибыльности, более высокий уровень безопасности на рабочем месте и лучшая согласованность. Если вы менеджер или руководитель организации, стремящийся упорядочить свои операционные процессы, вы можете рассмотреть возможность написания SOP для оптимизации рабочего процесса сотрудников.

В этой статье мы расскажем, что такое стандартные операционные процедуры, обсудим, что в них следует включать, объясним, как написать СОП, и предоставим шаблон и пример для успешного создания документа.

Что такое стандартные операционные процедуры?

Стандартные операционные процедуры - это документы, которые организация готовит для руководства сотрудниками при выполнении рутинных операций. В СОП обычно подробно описываются пошаговые инструкции для выполнения конкретных задач с целью рационализации процессов и достижения максимальной эффективности. Они описывают все действия, необходимые для выполнения задач в соответствии с отраслевыми нормами, правовыми нормами и предпочтениями организации. СОПы устанавливают конкретные ожидания для определенных процессов и позволяют сотрудникам производить стандартизированный уровень высококачественной работы.

Типы стандартных операционных процедур

Существует несколько различных типов СОПов, поскольку различные отрасли и организации часто следуют различным процессам. Вот несколько примеров СОПов, которые можно встретить в различных областях:

• Производство: В производстве и на производстве СОП может описывать этапы производственной линии, процедуры обслуживания оборудования, процессы проверки и программы обучения сотрудников. Этот тип СОП может обеспечить регулирование определенного стандарта производства.

• Финансы и администрация: Финансовые и административные организации могут создавать СОПы для систематизации процессов дебиторской и кредиторской задолженности. Это может обеспечить максимизацию денежного потока, своевременную оплату и оптимизацию процессов выставления счетов.

• Маркетинг, продажи и поддержка клиентов: В области маркетинга и поддержки клиентов организации могут создавать СОПы для регулирования широкого спектра процессов, чтобы обеспечить потребителям постоянный опыт. Эти процессы могут включать утверждение внешних коммуникаций, подготовку котировок продаж, процессы предоставления услуг, политики гарантии, возврата и гарантий, а также процедуры поддержки клиентов.

• Человеческие ресурсы: В различных организациях специалисты по управлению персоналом могут составлять СОПы для систематизации обучения и развития сотрудников, дисциплинарных процессов, оценки результатов работы и всего спектра процедур приема на работу.

• Юрист: Специалисты по правовым вопросам часто работают вместе с владельцами бизнеса и руководителями организаций, чтобы обеспечить соблюдение ими правовых норм, таких как политика конфиденциальности и правила доступности. Организация может создать юридические СОПы, чтобы гарантировать, что все сотрудники понимают объем этих правил и соблюдают их при выполнении своих обязанностей.

Преимущества стандартных операционных процедур

Написание стандартной операционной процедуры может помочь рационализировать конкретные процессы, позволяя организациям получить ряд преимуществ. Вот несколько результатов, которые могут помочь достичь СОПы:

• Соответствие стандартам

• Максимизация производства

• Снижение вреда, наносимого окружающей среде

• Регулирование безопасности

• Соблюдение определенного расписания

• Обеспечение качества

• Систематизация обучения

Каждое из этих преимуществ может помочь организациям стандартизировать высококачественную работу и достичь измеримых результатов в своих конкретных отраслях. СОПы могут привести организацию к более высокому уровню эффективности, что может привести к увеличению прибыльности в долгосрочной перспективе. Кроме того, поскольку СОП может создать стандарт последовательности и надежности в рамках производственных процессов и предлагаемых услуг, организации могут предложить заинтересованным сторонам гарантии качества. При достижении определенного уровня стандартизации организации могут собирать доказательства того, как сотрудники регулярно выполняют свои процедуры, что может упростить проведение проверок со стороны регулирующих органов или партнеров.

При наличии системы, поддерживающей правила техники безопасности и способствующей созданию безопасных условий труда, СОПы могут способствовать созданию здоровой рабочей среды для сотрудников. В управлении персоналом СОПы позволяют организациям создать упорядоченную инфраструктуру разрешения конфликтов, ориентированную на решение проблем, что в целом идет на пользу сотрудникам. Благодаря всем этим преимуществам, СОПы могут помочь организациям легче достичь успеха.

Компоненты стандартных операционных процедур

Вот что следует включить в стандартную операционную процедуру:

Информация о компании

В верхнем или нижнем колонтитуле документа вы можете добавить такую информацию, как адрес компании, номер телефона, логотип и дату. Вы также можете указать отдел, для которого вы пишете СОП, имя автора СОП и номер версии документа.

Назначение и применение

Важно включить раздел, описывающий цель документа, для кого он предназначен и дополнительную информацию о предмете. Это позволяет читателям определить, как СОП может улучшить качество и стандартизировать их работу, а также помогает им узнать, при каких обстоятельствах применяется документ.

Ключевые определения

Также может быть полезно включить определения важных слов или аббревиатур, используемых в SOP. Это гарантирует, что читатели смогут следить за содержанием документа и понимать его.

Шаги

Значительная часть СОП должна представлять собой шаги, объясняющие, как выполнить процедуру, которую вы обсуждаете. Вы также можете рассказать о том, как решить любые потенциальные проблемы, с которыми могут столкнуться читатели, и привести изображения, иллюстрирующие процессы.

Ресурсы

Полезно добавить список ресурсов, чтобы помочь читателям эффективно выполнить процедуру. Эти ресурсы могут включать в себя руководство по стилю, образцы и шаблоны или документ, описывающий лучшие практики.

Как написать SOP

Точные шаги, которые необходимо выполнить при написании СОП для организации, могут отличаться в зависимости от конкретной отрасли и цели организации. Независимо от этих ситуационных факторов, существует шесть шагов для создания успешного СОП, позволяющего оптимизировать процессы:

1. Найдите формат, который подходит именно вам

Существуют различные форматы, которые можно использовать при написании SOP. Вы можете представить свои процедуры в виде линейного контрольного списка, блок-схемы или в другом формате. Решая, как оформить ваш SOP, учитывайте потребности организации, сложность описываемой процедуры и уровень детализации, который необходимо включить для успешного выполнения процедуры.

2. Сотрудничайте с заинтересованными сторонами

Как только вы определите формат для вашего SOP, вы можете приступить к созданию документа, сотрудничая с соответствующими заинтересованными сторонами. Вы можете собрать вместе членов команды, лидеров и специалистов по управлению, чтобы обсудить, как наиболее эффективно выполнять процедуры. Сотрудничество таким образом позволяет получить жизненно важное представление о потребностях заинтересованных сторон, что может быть полезно в долгосрочной перспективе.

3. Определите свою цель

Как только вы договоритесь с заинтересованными сторонами о структуре процесса, постарайтесь определить цель написания СОП. Важно проанализировать, чего вы надеетесь достичь при стандартизации процедур, чтобы использовать эту информацию для руководства разработкой СОП. Во время этой проработки признайте существующие неэффективности в рамках процесса. Устранение этих подводных камней может послужить вашей цели.

4. Подготовьте объем процедуры

Имея в виду цель, вы можете начать подготовку объема вашей процедуры, проработав все необходимые этапы процесса. Запишите каждый шаг, который сотрудники должны выполнить для полного завершения процесса, включая подзадачи и дополнительные детали по мере необходимости. После того как вы обрисуете каждый шаг, вы можете ввести эту информацию в формат вашего СОПа.

5. Определите метрики для оценки ваших СОП

Скорее всего, вы пишете SOP, чтобы убедиться, что компания выполняет процедуры эффективно и правильно. С учетом этой цели определите метрики, которые вы хотите использовать для оценки СОП, и оцените, служит ли она для оптимизации процедур. По мере того как компания внедряет ваш СОП, вы можете отслеживать эти показатели и регулярно оценивать эффективность процедуры в отношении организационных целей.

6. Доработайте СОП и протестируйте процесс

После написания СОП, его форматирования и определения показателей, которые вы можете использовать для его оценки, вы можете завершить работу над документом и протестировать процесс перед его полным внедрением. Выполнение пробного запуска вашей СОП может позволить вам выявить любые несоответствия, неэффективность или несоответствия и устранить их до того, как ваша команда начнет с ними работать. После этого вы можете поделиться СОП со своей командой, чтобы поддержать их обучение и развитие.

Советы по написанию стандартных операционных процедур

Вот несколько полезных советов, которые следует иметь в виду в процессе написания и в ходе реализации вашего СОП:

Установите его на ранней стадии

Может быть полезно написать СОП на раннем этапе существования организации, чтобы помочь стандартизации процессов быстро стать нормой. Если в вашей ситуации создание СОП на раннем этапе невозможно, постарайтесь внедрить свой СОП как можно скорее и заложить в него поддержку для развития членов команды.

Пересматривать ежегодно

По мере развития и роста организации стремитесь ежегодно пересматривать свои СОПы, чтобы оценить их функционирование и обеспечить их эффективность с течением времени. Поскольку организациям часто приходится изменять свои операции по мере роста масштаба, выделение времени на ежегодный пересмотр СОП позволит вам убедиться, что ваши процессы являются оптимальными.

Используйте отраслевой язык

При написании СОП старайтесь использовать отраслевые формулировки, которые соответствуют стилю и формату, наиболее подходящим для данной сферы деятельности организации. Это может позволить вам кратко описать процессы и действия, используя единый язык, который члены команды смогут легко расшифровать.

Будьте краткими

Важно контролировать уровень детализации, который вы включаете в СОП. Старайтесь тщательно описывать процессы, чтобы обеспечить их точное выполнение, и включайте в СОП только необходимую информацию, чтобы сохранить практичность и последовательное выполнение.

Шаблон стандартной операционной процедуры

Вот шаблон стандартной операционной процедуры, которому вы можете следовать при создании SOP:

[Название СОП]

[название компании]
[Адрес компании и контактная информация, разделенные точками или запятыми]
[Дата публикации]

Цель и применение: [Краткий параграф, описывающий цель СОП, а также то, к кому и когда он применяется]

Ключевые определения:

• [Четкое определение термина, используемого в СОП]

• [Четкое определение термина, используемого в СОП]

• [Четкое определение термина, используемого в СОП]

Как [процедура]:

[Список пронумерованных шагов, описывающих выполнение процесса]

Дополнительное чтение:

• [Ресурс]

• [Ресурс]

• [Ресурс]

Пример стандартной операционной процедуры

Вы можете рассмотреть этот пример, чтобы помочь себе в написании документа о стандартной операционной процедуре:

Процедуры написания контента

Fernando Marketing Group
555-555-5555 | fernando.marketing@email.com | Сакраменто, Калифорния
20 мая 2022 г

Назначение и применение: Этот документ описывает процедуры, которым должны следовать внутренние писатели при создании статей для публикации. Цель этого SOP - убедиться, что авторы контента понимают, как создавать чистые, убедительные и точные копии для веб-сайта клиента. Мы ожидаем, что этот документ поможет писателям следовать предпочтениям клиента и организации и избежать возможных ошибок в написании или форматировании публикуемого контента.

Ключевые определения:

• SERPs: Это аббревиатура, которая расшифровывается как "страницы результатов поисковых систем"." Это относится к верхним страницам, которые появляются для искомого термина или запроса в поисковой системе.

• Плагиат: Это может включать копирование и вставку работы из другого источника или переписывание контента с другого сайта и представление его как собственной работы.

Как создавать письменный контент:

1. Писатели изучают руководство по стилю клиента и читают инструкции к заданному материалу.

2. Писатели исследуют тему для своего материала, изучая ресурсы, чтобы лучше понять предмет, и анализируя SERP, чтобы увидеть, как другие сайты обсуждают эту тему.

3. Писатели создают уникальную статью на основе своих исследований и личного опыта. Писатели должны предоставлять подробную информацию по теме и избегать плагиата.

4. Авторы читают свою готовую работу вслух и убеждаются, что она отвечает всем требованиям и соответствует инструкциям задания. Они также проверяют статью на наличие орфографических и грамматических ошибок и обеспечивают правильное форматирование статьи.

5. Писатели отправляют свои работы на проверку редакторам и получают оценку, основанную на их работе над статьей. Писателям может потребоваться пересмотреть или переписать часть отправленной статьи, если редактор по какой-либо причине отправил ее обратно.

Дальнейшее чтение:

• Руководство по стилю клиента

• Опубликованный образец написания

• Рубрикатор оценок редактора