Как написать письмо в поддержку (с шаблоном и примером)

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата

2. Имя и адрес

3. Приветствие

4. Вступительный абзац

5. Заключительный абзац

6. Завершение и подпись комплимента

Письмо в поддержку дела, идеи или человека может быть хорошим способом использовать свое профессиональное влияние, чтобы помочь другим и расширить свою профессиональную сеть. Независимо от того, пишете ли вы письмо для студента колледжа, поступающего на программу, или для некоммерческой организации, желающей получить грант, многие качества хорошего письма поддержки остаются неизменными.

Понимание того, как написать успешное письмо поддержки, может также помочь вам в решении других задач, поскольку написание письма - это передаваемый навык. В этой статье мы опишем письмо поддержки и объясним, как его написать, с шаблоном и примером.

Что такое сопроводительное письмо?

Письмо в поддержку - это лично написанный документ, который объясняет поддержку писателем человека, дела или идеи. Вы можете написать письмо в поддержку человека, например, претендента на стипендию, организации, например, некоммерческой организации, ищущей грант, или даже бизнеса. Вы можете написать письмо и отдать его обратно человеку, который его попросил, или же вам придется подать его непосредственно в комитет или офис, который его рассматривает.

Человек или организация может попросить у вас письмо поддержки. Они предоставят вам необходимую информацию и укажут срок, когда она им понадобится. Вы также можете добровольно написать такое письмо, если человек или организация выделяются на ваш взгляд как особенно достойные. Чтобы написать успешное письмо поддержки, важно понимать ситуацию написания, включая цель и аудиторию.

Как написать письмо в поддержку

Если вы хотите написать собственное письмо поддержки, вот несколько шагов, которые вы можете использовать:

1. Определите свою цель

Прежде чем писать письмо поддержки, важно понять, какую конкретную цель оно будет преследовать. Почти каждый вид письма поддержки - это попытка убедить читателя предпринять конкретные действия в пользу человека или организации, которых вы поддерживаете. Подумайте, в чем заключается действие - возможно, вы хотите, чтобы читатель принял человека, которого вы поддерживаете, в конкретную программу, например, или профинансировал бизнес-проект. Вы можете даже перепроверить свое понимание цели письма у человека, который его запросил.

2. Знайте свою аудиторию

Как только вы убедитесь, что понимаете цель вашего письма поддержки, продолжайте думать об аудитории. Подумайте о том, какая информация может показаться читателю убедительной. Например, если читатель - стипендиальная комиссия, его могут убедить доказательства достижений и потенциала человека. Если читатель - организация, предоставляющая гранты, он может захотеть узнать о финансовой состоятельности организации. Написание с учетом конкретной аудитории может помочь вам общаться более убедительно.

3. Мозговой штурм идей

Далее подумайте о деталях, которые вы хотите включить в письмо поддержки. Рассмотрите возможность использования анекдотов, данных или другой убедительной информации, чтобы аргументировать, почему человек или организация, которых вы поддерживаете, достойны конкретной возможности. Попробуйте записывать свои идеи во время мозгового штурма, чтобы потом было легче организовать свои мысли.

4. Организуйте свои доказательства

Просмотрите идеи, которые вы выработали в ходе мозгового штурма. Проверьте, можете ли вы выявить какие-либо шаблоны или идеи, которые соответствуют категориям, потому что эти категории могут стать параграфами или разделами вашего письма. Используйте эти разделы для составления плана или схемы вашего письма. Это облегчит написание связного, единого письма поддержки.

5. Напишите черновой вариант

Используйте свой конспект для написания чернового варианта письма поддержки. Поскольку вы, вероятно, уже провели мозговой штурм идей и составили план письма, это будет означать, в основном, оформление ваших идей в законченные предложения. Добавьте переходные слова и фразы между разделами и абзацами, чтобы помочь читателю понять взаимосвязь между идеями.

6. Проверить и пересмотреть

После того, как вы написали черновой вариант письма в поддержку, вы можете вычитать и пересмотреть его. Ищите места, где вы можете добавить больше деталей, чтобы помочь обосновать свою позицию, или убрать лишнюю информацию, которая может отвлекать внимание. Внимательно проверьте, нет ли ошибок в грамматике, употреблении и механике, поскольку письмо без ошибок обычно считается более надежным. Вы можете позволить человеку, которого вы поддерживаете, прочитать письмо и предложить изменения, если это имеет смысл в вашей ситуации.

7. Отправьте свое сопроводительное письмо

Когда вы убедитесь, что ваше письмо поддержки передает именно то, что вы хотите, и не содержит ошибок, вы можете представить его в соответствии с требованиями конкретной вакансии. Некоторые программы требуют, чтобы письма поддержки направлялись непосредственно читателям или комитету. В других случаях принимаются письма от самих кандидатов. В некоторых ситуациях для рассмотрения заявки может потребоваться особый процесс подачи, поэтому убедитесь, что вы четко понимаете этот процесс.

Шаблон письма поддержки

Если вы хотите обратиться к шаблону для написания письма поддержки, вот схема, которую вы можете использовать:

[Дата]
[Адрес отправителя]
[адрес получателя]

Для тех, кого это касается:

Я пишу в поддержку кандидатуры [имя кандидата] на [возможность]. Я считаю, что этот [человек или организация] является исключительным кандидатом для этой возможности, потому что [перечислить основные причины].

Во-первых, [кандидат] демонстрирует качество [характеристика] посредством [пример или анекдот этого качества в действии.] Это принесет пользу вашей организации [польза от этого качества.]

Более того, этот кандидат обладает высокой квалификацией для [возможности], потому что [вторая характеристика]. Например, они [анекдот или свидетельство этого качества в действии]. Это поможет вашей организации путем [выгода для читателя].
Наконец, [кандидат], несомненно, превзойдет ваши ожидания в [возможность], потому что [третье качество], о чем свидетельствует его [анекдот или доказательство этого качества]. Это, безусловно, обеспечит [преимущества данного качества для организации].

По этим причинам я решительно поддерживаю выбор [кандидата] на [возможность]. Если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно их квалификации, пожалуйста, не стесняйтесь сообщить мне об этом. Со мной можно связаться по адресу [контактная информация].

Искренне,
[имя и подпись отправителя]

Пример сопроводительного письма

Чтобы вдохновить вас на дальнейший процесс написания, вот один из примеров возможного письма поддержки:

16 февраля 2022 года

Боб С. Подопечный
123 Fairview Way
Спрингфилд, штат Массачусетс 12345

Господин. Фредрик Джонс
456 Корпоративный переулок
Парквью, Калифорния 34567

To Whom It May Concern:

Я пишу в поддержку кандидатуры The Birding Foundation на получение гранта на оборудование через вашу организацию. Я считаю, что этот фонд является исключительным кандидатом на получение гранта, поскольку он предоставляет возможности и ресурсы для наблюдения за птицами людям с низким уровнем дохода, что является целью вашей организации. Он достигает этих филантропических целей, оставаясь при этом финансово платежеспособным, что обеспечит наилучшее использование этих средств.

Во-первых, Birding Foundation демонстрирует качество филантропии, предоставляя бинокли практически бесплатно в малообеспеченные сообщества по всей стране. Они также проводят клиники для начинающих орнитологов, что помогает начинающим птицам-любителям получить доступ на природу. Это принесет пользу вашей организации, связав ваше имя с заметной благотворительной организацией на открытом воздухе.

Кроме того, Birding Foundation очень подходит для получения этого гранта, поскольку он исключительно хорошо управляет своими финансами. Например, в прошлом году они собрали половину своего бюджета за счет продаж и мероприятий, которые, в свою очередь, финансировали благотворительную часть их деятельности. Они сохранили этот баланс в следующем году и закончили его с профицитом, который они смогли положить на высокопроцентный сберегательный счет для будущих расходов. Это будет полезно и для вашей организации, когда речь идет об облегчении надзора за грантовым фондом.

И, наконец, Birding Foundation, несомненно, превзойдет ваши ожидания в отношении соответствия предоставленных средств, что подтверждается результатами их работы в рамках предыдущего гранта. Это, безусловно, обеспечит соответствие ожиданиям программы гранта, которую вы предоставляете.

По этим причинам я решительно поддерживаю выбор фонда Birding Foundation для получения этого гранта. Если у вас есть дополнительные вопросы по поводу их квалификации, пожалуйста, не стесняйтесь, сообщите мне. Со мной можно связаться по телефону 987-555-1234.

Искренне,
Боб С. Ворд