Многие организации полагаются на добровольцев, которые жертвуют своим временем, чтобы обеспечить выполнение стандартных услуг. Некоторые примеры организаций, которые могут использовать волонтеров, включают музеи, школы и некоммерческие организации. Организациям важно убедиться, что они говорят волонтерам, как высоко они ценят их вклад. В этой статье мы расскажем о том, почему важно отправлять благодарственные письма волонтерам, о том, как написать благодарственное письмо для волонтеров, а также предоставим шаблон и пример благодарственного письма для ознакомления.
Почему важно отправлять благодарственные письма волонтерам?
Отправка благодарственных писем волонтерам - важный способ продемонстрировать свою признательность волонтерам. Это может быть доступным способом поблагодарить людей за то, что они решили поделиться своим временем, поддерживая организацию и ничего не получая взамен. Волонтеры также могут оценить, что ваша организация эффективно использует свои ресурсы, вкладывая их в свои услуги, а не покупает предметы для подарков волонтерам.
Написание благодарственных писем волонтерам может позволить вам наладить личные отношения с ними. Они могут испытать чувство гордости, получив признание. Такая благодарность может создать чувство сопричастности, помогая им почувствовать себя значимой частью вашей организации. В результате они могут продолжать работать с вами в качестве волонтеров, что повысит коэффициент удержания волонтеров.
Как написать благодарственное письмо за волонтерство
Следуйте этим шагам, чтобы написать благодарственное письмо для волонтеров:
1. Создайте заголовок
Добавьте профессиональный заголовок в верхнюю часть письма. Включите основную контактную информацию об организации, такую как адрес, номер телефона и веб-сайт. Вместо того чтобы начинать заголовок с названия организации, подумайте о том, чтобы написать письмо на официальной канцелярской бумаге организации с логотипом, напечатанным в верхней части страницы. Однако, если вы пишете благодарственное письмо внутри поздравительной открытки, вы можете пропустить этот шаг.
2. Поблагодарите добровольца
Поприветствуйте добровольца дружеским приветствием, например Уважаемый или Здравствуйте. После этого укажите их имя и поставьте запятую. Начните основную часть письма с общего выражения благодарности за волонтерскую работу в вашей организации.
3. Включите личные данные
Продолжите письмо, указав конкретные причины, по которым вы благодарны за их вклад. Постарайтесь привести хотя бы один конкретный пример того, что они сделали во время волонтерской работы. Это поможет вам установить личные отношения с волонтером и покажет, что вы признаете его индивидуальный вклад.
4. Подчеркните их ценность
В следующем абзаце кратко изложите миссию организации. Обсудите, как действия или личность добровольца способствуют выполнению миссии организации и как они влияют на других людей. Это показывает, что вы понимаете и цените ценность, которую волонтер уникальным образом обеспечивает для вашей организации.
5. Подписать письмо
Завершите письмо выражением благодарности и добавьте заключительное слово. Подпишите письмо от себя лично, а не в общей форме, предполагающей, что оно от всех сотрудников организации. Это позволит вам подчеркнуть, что это личное письмо, предназначенное для конкретного волонтера. Подход один на один продолжает укреплять ваши отношения с добровольцем.
6. Завершите работу над письмом
После завершения работы над письмом обязательно вычитайте его. Проверьте, нет ли грамматических или орфографических ошибок, и подтвердите, что вы включили правильные личные данные или примеры волонтера. Проверьте, правильно ли вы адресовали письмо, и отправьте его. Важно посылать письма как можно более своевременно, чтобы усилить важность их вклада.
7. Создайте привычку
Постарайтесь сделать отправку благодарственных писем за волонтерство привычкой. В зависимости от размера вашей организации и количества волонтеров, рассмотрите возможность отправки хотя бы одного письма в день или неделю разным волонтерам. Попробуйте вести записи о вашем взаимодействии с волонтерами или наблюдениях за ними, чтобы у вас были подробности для включения в письма. Кроме того, подумайте о приобретении специальных карточек или изучении программ для систематизации контактной информации волонтеров и о том, когда они в последний раз получали карточки, чтобы сделать процесс более эффективным и справедливым.
Шаблон благодарственного письма для волонтеров
Используйте этот шаблон, чтобы помочь себе в написании благодарственных писем для волонтеров:
[Адрес вашей организации]
[Номер телефона вашей организации]
[Дата]
[Приветствие с именем добровольца],
[Начните с благодарности за то, что они стали волонтерами вашей организации. Обсудите конкретное событие, характеристику или привычку, которую вы цените в связи с ними. При необходимости включите личные детали, например, почему вы цените это или что вы чувствуете в связи с этим.]
[Упомяните основную ценность или миссию вашей организации. Расскажите о том, как их действия способствуют достижению этой цели и целей организации.]
[Еще раз выразите свою благодарность.]
[Прощальное заявление],
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Название вашей организации]
Пример благодарственного письма для волонтеров
Рассмотрите этот пример письма с благодарностью за волонтерство:
1972 Брэмбл Вэй
St. Луис, штат Миссури
314-555-9876
10 декабря 2021 г
Дорогая Ребекка,
Большое спасибо за то, что вы были нашим волонтером в прошлые выходные! Вы были важнейшим членом нашей команды, собирающей сумки для семей, и вы привнесли в этот процесс такую особую радость. Ваш позитивный настрой был заразителен, и я думаю, что вы действительно вдохновили всех других волонтеров получить столько же удовольствия, сколько получили вы.
Наша миссия в Arch Pantries заключается в том, чтобы ни одна семья в Большом Сент. Район Луиса голодает. Благодаря вашему времени, организаторским способностям и умению мотивировать других, мы собрали в три раза больше пакетов, чем планировали, во время нашей последней волонтерской сессии. Это означает, что на этой неделе 600 семей смогут получить необходимые продукты, а не только 200. Мы не смогли бы сделать это без вас.
Спасибо еще раз за то, что решили поддержать Arch Pantries. Вы - причина нашего успеха, и я не могу быть более благодарен за то, что вы работаете в нашей команде.
Best,
Майкл Паскаль
Координатор волонтеров
Arch Pantries of St. Луис
- indeed.com
Поделиться
