В основе бережливого производства лежит стремление выявить, проанализировать и устранить все потери в производственном процессе. Потери - это действия, которые требуют времени и ресурсов, но не добавляют ценности конечному продукту или услуге. Покупатель платит за ценность, а потери - это операции, которые ваша компания совершает с товаром или услугой, но за которые, возможно, платят ваши клиенты, хотя этого быть не должно.
В этой статье мы рассмотрим шесть распространенных видов потерь, с которыми сталкиваются компании различных отраслей, и предложим практические методы их устранения.
1. Перепроизводство
Создание чего-либо до того, как это действительно требуется, - это потери. Перепроизводство является худшим из всех видов потерь, поскольку оно приводит к другим потерям. Например, составление коммерческого предложения для клиента до того, как он сделал запрос, влечет за собой дополнительные потери: лишняя обработка, перемещение, движение и т. д. Чтобы понять, какие операции необходимы, а от каких можно отказаться, нужно четко представлять, что вы производите и что нужно вашему клиенту.
Примеры:
- Составление отчетов, которые никто не читает;
- Изготовление лишних копий документов;
- Отправка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз;
- Ввод повторяющейся информации во множество документов;
- Бессмысленные собрания.
Инструменты для устранения:
- Стандартизированная работа;
- Выравнивание рабочей нагрузки;
- Изучение потребности в той или иной операции.
2. Ожидание
Любое ожидание (людей, подписи, информации и т. д.) - это потери. Этот вид потерь можно сравнить с низко висящим яблоком, которое легко сорвать и использовать по назначению. Часто мы не замечаем потери времени, просматривая стопку документов, ожидая завершения процесса или задержек в получении информации.
Примеры:
- Большое количество обязательных подписей и разрешений;
- Зависимость от других сотрудников при выполнении задач;
- Задержки в получении информации;
- Проблемы с программным обеспечением;
- Выполнение задачи разными отделами;
- Отсутствие ответственных за выполнение задач.
Инструменты для устранения:
- Карта потока создания ценности;
- Система 5S;
- Курьеры;
- Система документооборота.
3. Движение
Любые перемещения людей, документов и/или обмен электронными сообщениями, которые не создают ценности, - это потери. Этот вид потерь возникает из-за плохой планировки офиса, неисправного или устаревшего оборудования и отсутствия необходимых материалов.
Примеры:
- Поиск файлов на компьютере;
- Поиск документов в картотеке;
- Постоянное перечитывание справочников / баз данных в поисках информации;
- Передача документов на следующий этап работы вручную;
- Выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействия;
- Отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи.
Инструменты для устранения:
- Стандартизированная работа;
- Перепланировка рабочего пространства;
- Короткие организационные совещания;
- Карточки канбан для канцелярских принадлежностей;
- Отслеживание документов.
4. Перемещение
Бесполезное перемещение документов влияет на время, необходимое для выполнения любой работы в офисе. Даже при наличии свободного доступа к Интернету и электронной почте, клиентам часто посылаются документы, имеющие небольшую или нулевую ценность.
Примеры:
- Отправка ненужных документов;
- Слишком частая регистрация документов, находящихся в работе;
- Передача документов на следующий этап работы вручную;
- Выполнение одной задачи несколькими отделами;
- Неправильная расстановка приоритетов.
Инструменты для устранения:
- Равномерное распределение рабочей нагрузки;
- Система документооборота;
- Стандартизированная работа;
- Средства визуального контроля.
5. Брак
К потерям в результате брака относится любое действие, которое привело к появлению дефектов, и дополнительная обработка, необходимая для их устранения.
Примеры:
- Ошибки при вводе данных;
- Ошибки при установлении цен;
- Передача неполной документации на следующие этапы обработки;
- Утеря документов или информации;
- Некорректная информация в документе;
- Неэффективная организация файлов в компьютере или папок в картотеке;
- Неправильный подбор сотрудников для обслуживания клиента.
Инструменты для устранения:
- Обеспечение предсказуемого результата;
- Средства визуального контроля;
- Стандартизированная работа;
- Система документооборота;
- Журнал учета остановок и незапланированных заданий;
- Короткие организационные совещания;
- Средства предупреждения ошибок.
6. Нерациональное использование рабочей силы
Труд людей используется нерационально, когда работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей.
Примеры:
- Нарушение сроков выполнения проектов;
- Неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала;
- Частые прогулы и большая текучесть кадров;
- Неадекватная система управления результативностью;
- Недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.
Инструменты для устранения:
- Учет рабочих процессов;
- Стандартизированная работа;
- Система документооборота;
- Короткие организационные совещания;
- Обоснование перехода к бережливому офису.
Задайте себе следующие вопросы:
- Какие потери можно быстро устранить?
- Что можно сделать, чтобы немедленно повысить степень удовлетворения запросов потребителей?
Применяя эти методы и инструменты, вы сможете существенно сократить потери в офисе, оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность работы своей компании.
Поделиться
