Хранение документов по личному составу: услуги архивов и порядок передачи

Срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет. В течение этого периода организации обязаны обеспечивать их сохранность, однако не всегда имеют соответствующие условия. Часто документы хранятся в рабочих комнатах, что повышает риск их утраты.

Важность упорядочения документов:

• Документы по личному составу содержат сведения социально-правового характера, являясь основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы.
• Упорядочение документов - сложный процесс, требующий специальных знаний и опыта.
• Качество обработки документов влияет на их дальнейшее использование и оперативный поиск информации.

Услуги архивов:

В соответствии с законодательством, архивные учреждения предоставляют организациям платные услуги по работе с документами:

• Подготовка нормативно-методических документов: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, перечни документов со сроками хранения.
• Экспертиза ценности документов: отбор документов на дальнейшее хранение или уничтожение.
• Упорядочение документов: составление научно-справочного аппарата (описей дел, титульных листов, исторических справок, указателей, актов о выделении документов к уничтожению).
• Обеспечение сохранности документов: хранение в специально оборудованных помещениях с оптимальными условиями.

Передача документов в архив:

• Организации могут передавать документы по личному составу в государственные и муниципальные архивы, заключив договор или соглашение.
• Архив обязуется обеспечивать сохранность документов, исполнять запросы граждан о трудовом стаже и выдавать дела во временное пользование.
• Договор может предусматривать платные услуги: прием документов на хранение, проведение экспертизы ценности, упорядочение документов, консультативно-методическая помощь, отбор и уничтожение документов, составление учетного и научно-справочного аппарата, разработка нормативно-методических документов, изготовление копий, исполнение тематических запросов, повышение квалификации кадров.
• Организация обязуется обеспечивать сохранность документов до передачи в архив, соблюдать законодательные требования по работе с документами и передавать документы своими силами и за свой счет.

Упорядочение документов:

• Документы должны быть упорядочены и иметь соответствующий научно-справочный аппарат.
• Эта работа может проводиться работниками организации или специалистами-архивистами.
• Включает в себя экспертизу ценности документов, систематизацию, переплет, нумерацию, составление листов-заверителей, оформление обложек, проставление архивных штампов и шифров.

Составление описи:

• На обработанные дела по личному составу составляется опись по установленной форме.
• Опись оформляется титульным листом, предисловием, а в некоторых случаях - указателями и оглавлением.
• Составляется историческая справка, излагающая историю организации и архивного фонда.
• Описи согласовываются с архивом, в который планируется передача документов.
• Описи составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и утверждаются Экспертно-проверочной комиссией архивного органа.

Прием документов на хранение:

• Прием документов на временное, в том числе депозитарное, хранение оформляется актом приема-передачи.
• Передача дел проводится поединично, на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив.
• При отсутствии дел, числящихся в описи, в акте приема-передачи оговариваются их номера и указываются причины отсутствия.
• Представители архива проверяют правильность оформления дел и описания.
• Проверяется физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов.
• При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы.
• Зараженные документы подлежат специальной обработке, утраченные подлинники могут быть заменены копиями.

Передача документов с временным сроком хранения:

• В архив могут поступать документы с временным (до 10 лет) сроком хранения.
• Такие документы передаются по сдаточным описям или актам.
• При составлении договора на прием-передачу этих документов указывается порядок их использования и условия уничтожения.
• За временное хранение документов взимается плата.

Депозитарное хранение документов:

• Депозитарное хранение документов - хранение документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и архивом, с сохранением за собственником права собственности на документы.

Важно помнить:

• Передача документов в архив - это важный этап, который требует внимательного и грамотного подхода.
• Соблюдение всех требований законодательства и правил работы с документами позволит обеспечить сохранность информации и обеспечить ее доступность в будущем.