Если вы отслеживаете поведение сотрудников, будьте прозрачны в этом

Сохранение корпоративной программы наблюдения, которая работает только в тени, может поймать случайного нарушителя, но это мало способствует позитивному поведению или сдерживанию ненадлежащего использования корпоративных активов, когда сотрудники работают из дома. Более сбалансированный подход должен включать в себя четкие коммуникации с сотрудниками, объясняющие причины и существование корпоративных программ мониторинга. Прозрачность в отношении того, как вы контролируете сотрудников, должна соответствовать культуре прозрачности и доверительным отношениям. Полезно отметить, что это также согласуется с основополагающей правовой базой в США, которая базируется на понятиях законного интереса и уведомления, и еще больше укрепляется, когда сотрудники дают свое согласие на мониторинг.

Перед пандемией уже было ясно, что одним из ключевых лидерских качеств, которое отличает великих начальников, является эмпатия - способность понимать эмоции других людей и заботиться о них. В условиях кризиса, вызванного коронавирусом, эмпатия приобрела еще большее значение, поскольку руководителям необходимо уделять больше внимания физическому и психическому благополучию своих сотрудников и уделять большое внимание их личным обстоятельствам, чтобы помочь смягчить стресс и воспитать стойкость.

Но эта задача становится еще более сложной из-за того, что вместо личного общения используются технологии, что требует овладения неловким искусством проявления эмпатии при использовании средств видеоконференций. Человеческое общение эмоционально по своей природе, но это не очень хорошо переносится в цифровую среду, и существует четкая разница между чувством и выражением эмоций на экране компьютера и взаимодействием с человеком, который физически присутствует рядом.

Что еще хуже, существуют деликатные этические и юридические последствия управления виртуальными работниками - последствия, о которых менеджеры часто не знают или не замечают. Границы между профессиональным и личным пространством людей были довольно размытыми до того, как работа из дома (WFH) стала повсеместной, а сейчас они еще более туманны.

На наш взгляд, необходимо найти непростой баланс между проявлением сочувствия к своим сотрудникам - например, часто проверять их, оценивать их общее эмоциональное состояние и узнавать об их личных обстоятельствах - и уважением их частной жизни. Некоторые вопросы носят скорее этический, чем юридический характер, и руководителям не следует полагаться на здравый смысл. Например, хотя юридические проблемы, связанные с планированием удаленных совещаний в традиционное рабочее время, могут отсутствовать, этично принимать во внимание личные обстоятельства людей (уход за детьми, закрытие районов, ограничения пространства и тишины в домашнем офисе, например). Иногда проблемы носят цифровой характер и являются следствием беспрецедентной зависимости от технологий, видимых и невидимых, которые поддерживают среду WFH. Подумайте об усталости от Zoom, необходимости изучать новые технологические инструменты и падении производительности, вызванном переходом от аналоговых совещаний к виртуальным. Сейчас, как никогда ранее, руководители должны понимать не только элементы хорошего лидерства, включая вдохновение, связь и понимание своих команд, но и нормативные и моральные последствия его осуществления, когда они виртуально входят в дома людей.

Рассмотрим следующий сценарий, который будет знаком значительной части мировой рабочей силы:

Компания перевела всех неосновных работников на WFH. Они используют собственные устройства, домашнюю технику и кабельные модемы, возможно, совместно с соседями по дому или членами семьи, которые выполняют свою работу дома, или со студентами, которые учатся в школе дистанционно. Как следствие, компания как никогда обеспокоена вопросами безопасности, конфиденциальности и производительности. В безопасности ли ее данные и собственная информация? Увеличилась ли ее подверженность хакерским атакам? Существуют ли новые риски кибербезопасности? Действительно ли люди работают, или они бездельничают? Работают ли они больше или меньше, чем раньше? В частности, если культура исторически поощряет прогулы, научатся ли менеджеры оценивать то, что люди производят и делают, или же они будут вынуждены заниматься микроменеджментом и навязчиво проверять, что делают сотрудники во время WFH?

Компания глубоко залезла в свой набор инструментов безопасности и использует некоторую комбинацию следующих общедоступных инструментов: мониторинг нажатия клавиш, захват экрана, мониторинг электронной почты и отслеживание трафика через VPN-соединение, включая то, какие нерабочие программы или программное обеспечение могут работать через него. Основной причиной может быть обеспечение безопасности данных компании, но эти действия также могут дать руководителям полезную информацию о том, чем занимаются сотрудники во время WFH.

Как обстоят дела с точки зрения сотрудников? Во-первых, сотрудники могут даже не подозревать о таком повышенном уровне наблюдения. Хотя многие люди ожидают, что за ними будут наблюдать, измерять и контролировать их деятельность, когда они находятся на своих традиционных рабочих местах, их ожидания относительно того, что происходит за пределами офиса, могут отличаться. Работники могут ожидать большей степени конфиденциальности при работе на дому. Дом исторически считался "отдельным" от рабочего места, и многие люди полагали, что их выбор, убеждения, образ жизни, политика и история посещений находятся вне поля зрения - и не являются делом работодателей. Теперь линейные менеджеры и руководство поощряют или обязывают WFH и стремятся укрепить доверительные отношения в период общественных и корпоративных потрясений. Тем временем другая корпоративная функция, отвечающая за защиту и безопасность, расширяет набор сложных инструментов, которые могут отслеживать, что вы делаете в своей гостиной и на своем маршрутизаторе.

И все это происходит одновременно. Можно ли примирить эти конкурирующие интересы и виды деятельности? Возможно. Попыткам сделать это будет способствовать понимание правовой базы, анализ этических соображений и, в конечном итоге, общий набор коммуникаций и ожиданий, направленных на укрепление доверительных отношений. Ключевой вопрос, на наш взгляд: Как руководитель с благими намерениями может защитить интересы компании, сохранив при этом ожидания сотрудников в отношении доверия и конфиденциальности? Находятся ли эти два понятия в бесповоротном конфликте? Мы считаем, что нет. Мы считаем, что вполне возможно разработать этичную программу корпоративного мониторинга, которая уравновешивает конкурирующие приоритеты.

Законен ли удаленный мониторинг? В Соединенных Штатах ответ в целом положительный. Компании имеют законный интерес в защите корпоративных активов. Конфиденциальность электронных данных регулируется как на федеральном уровне, так и на уровне штатов, причем наиболее существенные ограничения вытекают из федерального Закона о конфиденциальности электронных сообщений от 1986 года и некоторых аналогов законов штатов. В целом, ECPA запрещает работодателям намеренно перехватывать электронные сообщения своих сотрудников, включая электронную почту и обмен мгновенными сообщениями, но допускает два важных исключения. Первое - это "исключение деловой цели", которое было истолковано как разрешение работодателю следить за электронными сообщениями, если компания может доказать законную деловую цель для этого. Второе - это "исключение по согласию", применимое, если компания имеет согласие работника.

Исключение по деловой цели является широким и может охватывать такие интересы, как защита интеллектуальной собственности компании и защита систем от вредоносных программ или компьютерных вирусов, которые могут быть занесены в результате использования социальных сетей или другой нерабочей деятельности. Работодатели также могут захотеть убедиться, что работники соблюдают политику компании и не используют рабочее время или оборудование компании для несанкционированных действий, таких как онлайн-игры и порнография.

В то же время многие штаты признают право на неприкосновенность частной жизни по общему праву. Существует давняя юридическая концепция неприкосновенности частной жизни, иногда называемая "вторжением в уединение", которая до сих пор применяется во многих местах. Согласно этой концепции, человек имеет право на неприкосновенность личной жизни, свободную от вторжения другого лица (например, работодателя), независимо от того, является ли это вторжение физическим по своей природе или принимает форму электронного наблюдения за частными делами или записями. В связи с этим возникают сложные вопросы о том, распространяется ли мониторинг на личную деятельность работника - различие, которое особенно трудно провести, когда личные и деловые вопросы ведутся в одном и том же месте, на одних и тех же устройствах и, возможно, в одно и то же время. Несколько штатов, включая Коннектикут, устанавливают дополнительные ограничения, требуя, чтобы работники были заранее письменно уведомлены о типе и методах мониторинга.

Габриэль Гарсиа Маркес писал, что "у всех людей есть три жизни: публичная, частная и тайная". До пандемии и цифровой революции эти жизни, безусловно, было легче разграничить. В сегодняшней цифровой среде WFH может оказаться невозможным полностью определить границы между публичным и частным, или между корпоративным и личным. По нашему опыту, конфликт часто возникает из-за несовпадения ожиданий: когда сотрудник WFH ожидает такого уровня конфиденциальности, который не соответствует приоритетам и ожиданиям работодателя. Многие этические проблемы, связанные с установлением границ в целом, возникают из-за удивления человека, когда границы приближаются или пересекаются - "Я понятия не имел, что происходит Х" или "Я не знал, что компания будет следить за использованием моего ноутбука дома".

Один из подходов заключается в том, чтобы устранить элемент неожиданности. Корпоративная культура все чаще признается отличительной чертой, и она состоит из факторов, связанных с доверием сотрудников и корпоративной прозрачностью. Сохранение корпоративной программы наблюдения, которая работает в тени, противоречит этим целям. Она может задержать случайного нарушителя, но мало что делает для поощрения позитивного поведения или предотвращения ненадлежащего использования корпоративных активов. В конечном счете, решение о том, следует ли внедрять мониторинг, в каком объеме и какие его виды, принимается в каждой конкретной компании с учетом специфики вашего бизнеса, характера вашей политики WFH, а также размера вашей организации и бюджета. Мы считаем, что сбалансированный подход, включающий четкое информирование сотрудников о существовании и причинах корпоративной программы мониторинга, соответствует прозрачной культуре и доверительным отношениям. К тому же, это соответствует правовым основам компаний, которые в США базируются на понятиях законного интереса и уведомления и еще больше укрепляются, когда сотрудники дают свое согласие.

Хотя нынешняя ситуация может быть неопределенной и беспрецедентной, некоторые из старых добрых принципов управления все еще применимы - возможно, больше, чем когда-либо. Нашей целью должно быть укрепление доверия и создание этического климата, где справедливость и прозрачность являются доминирующими валютами, а люди испытывают безопасность, а не стресс или беспокойство. Средства достижения этой цели могут быть новыми, но в конечном итоге речь по-прежнему идет о коммуникации, вовлеченности и благополучии, которые являются ключом к повышению эффективности и производительности труда.

Об авторе

Томаш Чаморро-Премузик - директор по инновациям в ManpowerGroup, профессор психологии бизнеса в Университетском колледже Лондона и Колумбийском университете, соучредитель сайта deepersignals.com и сотрудник лаборатории предпринимательских финансов Гарварда. Он является автором книги Почему так много некомпетентных мужчин становятся лидерами? (и как это исправить), на которой основана его речь на TEDx. Найти его можно на www.drtomas.com. drtcp

  • Ричард Бучбанд - старший вице-президент, главный юрисконсульт и секретарь компании ManpowerGroup, имеет опыт работы в области корпоративного права и права ценных бумаг. Он является членом Консультативного совета по компаниям, зарегистрированным на Нью-Йоркской фондовой бирже, и часто выступает с докладами на темы управления на уровне совета директоров, проблем публичных компаний, тенденций на рабочих местах, а также этики и соблюдения норм.
  • Рубрика: 
    Ключевые слова: 
    Автор: 
    Источник: 
    • Hbr.org
    Перевод: 
    • Дмитрий Л

    Поделиться