Недавно я прочитал статью под названием "Не отправляйте электронное письмо, если можете поднять трубку телефона". Статья была написана бывшим членом политического штата Вашингтона, округ Колумбия, который рассказал о совете, данном ему ветераном-лоббистом. Урок, который он вынес из разговора, заключался в том, чтобы не писать ничего, что вы не хотите опубликовать для всеобщего обозрения. Я считаю название статьи обоюдоострым мечом - хороший совет для социальных сетей, плохой для офисного общения.
В статье говорится только об этикете социальных сетей, и, конечно, неудивительно, почему человек, работающий в политике, хочет избежать бумажного следа, ведущего к уличающим доказательствам. Автор приводит недавний случай с тремя учителями подготовительной школы в Род-Айленде, которые были вынуждены уйти в отставку после оскорбительных и уничижительных комментариев о своих учениках в приложении Slack. Эти комментарии были впоследствии распространены среди школьного сообщества хакером через Google Doc, что вызвало возмущение среди школьного руководства и родителей.
Насколько я понимаю, тема о том, что НЕ следует публиковать в социальных сетях, настолько стара и банальна, что вряд ли заслуживает упоминания. Сейчас, когда социальные сети уже давно вошли во второе десятилетие своей популярности, работодателям лучше умыть руки и избавиться от любого сотрудника, который все еще не может отличить уместный контент от неуместного. Урок, который следует извлечь, применим ко всем профессиям - не пишите ничего, что может повредить вашей карьере, репутации или репутации вашего работодателя.
Переключаясь на другую тему, когда я впервые прочитал название статьи, я подумал, что речь идет об обычном офисном общении, а не об инкриминирующих сообщениях и текстах в социальных сетях. В прошлом у меня была работа, где менеджеры отдавали предпочтение телефонным разговорам, а не общению по электронной почте, независимо от того, что давало лучшие результаты. Хотя я никогда не стеснялся брать трубку, когда того требовала ситуация, я всегда тяготел к общению по электронной почте, если мне предоставлялся выбор. Вот почему.
Точка отсчета
Мои организаторские способности значительно лучше моей кратковременной памяти. Я регулярно возвращаюсь к электронным письмам, которые архивирую в папках по имени клиента или содержанию. Когда ежедневно общаешься с множеством людей по поводу нескольких проектов, вспомнить конкретные детали того или иного разговора через несколько месяцев становится практически невозможно. Архивирование электронных писем позволяет мне вспомнить важную информацию, которая была бы давно забыта, если бы существовала только в телефонном разговоре.
Прочитайте до совершенства
Не зря в моем блоке подписей написано "Писатель", а не "Спикер". Составление продуманного электронного письма клиенту или коллеге дает мне возможность писать, переписывать, вычитывать и редактировать, пока конечный результат не будет выглядеть отшлифованным и профессиональным. Даже если вы просто отправляете неформальное письмо коллеге, его содержание все равно отражает вашу ориентацию на детали и профессионализм. Аналогично, если вы ожидаете последующих вопросов после передачи важной информации клиенту или коллеге, всегда лучше дать продуманные, точные ответы по электронной почте, чем спонтанные, неточные ответы по телефону.
Учитывайте все нюансы
Большинство из нас сталкивались с тем, что иногда клиент или руководитель просит что-то сделать, а затем, по прошествии некоторого времени и в результате взаимодействия с множеством других людей и проектов, таинственным образом меняет детали своего запроса, настаивая на том, что его запрос вообще не менялся. Хотя иногда у вас нет выбора, как к вам обратиться с первоначальной просьбой, если она поступила по электронной почте, это может означать разницу между тем, что разгневанный клиент или менеджер обвинит вас в несоблюдении указаний, или признает свою вину и похвалит ваше внимание к деталям.
В любой работе важны как устные, так и письменные навыки общения. Сосредоточение внимания только на одном, но не на другом, было бы ошибкой, и я бы точно не советовал сотруднику избегать телефонных звонков. Тем не менее, когда оба способа общения имеют одинаковый вес и предоставляется выбор, я считаю, что общение по электронной почте выгоднее. Независимо от того, какой способ общения вы предпочитаете, если вы решили общаться письменно, помните... вычитывайте, архивируйте и НИКОГДА не отправляйте и не публикуйте то, о чем потом будете жалеть.
- Theundercoverrecruiter.com
Поделиться
