Поскольку все больше работодателей предлагают возможности удаленной работы, они начинают сталкиваться с проблемами, характерными только для удаленных команд. Если вы руководите виртуальной командой, важно понимать тонкости этой рабочей среды, чтобы помочь создать более сплоченную и продуктивную команду.
В этой статье мы рассмотрим девять наиболее распространенных проблем виртуальных команд, что вызывает эти проблемы и что вы можете сделать для их решения.
9 распространенных проблем виртуальных команд и способы их решения
Виртуальные команды, как правило, не имеют общего рабочего пространства, что может привести к проблемам, возникающим из-за отсутствия общих временных рамок и среды. Ниже перечислены девять наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются виртуальные команды, а также их причины и предложения по их решению:
1. Общение
Некоторые руководители могут обнаружить, что удаленная работа менее продуктивна из-за неэффективности коммуникации. Эта проблема часто связана с двумя факторами. Один из них - доступность, поскольку отдельные члены команды имеют определенную автономию в отношении того, когда начинать свой рабочий день. Другая - различия в стилях общения. Некоторые члены команды могут хотеть частой, активной переписки, в то время как другие могут предпочесть редкое взаимодействие.
Как инициативный руководитель, вы можете улучшить коммуникацию, подавая пример и четко формулируя свои ожидания. Попросите всех членов команды быть доступными онлайн в определенный промежуток времени и установите веб-табурет для обмена сообщениями, который позволит всем общаться в режиме реального времени. Кроме того, укажите уровень переписки, к которому вы хотели бы стремиться, и поощряйте членов команды обращаться к вам как можно чаще. Чтобы систематизировать свои коммуникативные усилия, рассмотрите возможность предоставления возможностей для взаимодействия с помощью регулярных видеоконференций.
2. Сотрудничество
Сотрудничество имеет решающее значение для успешной удаленной работы, поскольку оно помогает генерировать новые идеи и облегчает дискуссию. Члены виртуальной команды могут испытывать трудности в сотрудничестве, поскольку физическое разделение заставляет их чувствовать себя оторванными друг от друга, а коммуникационные барьеры могут усугубить эту проблему.
Есть несколько действий, которые вы можете предпринять для преодоления таких препятствий. Начните с раннего создания благоприятной атмосферы в вашей команде. Например, когда вы принимаете новых сотрудников, попробуйте составить пакет документов, включающий дружеские послания от команды. Простой жест приветствия может помочь людям почувствовать взаимодействие со своими коллегами. Кроме того, на своих регулярных совещаниях способствуйте взаимодействию с помощью мозгового штурма, касающегося проблем, с которыми сталкивается команда. Посредничать в случае разногласий, но позволять членам команды взаимодействовать друг с другом как можно больше.
3. Офисная культура
Офисная культура относится к совокупности взглядов и убеждений, характерных для конкретного рабочего места. Нормы, составляющие культуру, определяют, как ее члены взаимодействуют друг с другом, подходят к ситуациям и взаимодействуют с организацией. Реалии общей среды и регулярные личные взаимодействия, которые происходят в ней, помогают сформировать основу культуры, поэтому отсутствие такой среды может затруднить формирование культурной идентичности среди членов вашей команды.
Рутины могут быть эффективным способом создания жизнеспособной культуры для вашей виртуальной офис. Используя программное обеспечение для обмена сообщениями или конференций, регулярно проводите мини-мероприятия, которые дают вашим сотрудникам повод для радости и позволяют им выразить себя. Рассмотрите, например, еженедельный вопрос-ледокол, способствующий знакомству между членами команды, или ежемесячную игру в тривию, предполагающую ощутимый приз. Сотрудники могут рассматривать такие простые случаи, как эти, как отличительные черты, которые помогают определить их опыт работы в организации.
4. Профессиональные границы
Профессиональные границы - это правила, которые люди устанавливают, чтобы ограничить пересечение личной и рабочей жизни. Они необходимы для поддержания оптимального баланса между работой и личной жизнью и предотвращения выгорания. Члены виртуальной команды могут испытывать трудности с установлением границ, поскольку их рабочее место обычно является и их жилым помещением, поэтому их профессиональные обязанности могут вторгаться в их домашнюю жизнь.
Что вы можете сделать для содействия развитию и соблюдению границ, так это поставить перед командой реалистичные цели и достижимые сроки. Чем меньше ваша команда борется за выполнение своих задач, тем больше у нее возможностей для достижения целей в рамках стандартного рабочего времени.
5. Перерывы
Проблема, связанная с границами, - это вопрос разрывов. Регулярные перерывы в течение рабочего дня помогут улучшить концентрацию, повысить производительность и предотвратить переутомление. Проблема в том, что удаленные работники часто не делают перерывов в работе. Причины этого явления различны. Некоторые люди чувствуют себя виноватыми за то, что предаются отдыху в своем доме, который уже ассоциируется у них с чувством легкости. Другие могут испытывать трудности с самостоятельным управлением своим временем, поэтому они отказываются от перерывов и даже обеденного перерыва, чтобы успеть выполнить задания.
Вы можете поощрять свою команду делать перерывы различными способами. Один из них - регулярные индивидуальные встречи, в ходе которых вы посвящаете часть времени консультированию своих сотрудников о важности ухода за собой. Если они почувствуют, что вы поощряете здоровый баланс между работой и личной жизнью, они с большей вероятностью предпримут шаги для его достижения. Еще одна идея - поощрять веселые командные задания. Например, попросите свою команду принять участие в соревновании по ходьбе, в котором каждый проходит милю по своему району в одно и то же время. Это заставит их сделать перерыв и одновременно внести свой вклад в вашу рабочую культуру.
6. Структура
Структура относится к роли, которую играет каждый член команды. В виртуальной команде роль менеджера может быть ясна, а роль других членов - нет. Эта проблема, скорее всего, является результатом неопределенности, которая окружает место удаленного работника по отношению к своим коллегам, поскольку они могут считать себя одинокими операторами, не имеющими прямого отношения к работе других людей. Такая неопределенность может привести к неэффективности процессов.
Вы можете создать структуру в своей команде, определив роли, чтобы ее члены знали, чего вы от них ждете. Создавайте задания для удаленных членов команды, чтобы каждый знал, как приступить к работе над каждым проектом. Возможно, введите также концепцию блокировки времени, которая включает в себя планирование определенных часов рабочего дня для выполнения конкретных задач. Например, первая половина дня может быть посвящена переписке по электронной почте, а вторая - созданию маркетингового продукта.
7. Доверять
Два фактора, которые способствуют доверительной динамике команды, - это способность наблюдать за вкладом других людей и невербальные сигналы, передающие такие абстрактные понятия, как искренность и прямота. Из-за физического разделения оба фактора обычно отсутствуют в виртуальных командах. Поэтому среди членов команды могут возникнуть неприязненные отношения, когда люди начинают подозревать других в том, что они вносят меньший вклад, или когда они неправильно интерпретируют сообщения как негативные или агрессивные.
Один из способов предотвратить возникновение недоверия в вашей команде - быть максимально прозрачным. Используйте инструменты управления задачами, которые позволяют вашей команде видеть, как каждый член продвигается к индивидуальным и общим целям. Таким образом, каждый понимает, в какой степени его коллеги вносят вклад в работу команды. Другой метод - поощрять как тщательную переписку, так и более глубокое понимание прочитанного, поскольку эти навыки являются основополагающими для предотвращения недопонимания.
8. Отвлекающие факторы
Офис - это в значительной степени саморегулирующаяся среда, поскольку присутствие членов команды и руководителей может помочь сотрудникам сосредоточиться на работе. Дома эти регулирующие силы отсутствуют, и их место занимают отвлекающие факторы. Таким образом, некоторые члены команды могут легко увлечься деятельностью, не связанной с работой.
Чтобы свести отвлекающие факторы к минимуму и поддерживать эффективность работы вашей команды, установите правила во время совещаний один на один и всей команды. Во время этих встреч четко формулируйте ожидания относительно ежедневных задач членов команды и обсуждайте основные этапы, чтобы помочь им не сбиться с пути. Кроме того, проведите тренинги, посвященные стратегиям преодоления отвлекающих факторов. Обучение может иметь дополнительное преимущество в виде повышения вовлеченности сотрудников, поскольку оно способствует чувству заинтересованности в их развитии.
9. Канцелярские принадлежности
Сотрудники, работающие в офисе, имеют доступ к большому разнообразию офисных принадлежностей, предоставляемых работодателем, - мебели, технике, письменным принадлежностям, органайзерам и различным другим ресурсам. Виртуальные команды часто не имеют такого доступа. В результате они могут испытывать трудности, потому что им не хватает инструментов для выполнения своих задач или они чувствуют разочарование от того, что используют свои деньги для оборудования своего рабочего места.
Чтобы стимулировать рост удаленного офиса, убедитесь, что в бюджете достаточно средств для обеспечения вашей команды необходимыми ресурсами. Рассмотрите возможность предоставления стипендий, чтобы помочь сотрудникам обустроить домашний офис. Если возможно, предложите предоставить каждому члену команды компьютер.
- indeed.com
Поделиться
