7 шагов эффективного делегирования

Делегирование позволяет руководителям распределить обязанности между людьми, которые хорошо подготовлены к их выполнению. Понимание шагов делегирования может помочь вам улучшить коммуникацию в офисе и повысить продуктивность команды. В этой статье мы рассмотрим этапы процесса делегирования и приведем лучшие практики для успешного завершения каждого этапа.

Что такое делегирование?

Делегирование - это практика поручения задач одного человека другому. Менеджеры, руководители и другие лидеры обычно делегируют задачи для повышения эффективности работы, управления временем и обучения персонала. Эффективное делегирование:

• Выделить больше времени для выполнения специализированных обязанностей

• Улучшите баланс между работой и личной жизнью, сократив количество необходимых сверхурочных часов

• Развивайте свои отношения между руководителем и сотрудником

• Ускорить рабочий процесс в компании

• Повышение уверенности и работоспособности сотрудников

• Подготовить сотрудников к карьерному росту

• Подчеркните свои лидерские качества

• укрепляют репутацию профессиональной ответственности для вас и вашей команды

• Поощряйте здоровые стандарты общения в вашей команде

Этапы процесса делегирования полномочий

Для успешного делегирования следуйте этим семи шагам:

1. Подготовьтесь к делегированию

Оцените задачу, которую вы хотите делегировать, четко определив ее цели и ожидания. Задайте себе следующие вопросы, чтобы уточнить свои цели:

• Чего мне нужно достичь?

• Какие навыки и опыт необходимы моему сотруднику для успешного выполнения поставленной задачи?

• Какие ресурсы я могу предоставить в дополнение к тому, что они уже знают??

• Какие инструменты они могут использовать для достижения максимальной эффективности?

• Как, по моим ожиданиям, должен выглядеть готовый продукт?

• Как выглядит успешная работа для людей, которым я подотчетен??

• Это одна задача, или я могу разделить ее на несколько работ??

Ответив на вышеприведенные вопросы, вы сможете разработать убедительное объяснение своих целей, составить действенный контрольный список того, как их выполнить, и поддержать свою команду в достижении успеха.

2. Назначить задание

Используя анализ целей как руководство по ожиданиям, определите лучшего человека или команду для выполнения работы. Следующие показатели могут помочь вам принять решение:

• Навыки: Делегируйте работу человеку с навыками, хорошо подходящими для этой задачи, так как он, скорее всего, сможет работать самостоятельно, что повысит его уверенность в себе и сэкономит ваше время.

• Заинтересованность: Делегируйте работу наиболее заинтересованному сотруднику или команде, поскольку люди часто работают более эффективно, когда они заинтересованы в выполнении задачи.

• Время: Делегируйте в зависимости от наличия времени, так как сотрудники, у которых достаточно времени для выполнения задачи, с большей вероятностью уложатся в сроки и, возможно, будут более охотно соглашаться на делегирование в будущем.

3. Подтвердить понимание

Четко донесите цели и ожидания задачи до сотрудника или команды, которые берут на себя ответственность за проект. Чтобы убедиться, что они готовы приступить к работе, повторите инструкции в доступной форме.

Вот пример подтверждения понимания на практике:

Мари - менеджер в публичной библиотеке. Ей нужно каталогизировать большой запас новых книг к концу дня в пятницу. Она делегирует эту задачу двум свободным сотрудникам, которые имеют опыт работы с каталогами и которым нравится сортировать новые запасы.

Мари сообщает им крайний срок сдачи проекта, а затем вежливо повторяет срок, прося их записать его в календаре. Она дает оценку того, сколько часов должен занять проект, и предлагает работать над ним не менее двух часов в день. Чтобы подтвердить временные рамки и сроки, она спрашивает, в какое время они планируют работать над проектом на следующий день.

4. Поддерживайте успех с помощью SMART-целей

Установите конкретные, выполнимые цели, которые помогут вам отслеживать прогресс вашего сотрудника. Как для больших, так и для малых проектов, которые вы делегируете, это обеспечивает четкий путь к успеху. Вот как выглядят SMART-цели в процессе делегирования:

• Конкретно: Точно определите ожидания от успеха, например, одна 30-слайдовая презентация о финансовых показателях вашей компании за месяц, предназначенная для вице-президента компании.

• Измеримость: Количественно оцените прогресс вашего сотрудника. Рассмотрите возможность установления контрольных точек, например, заполнение десяти слайдов, чтобы помочь им более эффективно распоряжаться своим временем и чувствовать себя успешными в процессе работы.

• Достижимо: Убедитесь, что у вашего сотрудника есть информация, бюджет, программное обеспечение и время, необходимые для выполнения задачи к установленному сроку. Предскажите, какие ресурсы им могут понадобиться, и напомните им, что вы готовы ответить на вопросы.

• Актуально: Для достижения максимальной эффективности отделите несвязанные ресурсы и задачи от той, которую вы делегировали.

• Ориентированность во времени: Ставить задачу в четкие временные рамки с конкретным сроком выполнения. Это может помочь вашему сотруднику планировать время для выполнения делегированной задачи и более эффективно распоряжаться своим временем.

5. Устанавливать обязательства

Запланируйте последующую встречу с вашим сотрудником или командой, чтобы подтвердить их приверженность заданию. Это может стать отличным шансом показать, насколько важен проект, как он может помочь им в развитии их навыков и что интересного в предстоящей работе.

Вот несколько простых вопросов, которые вы можете задать, чтобы убедиться в приверженности вашего сотрудника:

• Когда вы можете наполовину закончить проект?? Давайте запланируем контрольную встречу.

• Чего вы ждете от этого проекта?

• Как вы думаете, сможете ли вы достичь этих результатов к установленному сроку??

• Как вы думаете, какую пользу может принести вам этот проект?

Эти вопросы могут повысить интерес сотрудника к проекту и подчеркнуть профессиональный рост.

6. Обеспечение подотчетности

Поддерживайте ответственность лидера, оказывая достаточную поддержку и обеспечивая свою команду инструментами, необходимыми для достижения успеха. Вот как повысить ответственность за делегированную работу:

• Договоритесь о четких сроках

• Поддерживайте атмосферу, в которой людям удобно задавать вопросы

• Установить контрольные показатели, чтобы улучшить управление временем и контролировать прогресс

• Будьте честны в отношении последствий невыполненной работы

7. Обеспечьте стимул для успеха

Вознаграждайте тех, кто хорошо справляется с работой. Делая акцент на развитии и показывая людям, проходящим обучение, как можно совершенствоваться, вы можете способствовать укреплению профессиональной уверенности в своей команде, повысить производительность и показать сотрудникам, что их ценят.

Вот как вы можете стимулировать свою команду к постоянному успеху в делегировании задач:

• Регулярно предоставляйте обратную связь, показывая, что сотрудники сделали хорошо и как они могут улучшить свои результаты

• Сравните их результаты с последним делегированным заданием, чтобы подчеркнуть рост

• Отмечайте успешные результаты, сообщая конкретные детали о том, что сотрудники сделали хорошо

Что такое обратное делегирование?

Когда сотрудники просят руководителя взять обратно делегированную им задачу, это иногда называют обратным делегированием. Полезно подходить к обратному делегированию с установкой на рост и рассматривать его как возможность для обучения на основе проекта. Вот как переформулировать делегированную задачу, чтобы избежать обратного делегирования:

• Обновить: Перефразируйте определение проекта и подтвердите понимание, используя прямой язык.

• Перераспределите обязанности: Предоставьте сотруднику партнера или двух партнеров с навыками, соответствующими требованиям проекта. Добавив поддержку, команда может завершить проект в соответствии с параметрами, в то время как первый сотрудник приобретает опыт, необходимый ему для выполнения аналогичной задачи в будущем.

• Пересмотрите: Если возможно, дайте сотруднику немного больше времени на выполнение порученного задания и дайте ему советы по продуктивности для будущих проектов.

• Вознаграждение: По завершении проекта подумайте о том, чтобы публично похвалить сотрудников за их дополнительные усилия и подчеркнуть, как они выросли.