6 способов установить границы вокруг электронной почты

Электронная почта перестала быть просто электронной почтой: сообщения отправляются через десятки платформ, и люди теперь получают текстовые сообщения, сообщения Instagram DM, оповещения Slack, сообщения Voxer, входящие сообщения Facebook и многое другое. Мир полон заявок на наше внимание, и мы зацикливаемся на ответах на сообщения, тратя больше времени на то, чтобы "успеть". Кроме того, электронная почта слишком долго маскировалась под срочные и важные сообщения. Для того чтобы взять под контроль свой почтовый ящик, необходимы две вещи: четкая расстановка приоритетов и установление четких границ. Автор описывает шесть способов установить границы электронной почты и как их четко донести.

В Интернете полно советов по работе с электронной почтой. Поищите советы, и вы можете потратить несколько лет своей жизни на сортировку, систематизацию и организацию своего почтового ящика. Однако, несмотря на все эти системы и инструменты, электронная почта по-прежнему одолевает нас, отнимая драгоценное время от другой работы, которой мы хотели бы заниматься, и жизни, которой мы хотели бы жить. Это повсеместная проблема: все больше людей чувствуют себя перегруженными работой и электронной почтой, и темпы этого процесса не замедляются.

Электронная почта перестала быть просто электронной почтой: сообщения отправляются через десятки платформ, и теперь люди получают текстовые сообщения, сообщения Instagram DM, оповещения Slack, сообщения Voxer, входящие сообщения Facebook и многое другое. Мир полон заявок на наше внимание, и мы зацикливаемся на ответах на сообщения, тратя больше времени на то, чтобы "успеть". Но если мы постоянно отвечаем на электронные письма, мы постоянно получаем электронные письма, и это порочная проблема.

В дополнение к обилию сообщений, электронная почта слишком долго маскировалась под срочные и важные. Отчасти проблема в том, что не хватает трения. Мы становимся невнимательными к просьбам о времени и внимании, потому что электронная почта бесплатна и быстра. Быстрая отправка сообщений заставляет нас думать, что мы важны, вместо того чтобы тратить время на обдумывание идей, и перекладывает работу на других людей, вместо того чтобы просить нас разобраться во всем самостоятельно. В конце концов, дело не в том, чтобы отвечать быстрее, иметь лучшую систему ответов или подходящие инструменты. Все это - сигнал о том, что что-то глубже - не так.

Настоящая проблема: мы не знаем, как потратить свое внимание

Самая насущная проблема сегодняшнего дня - решить, на чем сосредоточиться. В культурном плане мы ужасно не умеем определять границы и расставлять приоритеты. Отчасти это отражается в наших потребительских привычках и широкой известности минимализма Мари Кондо: мы тонем в физическом и цифровом беспорядке. Электронная почта не является проблемой - проблемой являются границы. Вместо того чтобы "лучше" разбираться в электронной почте, нам нужно лучше расставлять приоритеты.

Безжалостная расстановка приоритетов встречается не так часто. В прошлом у нас был только один приоритет, объясняет Грег Маккеон в своей книге Эссенциализм, потому что множественного числа слова "приоритеты" не существовало. В какой-то момент в середине столетия мы перешли к допущению множественных "приоритетов" и начали использовать это слово как глагол. Сегодня мы ведем себя так, будто у нас могут быть десятки приоритетов, вместо того чтобы выбрать что-то одно, на чем нужно сосредоточиться.

Как лидеры и менеджеры, наша задача - обеспечить ясность и конкретность того, куда мы движемся и на чем сосредоточены. Не определившись с траекторией, мы топим своих сотрудников в куче бесполезных писем и проектов. Чтобы лучше справляться с электронной почтой, мы должны лучше говорить "нет".

После того как мы сфокусировались, нам также необходимо, чтобы электронная почта имела более четкие границы

Даже если мы возьмемся за целенаправленную расстановку приоритетов - а это большая просьба - у нас все равно останется проблема: инструменты электронной почты не могут эффективно сообщать о границах. Создание контекстно-зависимых поведенческих ожиданий - сложная задача в цифровой сфере, и мы все пытаемся понять, как это сделать. Отчасти это зависит от нас как людей, устанавливающих границы, отчасти - от технологии.

Вот шесть способов установить границы электронной почты и как их четко донести:

1. Отказ от ответственности в подписи к электронной почте. Напишите под своей подписью к электронной почте пояснение, сообщающее людям, сколько времени может занять получение ответа и каковы ваши рабочие часы. Повысьте прозрачность того, как вы работаете.
2. Щадяще используйте свой автоответчик. Несколько знакомых мне писателей используют свои автоответчики, чтобы выкроить куски времени (недели!) для сосредоточения на больших проектах. Это дает понять, что вы в отъезде и когда можно ожидать ответа.
3. Добавьте инструкции на своем сайте или в социальных сетях. Сообщите людям ваше типичное время ответа, чтобы они могли планировать его заранее. На странице контактов на моем сайте я объясняю, что ответ часто занимает две недели. Потребуется ли вам два месяца, чтобы ответить людям, потому что вы совсем новая команда, или вы постараетесь ответить людям в течение 48 часов после получения запроса - решать вам. Просто скажите людям, чего ожидать.
4. Скажите людям, какие запросы будут проигнорированы. Используйте биографию в Twitter, страницу контактов или руководство по работе с сотрудниками, чтобы рассказать людям, как пользоваться вашими каналами связи. Информируйте людей о том, что будет удалено или проигнорировано. Не принимаете нежелательные запросы? Удаляйте их, если они приходят.
5. Установите коммуникационные правила для вашей команды. Когда в вашей команде появляются новые члены, вы принимаете новых клиентов или даже начинаете новый проект, уточните, как и когда вы хотите, чтобы с вами общались, а также спросите своих коллег и клиентов об их предпочтениях. Уточните свои каналы, стиль и доступность. (Например, когда я создаю комнаты в Slack как учитель, я сообщаю людям, что мои рабочие часы по пятницам и мое типичное время ответа.)
6. Показывайте пример. Если вы отвечаете на электронные письма поздно вечером и весь день по выходным, вы даете понять своей команде, что ожидаете от них того же. Используйте такие сервисы, как Boomerang, чтобы планировать отправку писем на более позднее время или Inbox Pause, чтобы контролировать время появления писем в вашем почтовом ящике. А еще лучше - полностью отстраняйтесь от своего почтового ящика по выходным и выполняйте свою часть сделки.

Электронная почта может быть инструментом, который мы используем для установления контактов, помощи другим людям, общения и даже для размышлений. Но поток современной электронной почты идет в ущерб досугу и качеству времени, и слишком большое ее количество подрывает нашу способность выполнять качественную работу. Безжалостная расстановка приоритетов может помочь нам уменьшить цифровой беспорядок. Благодаря этому ваш почтовый ящик может стать немного проще.

Об авторе

Сара К. Пек - автор и консультант по стартапам, живущая в Нью-Йорке. Она является основателем и исполнительным директором Startup Pregnant, медиакомпании, документирующей истории женского лидерства на работе и в семье, а также ведущей подкаста Startup Pregnant Podcast.