13 самых больших проблем с программами соблюдения нормативных требований

Одной из основных задач HR-специалистов является обеспечение деятельности компании в соответствии с различными федеральными, региональными и местными нормами и правилами. Положительные аспекты эффективной программы соблюдения нормативных требований включают в себя:

1. Установку позитивного корпоративного тона или культуры.

2. Предупреждение неправомерных действий со стороны сотрудников.

3. Ограничение ответственности компании в случае негативных убеждений.

4. Предоставление мощных аргументов в свою защиту, которые могут убедить прокурора или присяжных в своей невиновности (в случае предъявления обвинений).

Роберт Тарун из «Winston & Strawn» (Чикаго) говорит: «Не смотря на очевидные преимущества программы соблюдения нормативных требований, многие большие и малые компании сталкиваются с различными проблема в их реализации. Эти проблемы часто «всплывают» во время нормативного или прокурорского расследования корпоративных преступлений».

Роберт Тарун выделяет 13 проблем, с которыми часто сталкиваются работодатели, и предлагает несколько советов, которые могут помочь их эффективно решить:

1. Отсутствие стремления со стороны высшего руководства. Если топ-управленцы не стремятся к соблюдению требований программы, то она не будет иметь успеха. Совет: юрисконсульт может помочь убедить высшее руководство в преимуществах, которые дает их поддержка. Хорошо подготовленное сопроводительное письмо или 30-минутное видео с генеральным директором может служить отличным аргументом для сотрудников.

2. Назначенный начальник отдела контроля не соответствует должности. Если специалист не заинтересован или не понимает важность программы соблюдения нормативных требований, то существует большая вероятность, что соблюдение политик и процедур будет недостаточным. Совет: в большинстве случаев лучшим кандидатом на эту должность является юридически подготовленный на высоком уровне человек или, как минимум, профессионал, который может взять на себя ответственность за программу.

3. Начальник отдела контроля не общается с советом директоров на регулярной основе. Прокуроры изучают роль совета директоров в контроле программы соблюдения нормативных требований. Последние могут быть привлечены к ответственности за неспособность компании реализовать данную программу. Совет: совет директоров должен следить за соблюдением программы и получать ежеквартально, или, по крайней мере, раз в полгода, устный или письменной отчет о работе от начальника отдела контроля.

4. Политики соблюдения нормативных требований не пересматриваются после слияния или поглощения компании. Это довольна типичная ситуация. Совет: ответственные сотрудники отдела контроля должны следить за бизнес-деятельностью и ее соответствию нормативным требованиям.

5. Дисциплина не распространяется равномерно на всех сотрудников. Совет: кодекс делового поведения и политики контроля должны ясно давать понять, что компания будет управлять системой дисциплины в соответствии с обстоятельствами правонарушения. Запись с кратким изложением факторов, которые требуют определенного дисциплинарного взыскания, может быть вам полезен.

6. Применение «вырезать и вставить» (копи паст) для создания политики поведения и соответствия. Такая программа, в окончательном варианте, будет неточной и/или неполной. Совет: стоит потратить время и деньги на создание тщательно разработанного, качественного руководства, которое будет применяться в компании и в каждом ее подразделения.

7. Отсутствие тщательного рассмотрения кодекса поведения и политики контроля. Несуществующим стандартам довольно сложно соответствовать. Совет: топ-менеджеры, специалисты и юристы должны тесно сотрудничать, чтобы убедиться, что окончательные политики являются достижимыми.

8. Программа соблюдения упускает из виду проблемные области. Неспособность идентифицировать и следить за ситуациями, которые могут привести к потенциальным проблемам, влечет за собой большие неприятности. Совет: тщательно следите за потенциально опасными областями и настройте программу для решения проблемных ситуаций.

9. Отсутствие документирования работы по программе контроля. Это может свидетельствовать только о том, что компания не прилагала никаких усилий для соблюдения правовых нормативных требований. Совет: задайте простой вопрос: «Если мы сегодня вызваны в суд для доказательства нашей работы над программой соблюдения нормативным требованиям, то, что мы могли бы предъявить в свою защиту?»

10. Политики написаны не на «простом» языке. Юридический язык может привести к серьезным проблемам. Совет: лучшие кодексы и политики – это легкие для понимания кодексы и политик, тоесть, написанные на простом языке.

11. Политики и процедуры не доносятся всем сотрудникам. Длинные и сложные рукописи, как правило, только собирают пыль и не применяются на практике. Совет: руководства должны быть достаточно краткими и практичными, доступными для всех сотрудников.

12. Отсутствие документального подтверждения ознакомления сотрудников с политиками компании. С течением времени все больше руководителей уделяют все меньше внимания различному роду документации, особенно в отношении новых сотрудников. Совет: руководитель отдела контроля должен ежегодно проводить проверку статуса новых сотрудников, а также определять должностных лиц и работников, которые пропустили обязательные программы обучения и не получили необходимые информационные материалы.

13. Отсутствие программ периодической переоценки и ревизии. Это может привести только к серьезным финансовым потерям. Совет: как только недостатки эффективности программы определены, необходимо принять меры для быстрой переоценки ситуации и внесения соответствующих изменений.

blr.com
Перевод Татьяны Горбань

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1