- Мы попросили ряд экспертов поделиться с нами их лучшими советами о продуктивности, желая помочь вам сделать 2019 год самым продуктивным.
- Их советы коснулись работы с электронной почтой, списками дел, креативности и многих других вещей.
- В списке можно найти следующие советы: связывайте то, что вы любите, с тем, чего вы хотите добиться, а также накладывайте временные рамки на вашу рутинную работу с электронной почтой.
Если вы обратите внимание на разделы нашего сайта «Стратегия» и «Карьера», то вы обязательно заметите, что мы часто делимся советами о продуктивности, полученные нами во время интервью с разнообразными экспертами, во время чтения разных книг или после изучения новых научных исследований.
И мы стали замечать, что попытка уследить за всеми этими советами может вызывать лёгкую панику у читателя.
Поэтому, учитывая то, что вы пришли сюда, чтобы научиться лучше использовать собственное время, мы решили сохранить время за вас и собрали лучшие советы о продуктивности в одном материале.
С этой целью мы попросили ряд экспертов, которым мы доверяем, поделиться тем, как они за всем успевают.
Вот их любимые советы о продуктивности:
Немедленно выполняйте задачу, которая займёт у вас лишь минуту на выполнение
Гретхен Рубин
«Следуйте правилу одной минуты и выполняйте любую задачу, которая может быть завершена за одну минуту. Повесьте свой плащ, прочитайте письмо и выбросьте его, заполните форму, ответьте на электронной письмо, запишите цитату, прочитайте сообщение в телефоне, заполните документ… и так далее.
В связи с тем, что выполнение задач занимает мало времени, следовать этому правилу несложно, но оно приносит огромные результаты. Завершение работы со всеми этими письмами на электронной почте, завершение таких задач делает нас спокойнее и энергичнее одновременно, потому что мы не тормозим себя постоянно увеличивающейся массой мелких и незначительных задач».
- Гретхен Рубин, автор книги «Better Than Before» и «The Happiness Project»
Держите мобильный телефон подальше, пока вы работаете
Джеймс Клир
«Каждый день я оставляю свой мобильный телефон в другой комнате до обеда. Такой вариант подходит не для всех работ, но, если вы можете сделать это, то вы действительно поймёте разницу.
Когда мой телефон лежит рядом со мной, то я ничем не отличаюсь от других людей: я проверяю его каждые три минуты. Но, когда я оставляю его в другой комнате, я не так часто отвлекаюсь и я получаю возможность выделить три-четыре часа, в которые я могу поработать над собственными делами, вместо того, чтобы отвечать на отвлекающие уведомления, которые приходят мне по СМС, по электронной почте или через звонки».
- Джеймс Клир, автор книги «Atomic Habits»
Свяжите то, что вы любите, с тем, чего вы хотите достигнуть
Дэн Ариэли
«Выберите ритуал, который вы любите – для меня таким ритуалом является утренняя чашка кофе – и свяжите его с деятельностью, связанной с продуктивностью. В моём случае это писательство.
Так я связываю то, что я люблю, кофейный ритуал в моём личном случае, с тем, что я в принципе тоже люблю, но не в каждый момент времени, что является писательством в моём случае. Таким образом, я добиваюсь равновесия, потому как, когда я начинаю работать, я в это же время наслаждаюсь чашечкой кофе».
- Дэн Ариэли, профессор психологии и поведенческой экономики в Университете Дюка, а также автор книги «Payoff»
Уделяйте время на размышления
Кэл Ньюпорт
«Мне нравится выделять время на глубокие размышления над сложными и важными проблемами в своём календаре, прямо как для совещаний или личных встреч. Затем я защищаю это время, как и в случае с совещаниями и встречами, если кто-то пытается назначить на это время что-то другое. Я говорю, что в это время я занят.
Эта простая техника позволяет мне выделить массу времени на глубокомысленную работу с необходимой для неё аккуратностью, которая иногда может снижаться, а иногда повышаться, что позволяет мне чётко выделить время в моём расписании на подобные задачи».
- Кэл Ньюпорт, помощник профессора компьютерных наук в Университете Джорджтауна, а также автор книги «Deep Work»
Распределяйте задачи в вашем списке дел по категориям
Лаура Вандеркам
«Каждую пятницу я выделяю время на то, чтобы подумать над следующей неделей. Я составляю для себя небольшой список приоритетов, распределённый по трём категориям: карьера, отношения и Я. Создание списка из трёх категорий напоминает мне, что все дела должны распределяться по трём категориям. Эта простая хитрость гарантирует мне более сбалансированную жизнь.
Когда я заканчиваю работу над списком, я смотрю в свой календарь на следующую неделю и чётко распределяю дела по времени. У меня не всегда получается уместить всё в одну неделю, но моя цель – это вычеркнуть все задачи из списка к концу недели. Вот почему я составляю свой список приоритетов на бумаге. Вычёркивание задач приносит мне какое-то необычное удовольствие»
- Лаура Вандеркам, автор книги «Off the Clock»
Будьте более сострадательными
Бриджит Шульте
«Мой лучший совет о продуктивности? Сострадательность. Подождите, что? Разве обычно советы о продуктивности не говорят что-то о смене мышления, однозадачности, глубокой концентрации, работе импульсами и массе других полезных инструментах? Да. И все эти инструменты могут помочь нам быть фантастически продуктивными, эффективными и даже более креативными.
Однако сострадание напоминает нам о том, что мы – просто люди. У нас бывают дурацкие дни, когда всё идёт не так, как хотелось бы. Просто так получается. У нас бывают дни, когда мы отвлечены, не мотивированы, рассредоточены, когда какая-то проблема на работе не уходит из наших мыслей целую ночь, или, когда мы просто устали.
Однако, вместо того, чтобы корить себя за это, утопать в парализующем негативе или бесконечно раздумывать о том, что же пошло не так, или почему мы провалились, сострадание позволяет нам прощать самих себя, обучаться тому, на что мы способны, видеть, что всё это – лишь вопрос практики, отпустить наш перфекционизм, а затем легко и изящно идти дальше и пробовать всё заново».
- Бриджит Шульте, автор книги «Overwhelmed: Work, Love, and Play When No One Has the Time» и директор Good Life Initiative/Better Life Lab
Прогнозируйте проблемы, которые могут усложнить проект
Джо Фолкман
«Самые продуктивные люди обладают навыком решения проблем. Они придумывают инновационные решения и выполняют свою работу более эффективно», - пишут Джек Зенгер и Джо Фолкман в материале для издания Harvard Business Review.
«Кроме того, они склонны прогнозировать препятствия и начинать работу над их решением заранее, избегая таким образом ряд проблем, на которые наталкиваются другие люди».
Фолкман рассказал, что всё это крутится вокруг «способности сделать шаг назад и сказать: “Ладно, всё это звучит, как отличный план. Что может встать на нашем пути? Что может произойти такого, что расстроит весь наш план?”.
- Джек Зенгер и Джо Фолкман, генеральный директор и президент лидерского консалтингового агентства Zenger/Folkman, а также авторы книги «Speed»
Сопоставляйте свои задачи с уровнем вашей энергии
Рон Фридман
«Большую роль играет не то, что вы делаете, а то, когда вы это делаете.
Наши умственные способности изменяются в течение дня. Большинство из нас значительно хуже воспринимают новую информацию, планируют наперёд и противостоят отвлекающим фактором с течением дня. Вот почему лучше сопоставлять ваши задачи уровню вашей энергии, чтобы вы могли сделать больше с меньшими усилиями».
- Рон Фридман, психолог и ведущий Peak Work
Начинайте новый год с пустым списком входящих и с надежной оставить его таким же
Александра Сэмюэл
«В это время года я люблю пересмотреть настройки свой электронной почты и реорганизовать мои почтовые папки и правила, чтобы они могли помочь мне более эффективно сортировать мою почту.
Взгляните на последние 50 или 100 сообщений в вашем списке входящих и установите такие почтовые правила, чтобы отгородить себя от любых бессмысленных электронных писем – вроде новостных рассылок или копии писем – а вместо этого отправьте эти письма в специально выделенные папки.
Уделите несколько часов на то, чтобы расчистить вашу электронную почту, а затем отправьте все оставшиеся письма уходящего года в архивную папку. Так вы сможете начать новый год с пустым списком входящих писем, а ваши новые почтовые правила помогут вам сохранять почту в такой же чистоте».
- Александра Сэмюэл, автор книги «Work Smarter With Social Me»
Сделайте завершение задачи необходимостью
Стив Левинсон
«Секрет максимальной продуктивности заключается в том, чтобы забыть обо всём, что вы раньше знали – или думали, что знаете – о мотивации. Обычно мы предполагаем, что существует прямая взаимосвязь между тем, насколько сильно мы хотим достичь определённого результата, и тем, с каким рвением мы будем к нему стремиться.
Так или иначе, существует куда более конструктивный способ взгляда на мотивацию – думая о ней как о том, что вы должны сконструировать сами для каждой цели, которой вы хотите достичь. Под конструкцией я понимаю здесь умышленное и креативное положение себя в ситуации, которые заставят вас чувствовать происходящее, как необходимость.
Вот мой любимый пример: после череды провальных попыток заниматься каждый день Джо самостоятельно создаёт ситуации, которая меняет всё. Он просто соглашается на то, что с сегодняшнего дня у него есть лишь один дезодорант, и этот дезодорант хранится в его ящичке в спортзале. Поэтому единственный способ спастись от неловких ситуаций с запахом пота – это отправиться в спортзал. А оказавшись уже здесь, он бы почувствовал себя как-то глупо, если бы просто воспользовался дезодорантом и ушёл домой, поэтому он решает остаться и позаниматься. По сути, Джо обхитрил самого себя, что помогло ему сделать из ежедневных упражнений устоявшуюся привычку».
- Стив Левинсон, клинический психолог и автор книги «The Power to Get Things Done»
Ограничьте по времени свою рутинную работу с электронной почтой
Джоселин Глей
«Существует два типа пользователей электронной почты: “реакционеры”, которые полагаются на уведомления и практически постоянно проверяют свой список входящих, и “дозаторы”, которые выделяют несколько временных периодов каждый день на работу с входящими письмами, чтобы они могли игнорировать их всё оставшееся время.
Недавнее исследование продемонстрировало, что, чем чаще мы проверяем нашу электронную почту, тем больший стресс мы испытываем. Поэтому нет ничего удивительного в том, что дозаторы склонны быть более продуктивными и счастливыми, а также меньше подвержены стрессу.
Чтобы перейти в стан дозаторов, я рекомендую выделить два или три временных блока по 30-60 минут в день на проверку электронной почты. Этот список бесплатных приложений также поможет вам противостоять соблазну проверять вашу электронную почту».
- Джоселин Глей, автор книги «Unsubscribe»
Создавайте 15-минутные списки
Карсон Тейт
«Боритесь с пучиной прокрастинации и выполняйте необходимую работу в микрофрагменты вашего дня, создавая и используя 15-минутные списки.
Это список задач, которые могут быть выполнены за 15 минут или даже меньше. Держите его при себе, чтобы вы могли использовать эти странные моменты времени, вроде ожидания в очереди или ожидания приёма врача, в продуктивные микрофрагменты работы.
Этот список может помочь вам и тогда, когда вы будете испытывать импульсы прокрастинации. Вы можете быстро завершить какую-то задачу, что даст вам небольшой прилив энергии, помогая вам перейти на работу над более сложным проектом».
- Карсон Тейт, автор книги «Work Simply»
Устанавливайте по три цели в начале каждого дня
Крис Бейли
«Бесспорно, “правило трёх” – это мой любимый ритуал продуктивности. В начале каждого дня я задумываюсь: когда этот день подойдёт к концу, какие три вещи я бы хотел завершить?
Всего за несколько минут вы отделяете то, что важно, от того, что значения не имеет, что позволяет вам определить ваши длительные цели на ежедневной основе – или ваши обещания на новый год – а затем сравнить это с тем, как распределяется ваше время, внимание и энергия в течение дня.
Если вы ищете способ перейти на следующий уровень и стать ещё более продуктивными, я рекомендую вам устанавливать по три цели каждую неделю и каждый месяц».
- Крис Бейли, автор книги «A Year of Productivity»
businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш
Поделиться
